Quanto dovresti davvero ordinare da un nuovo fornitore?
Un nuovo fornitore offre un prezzo unitario più basso se effettui un ordine più grande. Il MOQ è di 1.000 unità, ma il prezzo diventa più interessante a 3.000 o 5.000. A prima vista, ordinare di più sembra il modo ovvio per migliorare il tuo margine. In realtà, il primo acquisto da un fornitore non provato non è solo una decisione di prezzo. È una decisione di rischio.
La giusta quantità per il primo ordine è solitamente la più piccola quantità commercialmente significativa che ti consente di testare la reale produzione, qualità, imballaggio, documentazione e prestazioni di consegna del fornitore senza esporre troppa liquidità o inventario a una relazione che non è ancora stata provata.
Ciò non significa che gli acquirenti debbano sempre ordinare il MOQ. L'economia di spedizione, la configurazione della produzione, la domanda, i tempi di consegna e il costo di esaurire le scorte possono giustificare un ordine più grande. Il punto importante è che la quantità dovrebbe derivare dalla tua situazione commerciale, non solo dalla scala dei prezzi del fornitore.
Inizia con la giusta domanda: quanto rischio può comportare questo ordine?
Gli acquirenti spesso iniziano con, "Quale quantità mi dà il miglior prezzo unitario?" Una domanda iniziale più sicura è, "Quanta inventario e liquidità sono disposto a esporre prima che questo fornitore abbia completato un ordine commerciale di successo?"
Un campione può confermare l'aspetto, le dimensioni o la funzionalità di base, ma non prova che una fabbrica possa riprodurre la stessa qualità su centinaia o migliaia di unità. Non mostra nemmeno come il fornitore gestisce l'imballaggio all'ingrosso, la programmazione della produzione, i documenti di esportazione, la comunicazione durante i ritardi o le azioni correttive quando qualcosa va storto.
Il tuo primo ordine all'ingrosso è quindi parte acquisto e parte esercizio di qualificazione. Dovrebbe essere abbastanza grande da rappresentare le reali condizioni di produzione, ma abbastanza piccolo da non creare un problema commerciale sproporzionato in caso di un difetto grave, ritardo o malinteso sulle specifiche.
Quattro numeri dovrebbero plasmare la quantità del tuo primo ordine
Prima di negoziare la quantità con un nuovo fornitore, calcola quattro numeri. Insieme forniscono un punto di partenza migliore rispetto al solo MOQ.
1. Domanda realistica
Stima quante unità puoi realisticamente vendere o consumare al mese. Usa la storia delle vendite effettive quando ce l'hai. Se il prodotto è nuovo, utilizza una previsione conservativa piuttosto che il miglior obiettivo di vendita.
L'inventario che sembra economico in fabbrica diventa costoso quando rimane in magazzino per sei o dodici mesi. Le scorte a movimento lento bloccano il capitale circolante, consumano spazio di magazzino e possono diventare obsolete, danneggiate o commercialmente superate.
2. Tempo totale di rifornimento
Conta l'intero periodo dalla creazione di un ordine di acquisto ripetuto fino a quando le scorte di sostituzione sono effettivamente disponibili per l'uso o la vendita. Ciò può includere preparazione dei materiali, produzione, ispezione, gestione delle esportazioni, trasporto internazionale, sdoganamento e consegna interna.
Un prodotto con un ciclo di rifornimento di quattro mesi richiede normalmente una copertura di inventario maggiore rispetto a uno che può essere sostituito in quattro settimane. Tempi di consegna lunghi possono rendere un ordine superiore al MOQ commercialmente sensato anche quando il fornitore è nuovo.
3. Massima esposizione di cassa accettabile
Non misurare l'esposizione utilizzando solo il valore del prodotto. Includi depositi o pagamenti anticipati, costi di ispezione, attrezzature, spedizione, assicurazione, dazi, tasse non recuperabili, spese doganali, stoccaggio e possibili costi di rifacimento o smaltimento.
