Bạn Nên Đặt Hàng Bao Nhiêu Từ Một Nhà Cung Cấp Mới?

Bạn Nên Đặt Hàng Bao Nhiêu Từ Một Nhà Cung Cấp Mới?

Một nhà cung cấp mới đưa ra giá đơn vị thấp hơn nếu bạn đặt hàng nhiều hơn. MOQ là 1.000 đơn vị, nhưng giá trở nên hấp dẫn hơn ở mức 3.000 hoặc 5.000. Nhìn thoáng qua, việc đặt hàng nhiều hơn có vẻ là cách rõ ràng để cải thiện biên lợi nhuận của bạn. Thực tế, việc mua hàng đầu tiên từ một nhà cung cấp chưa được chứng minh không chỉ là một quyết định về giá cả. Đó là một quyết định về rủi ro.

Số lượng đơn hàng đầu tiên đúng thường là số lượng nhỏ nhất có ý nghĩa thương mại cho phép bạn kiểm tra sản xuất thực tế, chất lượng, đóng gói, tài liệu và hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp mà không phải tiếp xúc quá nhiều tiền mặt hoặc hàng tồn kho với một mối quan hệ chưa được chứng minh.

Điều đó không có nghĩa là người mua nên luôn đặt hàng MOQ. Kinh tế vận chuyển, thiết lập sản xuất, nhu cầu, thời gian giao hàng và chi phí hết hàng có thể biện minh cho một đơn hàng lớn hơn. Điểm quan trọng là số lượng nên xuất phát từ tình huống thương mại của bạn, không chỉ từ thang giá của nhà cung cấp.

Bắt Đầu Với Câu Hỏi Đúng: Đơn Hàng Này Có Thể Mang Theo Bao Nhiêu Rủi Ro?

Các nhà mua thường bắt đầu với, "Số lượng nào cho tôi giá đơn vị tốt nhất?" Một câu hỏi đầu tiên an toàn hơn là, "Tôi sẵn sàng tiếp xúc bao nhiêu hàng tồn kho và tiền mặt trước khi nhà cung cấp này hoàn thành một đơn hàng thương mại thành công?"

Một mẫu có thể xác nhận hình thức, kích thước hoặc chức năng cơ bản, nhưng nó không chứng minh rằng một nhà máy có thể tái sản xuất cùng một chất lượng trên hàng trăm hoặc hàng nghìn đơn vị. Nó cũng không cho thấy nhà cung cấp xử lý đóng gói số lượng lớn, lập lịch sản xuất, tài liệu xuất khẩu, giao tiếp trong thời gian trì hoãn hoặc hành động khắc phục khi có sự cố xảy ra.

Đơn hàng số lượng lớn đầu tiên của bạn do đó là một phần mua và một phần bài tập đủ điều kiện. Nó nên đủ lớn để đại diện cho các điều kiện sản xuất thực tế nhưng đủ nhỏ để một khiếm khuyết nghiêm trọng, trì hoãn hoặc hiểu lầm về thông số kỹ thuật không tạo ra một vấn đề kinh doanh không tương xứng.

Bốn Số Nên Định Hình Số Lượng Đơn Hàng Đầu Tiên Của Bạn

Trước khi thương lượng số lượng với một nhà cung cấp mới, hãy tính toán bốn số. Chúng cung cấp một điểm khởi đầu tốt hơn so với chỉ có MOQ.

1. Nhu Cầu Thực Tế

Ước lượng số lượng đơn vị bạn có thể thực tế bán hoặc tiêu thụ mỗi tháng. Sử dụng lịch sử bán hàng thực tế khi bạn có. Nếu sản phẩm mới, hãy sử dụng một dự báo bảo thủ thay vì mục tiêu bán hàng tốt nhất.

Hàng tồn kho trông rẻ ở nhà máy trở nên đắt đỏ khi nó ở trong kho trong sáu hoặc mười hai tháng. Hàng tồn kho chậm di chuyển chiếm vốn lưu động, tiêu tốn không gian kho và có thể trở nên lỗi thời, hư hỏng hoặc không còn giá trị thương mại.

2. Thời Gian Giao Hàng Tái Cung Cấp Tổng Thể

Đếm toàn bộ thời gian từ khi đặt hàng mua lại cho đến khi hàng thay thế thực sự có sẵn để sử dụng hoặc bán. Điều đó có thể bao gồm chuẩn bị vật liệu, sản xuất, kiểm tra, xử lý xuất khẩu, vận chuyển quốc tế, thông quan và giao hàng nội địa.