Fai una semplice domanda: se questo ordine arrivasse in ritardo, difettoso o difficile da vendere, quale importo potrebbe assorbire l'azienda senza creare un problema di flusso di cassa?
4. Dimensione minima di spedizione economica
Ordini internazionali molto piccoli possono avere economie di spedizione scarse. Costi fissi di origine, spese di documentazione, costi doganali e trasporto interno possono rendere un ordine leggermente più grande materialmente più economico su base di costo totale a unità.
Qui è dove il MOQ del fornitore e le tue economie logistiche si incontrano. La migliore quantità per il primo ordine può essere superiore al MOQ, ma dovrebbe essere aumentata perché le economie totali lo giustificano, non solo perché il prezzo unitario quotato diventa più basso.
Il MOQ del fornitore è una restrizione, non il tuo obiettivo
Il MOQ ti dice la quantità più piccola che il fornitore è normalmente disposto a produrre o vendere alle condizioni quotate. Non ti dice quanto dovrebbe acquistare la tua azienda.
Una fabbrica può impostare il proprio MOQ a causa delle dimensioni dei lotti di materie prime, del tempo di configurazione della macchina, dei cicli di imballaggio, dell'efficienza del lavoro o delle quantità minime di acquisto dai propri fornitori. Un grossista può impostare il MOQ a causa delle quantità di cartoni o della propria politica commerciale. Queste ragioni possono essere legittime, ma appartengono alla struttura dei costi del fornitore.
La tua quantità d'ordine dovrebbe derivare dalla tua domanda, strategia di inventario e rischio accettabile. Se il MOQ del fornitore è molto superiore alla quantità che la tua azienda può assorbire in sicurezza, il problema potrebbe non essere la negoziazione. Il fornitore potrebbe semplicemente non essere adatto per la fase attuale del tuo programma di acquisto.
Quando il divario è modesto, chiedi se il fornitore può offrire un campione a pagamento, una produzione pilota, modelli misti, colori misti, imballaggio standard o un prezzo unitario più alto per un primo ordine più piccolo. Pagare leggermente di più per unità può essere più economico che tenere migliaia di unità di cui non avevi bisogno.
Un prezzo unitario più basso può creare un rischio di primo ordine molto più grande
Considera un fornitore che offre queste due opzioni:
- 1.000 unità a $5,20 ciascuna: $5.200 valore del prodotto
- 3.000 unità a $4,70 ciascuna: $14.100 valore del prodotto
L'ordine più grande riduce il prezzo unitario di $0,50, ovvero circa il 9,6%. Questo sembra attraente. Ma l'acquirente deve impegnare ulteriori $8.900 in valore del prodotto prima di considerare le spese di spedizione, dazi, stoccaggio e finanziamento legati alla spedizione più grande.
Se l'acquirente ha realmente bisogno di 3.000 unità durante il periodo di rifornimento, l'ordine più grande può essere efficiente. Se la domanda prevista è solo di 500 unità al mese e un altro ordine potrebbe arrivare prima che le scorte si esauriscano, lo sconto potrebbe semplicemente convertire liquidità in inventario in eccesso.
La stessa logica si applica al rischio di qualità. Se un problema di specifica influisce sull'intero lotto di produzione, l'acquirente non ha semplicemente acquistato unità più economiche. L'acquirente ha acquistato tre volte tante unità portando lo stesso rischio di difetto.
Cosa dovrebbe realmente testare un ordine di prova
Un primo ordine commerciale dovrebbe testare più di quanto il fornitore possa realizzare il prodotto. Dovrebbe testare se l'intera relazione con il fornitore funziona in condizioni operative reali.
Usa l'ordine per osservare se il fornitore può seguire le specifiche di acquisto, mantenere una qualità costante durante un ciclo di produzione, comunicare chiaramente, rispettare il programma di produzione e preparare un imballaggio adatto per il percorso di trasporto effettivo.
Il primo ordine può anche rivelare se il fornitore gestisce i risultati delle ispezioni in modo professionale, se le marcature e le etichette delle scatole corrispondono alle istruzioni, se le quantità sono contate correttamente e se i documenti di esportazione sono accurati e forniti in tempo.
Per i prodotti personalizzati, il primo ordine testa un altro fattore importante: quanto bene il fornitore controlla le modifiche dopo che i campioni sono stati approvati. Una fabbrica può produrre un eccellente campione pre-produzione ma introdurre comunque sostituzioni di materiali, deriva dimensionale o variazione di lavorazione durante la produzione in serie.
È per questo che il primo ordine dovrebbe essere commercialmente significativo. Una quantità così piccola da essere prodotta al di fuori del normale processo del fornitore potrebbe non dirti come si comporteranno i futuri ordini all'ingrosso.
Quando dovresti mantenere il primo ordine vicino al MOQ
Esiste un forte motivo per rimanere vicino alla quantità minima pratica quando l'incertezza è alta. Questo è particolarmente vero quando esistono diversi rischi contemporaneamente.
- Il fornitore non ha mai completato un ordine commerciale per la tua azienda.
- Il prodotto è personalizzato, a marchio privato o prodotto secondo i tuoi disegni.
- I problemi di qualità sarebbero difficili o costosi da riparare.
- Il prodotto ha requisiti normativi, di sicurezza o di certificazione.
- La domanda è incerta o il prodotto viene lanciato per la prima volta.
- L'articolo ha una breve durata di conservazione, ciclo di moda o ciclo tecnologico.
- Il valore unitario è alto e i difetti creerebbero un'esposizione finanziaria sostanziale.
- Il fornitore ha esperienza limitata nell'esportazione verso il tuo mercato di destinazione.
- Le prestazioni dell'imballaggio sono importanti e non sono state ancora testate nel trasporto reale.
- La comunicazione durante il campionamento o la negoziazione ha già mostrato incoerenze.
In queste situazioni, lo scopo del primo ordine è acquistare informazioni oltre all'inventario. L'acquirente impara come si comporta il fornitore prima di aumentare l'impegno commerciale.
Quando un ordine di primo più grande può avere senso
Ordinare sopra il MOQ non è automaticamente imprudente. Un ordine di primo più grande può essere ragionevole quando il rischio del prodotto è basso e il caso commerciale è forte.
Ad esempio, un acquirente può già avere una domanda stabile per un prodotto standardizzato e può semplicemente spostare parte del volume a un nuovo fornitore. Il prodotto può essere non deperibile, facile da ispezionare, facile da rivendere e disponibile da diverse fonti alternative. In quella situazione, l'incertezza principale è l'esecuzione del fornitore piuttosto che la domanda di mercato.
Una quantità maggiore può anche avere senso quando la produzione o la spedizione hanno costi fissi significativi. Se un piccolo ordine crea un costo totale molto elevato per unità, aumentare la quantità può ridurre il costo totale a sufficienza da giustificare l'esposizione all'inventario aggiuntivo.
Altre situazioni che possono supportare un ordine di primo più grande includono lunghi tempi di rifornimento, domanda stagionale che deve essere coperta prima dell'inizio di un periodo di vendita, attrezzature costose che rendono inefficaci ripetute corse brevi, o una carenza di prodotto in cui esaurire le scorte costerebbe più che mantenere un inventario aggiuntivo.
La chiave è che l'ordine più grande dovrebbe risolvere un vero problema commerciale. "Il fornitore ci ha dato un prezzo migliore" non è sufficiente da solo.
Un modo pratico per impostare la quantità del primo ordine
Un processo utile è costruire la quantità dalla domanda e dai tempi di consegna, quindi testarla rispetto al rischio.
- Stima una domanda mensile conservativa. Usa il consumo effettivo o la storia delle vendite dove possibile.
- Calcola l'intero periodo di rifornimento. Includi produzione, ispezione, spedizione, dogana e consegna interna.
- Aggiungi una ragionevole scorta di sicurezza. Consenti ritardi o variazioni di domanda senza costruire automaticamente un inventario eccessivo.
- Confronta il risultato con il MOQ. Se la tua esigenza è inferiore al MOQ, negozia o considera un altro fornitore.