Một sản phẩm có chu kỳ tái cung cấp bốn tháng thường yêu cầu nhiều hàng tồn kho hơn so với một sản phẩm có thể được thay thế trong bốn tuần. Thời gian giao hàng dài có thể khiến một đơn hàng lớn hơn MOQ trở nên hợp lý về mặt thương mại ngay cả khi nhà cung cấp còn mới.

3. Mức Độ Tiếp Xúc Tiền Mặt Tối Đa Chấp Nhận

Đừng đo lường mức độ tiếp xúc chỉ bằng giá trị sản phẩm. Bao gồm tiền đặt cọc hoặc thanh toán trước, chi phí kiểm tra, công cụ, vận chuyển, bảo hiểm, thuế không thể thu hồi, phí hải quan, lưu trữ và chi phí tái chế hoặc tiêu hủy có thể xảy ra.

Đặt một câu hỏi đơn giản: nếu đơn hàng này đến muộn, bị lỗi hoặc khó bán, số tiền nào doanh nghiệp có thể hấp thụ mà không tạo ra vấn đề về dòng tiền?

4. Kích Thước Giao Hàng Kinh Tế Tối Thiểu

Các đơn hàng quốc tế rất nhỏ có thể có kinh tế vận chuyển kém. Các khoản phí cố định, phí tài liệu, chi phí hải quan và vận chuyển nội địa có thể khiến một đơn hàng lớn hơn một chút trở nên rẻ hơn về cơ sở chi phí trên mỗi đơn vị.

Đây là nơi mà MOQ của nhà cung cấp và kinh tế logistics của bạn gặp nhau. Số lượng đơn hàng đầu tiên tốt nhất có thể lớn hơn MOQ, nhưng nó nên được tăng lên vì kinh tế tổng thể biện minh cho điều đó, không chỉ vì giá đơn vị được báo giá trở nên thấp hơn.

MOQ Của Nhà Cung Cấp Là Một Rào Cản, Không Phải Là Mục Tiêu Của Bạn

MOQ cho bạn biết số lượng nhỏ nhất mà nhà cung cấp thường sẵn sàng sản xuất hoặc bán theo các điều kiện đã báo giá. Nó không cho bạn biết doanh nghiệp của bạn nên mua bao nhiêu.

Một nhà máy có thể đặt MOQ của mình vì kích thước lô nguyên liệu, thời gian thiết lập máy, chạy đóng gói, hiệu quả lao động hoặc số lượng mua tối thiểu từ các nhà cung cấp của chính nó. Một nhà bán buôn có thể đặt MOQ vì số lượng thùng hoặc chính sách thương mại của mình. Những lý do đó có thể hợp lý, nhưng chúng thuộc về cấu trúc chi phí của nhà cung cấp.

Số lượng đơn hàng của bạn nên xuất phát từ nhu cầu, chiến lược hàng tồn kho và rủi ro chấp nhận được. Nếu MOQ của nhà cung cấp cao hơn nhiều so với số lượng mà doanh nghiệp của bạn có thể an toàn hấp thụ, vấn đề có thể không phải là thương lượng. Nhà cung cấp có thể đơn giản là không phù hợp với giai đoạn hiện tại của chương trình mua hàng của bạn.

Khi khoảng cách là khiêm tốn, hãy hỏi xem nhà cung cấp có thể cung cấp một đợt mẫu có trả phí, sản xuất thử nghiệm, mô hình hỗn hợp, màu sắc hỗn hợp, đóng gói tiêu chuẩn hoặc giá đơn vị cao hơn cho một đơn hàng đầu tiên nhỏ hơn không. Trả thêm một chút cho mỗi đơn vị có thể rẻ hơn so với việc giữ hàng nghìn đơn vị mà bạn không cần.

Một Giá Đơn Vị Thấp Hơn Có Thể Tạo Ra Rủi Ro Đơn Hàng Đầu Tiên Lớn Hơn Nhiều

Xem xét một nhà cung cấp đưa ra hai tùy chọn này:

• 1.000 đơn vị với giá 5,20 đô la mỗi cái: giá trị sản phẩm 5.200 đô la
• 3.000 đơn vị với giá 4,70 đô la mỗi cái: giá trị sản phẩm 14.100 đô la

Đơn hàng lớn hơn giảm giá đơn vị xuống 0,50 đô la, hoặc khoảng 9,6%. Điều đó trông hấp dẫn. Nhưng người mua phải cam kết thêm 8.900 đô la giá trị sản phẩm trước khi xem xét thêm chi phí vận chuyển, thuế, lưu trữ và tài chính liên quan đến lô hàng lớn hơn.

Nếu người mua thực sự cần 3.000 đơn vị trong thời gian tái cung cấp, đơn hàng lớn hơn có thể hiệu quả. Nếu nhu cầu dự kiến chỉ là 500 đơn vị mỗi tháng và một đơn hàng khác có thể đến trước khi hàng tồn kho cạn kiệt, thì mức giảm giá có thể đơn giản chuyển đổi tiền mặt thành hàng tồn kho dư thừa.

Logic tương tự áp dụng cho rủi ro chất lượng. Nếu một vấn đề về thông số kỹ thuật ảnh hưởng đến toàn bộ lô sản xuất, người mua không chỉ mua các đơn vị rẻ hơn. Người mua đã mua gấp ba lần số lượng đơn vị mang theo cùng một rủi ro khiếm khuyết.

Đơn Hàng Thử Nghiệm Nên Thực Sự Kiểm Tra Điều Gì

Một đơn hàng thương mại đầu tiên nên kiểm tra nhiều hơn là liệu nhà cung cấp có thể sản xuất sản phẩm hay không. Nó nên kiểm tra xem mối quan hệ với nhà cung cấp có hoạt động dưới các điều kiện vận hành thực tế hay không.

Sử dụng đơn hàng để quan sát xem nhà cung cấp có thể tuân theo thông số kỹ thuật mua hàng, duy trì chất lượng nhất quán trong một lô sản xuất, giao tiếp rõ ràng, tôn trọng lịch trình sản xuất và chuẩn bị đóng gói phù hợp cho lộ trình vận chuyển thực tế hay không.

Đơn hàng đầu tiên cũng có thể tiết lộ liệu nhà cung cấp có xử lý các phát hiện kiểm tra một cách chuyên nghiệp hay không, liệu các đánh dấu và nhãn thùng có khớp với hướng dẫn hay không, liệu số lượng có được đếm chính xác hay không và liệu tài liệu xuất khẩu có chính xác và được cung cấp đúng thời gian hay không.

Đối với các sản phẩm tùy chỉnh, đơn hàng đầu tiên kiểm tra một yếu tố quan trọng khác: nhà cung cấp kiểm soát thay đổi sau khi mẫu được phê duyệt tốt như thế nào. Một nhà máy có thể sản xuất một mẫu trước sản xuất xuất sắc nhưng vẫn giới thiệu các thay thế vật liệu, độ trôi kích thước hoặc biến thể tay nghề trong quá trình sản xuất hàng loạt.

Đó là lý do tại sao đơn hàng đầu tiên nên có ý nghĩa thương mại. Một số lượng quá nhỏ mà được sản xuất ngoài quy trình bình thường của nhà cung cấp có thể không cho bạn biết cách các đơn hàng hàng loạt trong tương lai sẽ hoạt động.

Khi Nào Bạn Nên Giữ Đơn Hàng Đầu Tiên Gần Với MOQ

Có một lý do mạnh mẽ để ở gần số lượng tối thiểu thực tế khi sự không chắc chắn cao. Điều này đặc biệt đúng khi có nhiều rủi ro tồn tại cùng một lúc.

• Nhà cung cấp chưa bao giờ hoàn thành một đơn hàng thương mại cho công ty của bạn.
• Sản phẩm được tùy chỉnh, nhãn hiệu riêng hoặc sản xuất theo bản vẽ của bạn.
• Các vấn đề chất lượng sẽ khó hoặc tốn kém để sửa chữa.
• Sản phẩm có yêu cầu về quy định, an toàn hoặc chứng nhận.
• Nhu cầu không chắc chắn hoặc sản phẩm đang được ra mắt lần đầu tiên.
• Mặt hàng có thời gian sử dụng ngắn, chu kỳ thời trang hoặc chu kỳ công nghệ.
• Giá trị đơn vị cao và các khiếm khuyết sẽ tạo ra mức độ tiếp xúc tài chính đáng kể.
• Nhà cung cấp có kinh nghiệm xuất khẩu hạn chế đến thị trường đích của bạn.
• Hiệu suất đóng gói là quan trọng và chưa được kiểm tra trong vận chuyển thực tế.
• Giao tiếp trong quá trình lấy mẫu hoặc thương lượng đã cho thấy sự không nhất quán.