- Controlla l'economia della spedizione. Vedi se un modesto aumento migliora materialmente il costo totale.
- Imposta un limite massimo di esposizione. Decidi la maggiore perdita finanziaria o problema di inventario che l'azienda potrebbe assorbire comodamente se l'ordine non va bene.
- Riduci la quantità se l'incertezza del fornitore è alta. Una nuova fonte dovrebbe guadagnare un volume maggiore attraverso le prestazioni.
Per una relazione con un fornitore maturo, la quantità di rifornimento a regime potrebbe essere di diversi mesi di domanda. Per un fornitore completamente nuovo, il primo ordine può essere intenzionalmente più piccolo della quantità che ti aspetti di acquistare in seguito. Una volta che il fornitore consegna con successo, gli ordini successivi possono essere aumentati utilizzando dati reali invece di assunzioni.
Non lasciare che le spese di spedizione o gli sconti nascondano il costo di mantenimento dell'inventario
Gli acquirenti confrontano comunemente il prezzo di fabbrica e le spese di spedizione, ma dimenticano il costo di mantenere le scorte aggiuntive create da un ordine più grande. L'inventario utilizza liquidità che altrimenti potrebbe finanziare un altro acquisto, marketing, stipendi, attrezzature o capitale circolante.
Ci possono anche essere costi di affitto del magazzino, assicurazione, gestione, riduzione, danni, scadenza, obsolescenza e rischio di ribasso. Più a lungo l'inventario rimane invenduto, più importanti diventano questi costi.
Una rottura di quantità è preziosa solo quando i risparmi superano i costi e i rischi aggiuntivi creati dall'acquisto anticipato rispetto al necessario. Il prezzo di acquisto più basso non è automaticamente il costo totale più basso.
Domande da rispondere prima di approvare un grande ordine di acquisto iniziale
- Quante unità possiamo realisticamente vendere o consumare ogni mese?
- Quanto tempo ci vorrà per un ordine ripetuto da PO a scorte utilizzabili?
- Cosa succede se questa spedizione è in ritardo di un mese?
- Cosa succede se il 5% o il 10% delle unità non supera l'ispezione?
- Le merci possono essere rifatte localmente, o dovrebbero essere restituite o smaltite?
- Quanta liquidità sarà bloccata dal deposito fino a quando l'inventario non sarà venduto?
- Qual è il vero costo totale al MOQ e alla quantità maggiore?
- Quanto migliora effettivamente il costo di spedizione per unità?
- Quanti mesi di inventario creerà l'ordine più grande?
- Il prodotto è probabile che scada, diventi obsoleto o perda domanda?
- Questo fornitore ha prodotto con successo la stessa specifica su scala all'ingrosso?
- Possiamo ispezionare l'ordine prima del pagamento finale o della spedizione?
- Se questo fornitore fallisce, quanto velocemente può un'altra fonte sostituire le scorte?
- Stiamo aumentando la quantità perché le economie lo supportano, o perché lo sconto sembra difficile da rifiutare?
Note di approvvigionamento
Non esiste una quantità di primo ordine universale che sia corretta per ogni fornitore o prodotto. Per molte nuove relazioni con i fornitori, il punto di partenza sensato è vicino alla quantità più piccola che rappresenta una normale produzione commerciale e offre economie di costo accettabili.
Aumenta quella quantità solo quando domanda, tempi di consegna, costi di spedizione, economia di produzione o rischio di carenza forniscono una chiara motivazione. Il MOQ e le riduzioni di prezzo del fornitore sono importanti, ma non dovrebbero decidere l'ordine per te.
Un buon nuovo fornitore dovrebbe essere in grado di guadagnare una parte maggiore del tuo volume. Un primo ordine di successo ti fornisce prove sulla qualità, comunicazione, consegna e affidabilità commerciale. Queste prove sono molto più utili quando si decide la dimensione dei secondi e terzi ordini rispetto a qualsiasi promessa fatta prima dell'inizio della produzione.