Trong những tình huống này, mục đích của đơn hàng đầu tiên là mua thông tin cũng như hàng tồn kho. Người mua học cách nhà cung cấp hoạt động trước khi tăng cam kết thương mại.

Khi Nào Một Đơn Hàng Đầu Tiên Lớn Hơn Có Thể Hợp Lý

Đặt hàng lớn hơn MOQ không tự động là liều lĩnh. Một đơn hàng đầu tiên lớn hơn có thể hợp lý khi rủi ro sản phẩm thấp và lý do thương mại mạnh mẽ.

Ví dụ, một người mua có thể đã có nhu cầu ổn định cho một sản phẩm tiêu chuẩn và có thể chỉ đang chuyển một phần khối lượng sang một nhà cung cấp mới. Sản phẩm có thể không dễ hỏng, dễ kiểm tra, dễ bán lại và có sẵn từ nhiều nguồn thay thế. Trong tình huống đó, sự không chắc chắn chính là việc thực hiện của nhà cung cấp chứ không phải nhu cầu thị trường.

Một số lượng lớn hơn cũng có thể hợp lý khi sản xuất hoặc vận chuyển có chi phí cố định đáng kể. Nếu một đơn hàng nhỏ tạo ra chi phí trên mỗi đơn vị rất cao, việc tăng số lượng có thể giảm tổng chi phí đủ để biện minh cho mức độ tiếp xúc hàng tồn kho tăng thêm.

Các tình huống khác có thể hỗ trợ một đơn hàng đầu tiên lớn hơn bao gồm thời gian tái cung cấp dài, nhu cầu theo mùa cần được đáp ứng trước khi một giai đoạn bán hàng bắt đầu, công cụ đắt tiền khiến việc chạy ngắn không hiệu quả, hoặc tình trạng thiếu sản phẩm mà việc hết hàng sẽ tốn kém hơn so với việc giữ hàng tồn kho bổ sung.

Điều quan trọng là đơn hàng lớn hơn nên giải quyết một vấn đề kinh doanh thực sự. "Nhà cung cấp đã cho chúng tôi một mức giá tốt hơn" không đủ chỉ bằng chính nó.

Một Cách Thực Tế Để Đặt Số Lượng Đơn Hàng Đầu Tiên

Một quy trình hữu ích là xây dựng số lượng từ nhu cầu và thời gian giao hàng, sau đó kiểm tra nó với rủi ro.

1. Ước lượng nhu cầu hàng tháng bảo thủ. Sử dụng tiêu thụ thực tế hoặc lịch sử bán hàng khi có thể.
2. Tính toán toàn bộ thời gian tái cung cấp. Bao gồm sản xuất, kiểm tra, vận chuyển, hải quan và giao hàng nội địa.
3. Thêm hàng tồn kho an toàn hợp lý. Cho phép trì hoãn hoặc biến động nhu cầu mà không tự động tạo ra hàng tồn kho dư thừa.
4. So sánh kết quả với MOQ. Nếu yêu cầu của bạn thấp hơn MOQ, hãy thương lượng hoặc xem xét nhà cung cấp khác.
5. Kiểm tra kinh tế vận chuyển. Xem liệu một sự gia tăng khiêm tốn có cải thiện đáng kể chi phí trên mỗi đơn vị không.
6. Đặt giới hạn tiếp xúc tối đa. Quyết định mức tổn thất tài chính lớn nhất hoặc vấn đề hàng tồn kho mà doanh nghiệp có thể thoải mái hấp thụ nếu đơn hàng hoạt động kém.
7. Giảm số lượng nếu sự không chắc chắn của nhà cung cấp cao. Một nguồn mới nên kiếm được khối lượng lớn hơn thông qua hiệu suất.

Đối với một mối quan hệ nhà cung cấp trưởng thành, số lượng tái cung cấp ổn định có thể là vài tháng nhu cầu. Đối với một nhà cung cấp hoàn toàn mới, đơn hàng đầu tiên có thể được cố ý nhỏ hơn số lượng mà bạn mong đợi mua sau này. Khi nhà cung cấp giao hàng thành công, các đơn hàng sau có thể được tăng lên bằng dữ liệu thực tế thay vì giả định.

Đừng Để Chi Phí Vận Chuyển Hoặc Giảm Giá Che Giấu Chi Phí Giữ Hàng Tồn Kho

Các nhà mua thường so sánh giá nhà máy và chi phí vận chuyển nhưng quên đi chi phí giữ hàng tồn kho bổ sung do một đơn hàng lớn hơn tạo ra. Hàng tồn kho sử dụng tiền mặt mà có thể tài trợ cho một mua hàng khác, tiếp thị, tiền lương, thiết bị hoặc vốn lưu động.

Cũng có thể có chi phí thuê kho, bảo hiểm, xử lý, hao hụt, hư hỏng, hết hạn, lỗi thời và rủi ro giảm giá. Thời gian hàng tồn kho không được bán càng lâu, những chi phí này càng trở nên quan trọng.

Một sự phân chia số lượng có giá trị chỉ khi tiết kiệm vượt quá chi phí và rủi ro bổ sung do mua hàng sớm hơn mức cần thiết. Giá mua thấp nhất không tự động là tổng chi phí thấp nhất.

Các Câu Hỏi Cần Trả Lời Trước Khi Phê Duyệt Một Đơn Hàng Mua Lớn Đầu Tiên

• Chúng ta có thể thực tế bán hoặc tiêu thụ bao nhiêu đơn vị mỗi tháng?
• Thời gian từ đơn hàng lặp lại đến hàng tồn kho có thể sử dụng là bao lâu?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu lô hàng này đến muộn một tháng?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu 5% hoặc 10% số đơn vị không đạt yêu cầu kiểm tra?
• Các hàng hóa có thể được sửa chữa tại chỗ, hay chúng cần phải được trả lại hoặc tiêu hủy?
• Bao nhiêu tiền mặt sẽ bị ràng buộc từ tiền đặt cọc cho đến khi hàng tồn kho được bán?
• Chi phí thực tế trên mỗi đơn vị tại MOQ và tại số lượng lớn hơn là bao nhiêu?
• Chi phí vận chuyển trên mỗi đơn vị thực sự cải thiện bao nhiêu?
• Đơn hàng lớn hơn sẽ tạo ra bao nhiêu tháng hàng tồn kho?
• Sản phẩm có khả năng hết hạn, trở nên lỗi thời hoặc mất nhu cầu không?
• Nhà cung cấp này đã thành công sản xuất cùng một thông số kỹ thuật ở quy mô lớn chưa?
• Chúng ta có thể kiểm tra đơn hàng trước khi thanh toán cuối cùng hoặc lô hàng không?
• Nếu nhà cung cấp này thất bại, chúng ta có thể thay thế hàng tồn kho nhanh chóng từ nguồn khác không?
• Chúng ta có đang tăng số lượng vì kinh tế hỗ trợ điều đó, hay vì mức giảm giá cảm thấy khó từ chối?

Ghi Chú Về Tìm Nguồn

Không có số lượng đơn hàng đầu tiên nào là đúng cho mọi nhà cung cấp hoặc sản phẩm. Đối với nhiều mối quan hệ nhà cung cấp mới, điểm khởi đầu hợp lý là gần với số lượng nhỏ nhất đại diện cho sản xuất thương mại bình thường và mang lại kinh tế chi phí trên mỗi đơn vị chấp nhận được.

Tăng số lượng đó chỉ khi nhu cầu, thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển, kinh tế sản xuất hoặc rủi ro thiếu hụt cung cấp một lý do rõ ràng. MOQ và các mức giá của nhà cung cấp có ý nghĩa, nhưng chúng không nên quyết định đơn hàng cho bạn.

Một nhà cung cấp mới tốt nên có khả năng kiếm được nhiều khối lượng hơn từ bạn. Một đơn hàng đầu tiên thành công cung cấp cho bạn bằng chứng về chất lượng, giao tiếp, giao hàng và độ tin cậy thương mại. Bằng chứng đó có giá trị hơn nhiều khi quyết định kích thước của các đơn hàng thứ hai và thứ ba hơn bất kỳ lời hứa nào được đưa ra trước khi sản xuất bắt đầu.