Wie viel sollten Sie wirklich von einem neuen Lieferanten bestellen?
Ein neuer Lieferant bietet einen niedrigeren Stückpreis, wenn Sie eine größere Bestellung aufgeben. Die MOQ beträgt 1.000 Einheiten, aber der Preis wird bei 3.000 oder 5.000 Einheiten attraktiver. Auf den ersten Blick scheint es offensichtlich, mehr zu bestellen, um Ihre Marge zu verbessern. In Wirklichkeit ist der erste Kauf von einem unbewiesenen Lieferanten jedoch nicht nur eine Preisentscheidung. Es ist eine Risikoentscheidung.
Die richtige Erstbestellmenge ist normalerweise die kleinste kommerziell sinnvolle Menge, die es Ihnen ermöglicht, die tatsächliche Produktion, Qualität, Verpackung, Dokumentation und Lieferleistung des Lieferanten zu testen, ohne zu viel Kapital oder Lagerbestand in eine Beziehung zu investieren, die noch nicht bewiesen ist.
Das bedeutet nicht, dass Käufer immer die MOQ bestellen sollten. Frachtökonomie, Produktionsaufbau, Nachfrage, Vorlaufzeit und die Kosten für das Ausverkaufen können eine größere Bestellung rechtfertigen. Der wichtige Punkt ist, dass die Menge aus Ihrer kommerziellen Situation stammen sollte, nicht nur von der Preisskala des Lieferanten.
Beginnen Sie mit der richtigen Frage: Wie viel Risiko kann diese Bestellung tragen?
Käufer beginnen oft mit: "Welche Menge gibt mir den besten Stückpreis?" Eine sicherere erste Frage ist: "Wie viel Lagerbestand und Kapital bin ich bereit zu riskieren, bevor dieser Lieferant eine erfolgreiche kommerzielle Bestellung abgeschlossen hat?"
Eine Probe kann das Aussehen, die Abmessungen oder die grundlegende Funktionalität bestätigen, aber sie beweist nicht, dass eine Fabrik die gleiche Qualität über Hunderte oder Tausende von Einheiten reproduzieren kann. Sie zeigt auch nicht, wie der Lieferant mit der Großverpackung, der Produktionsplanung, den Exportdokumenten, der Kommunikation während Verzögerungen oder Korrekturmaßnahmen umgeht, wenn etwas schiefgeht.
Ihre erste Großbestellung ist daher teilweise Kauf und teilweise Qualifikationsübung. Sie sollte groß genug sein, um reale Produktionsbedingungen darzustellen, aber klein genug, dass ein ernsthaftes Defizit, eine Verzögerung oder ein Missverständnis der Spezifikationen kein unverhältnismäßiges Geschäftsproblem verursacht.
Vier Zahlen sollten Ihre Erstbestellmenge bestimmen
Bevor Sie die Menge mit einem neuen Lieferanten verhandeln, berechnen Sie vier Zahlen. Zusammen bieten sie einen besseren Ausgangspunkt als nur die MOQ.
1. Realistische Nachfrage
Schätzen Sie, wie viele Einheiten Sie realistisch pro Monat verkaufen oder konsumieren können. Verwenden Sie die tatsächliche Verkaufsstatistik, wenn Sie diese haben. Wenn das Produkt neu ist, verwenden Sie eine konservative Prognose anstelle des besten Verkaufsziels.
Lagerbestände, die in der Fabrik günstig erscheinen, werden teuer, wenn sie sechs oder zwölf Monate lang gelagert werden. Langsam bewegende Bestände binden Betriebskapital, verbrauchen Lagerfläche und können obsolet, beschädigt oder kommerziell veraltet werden.
2. Gesamte Nachschubvorlaufzeit
Zählen Sie den gesamten Zeitraum von der Auftragsvergabe bis zur tatsächlichen Verfügbarkeit des Ersatzbestands zur Nutzung oder zum Verkauf. Das kann Materialvorbereitung, Produktion, Inspektion, Exportabwicklung, internationalen Frachttransport, Zollabfertigung und Inlandslieferung umfassen.
Ein Produkt mit einem viermonatigen Nachschubzyklus erfordert normalerweise mehr Lagerabdeckung als eines, das in vier Wochen ersetzt werden kann. Lange Vorlaufzeiten können eine Bestellung über der MOQ kommerziell sinnvoll machen, selbst wenn der Lieferant neu ist.
3. Maximale akzeptable Kapitalbindung
Messen Sie die Bindung nicht nur anhand des Produktwerts. Berücksichtigen Sie Anzahlungen oder Vorauszahlungen, Inspektionskosten, Werkzeuge, Fracht, Versicherung, nicht rückforderbare Zölle, Zollgebühren, Lagerkosten und mögliche Nachbearbeitungs- oder Entsorgungskosten.
Stellen Sie eine einfache Frage: Wenn diese Bestellung verspätet, defekt oder schwer zu verkaufen ankommt, welchen Betrag könnte das Unternehmen absorbieren, ohne ein Cashflow-Problem zu verursachen?
4. Minimale wirtschaftliche Versandgröße
Sehr kleine internationale Bestellungen können eine schlechte Frachtökonomie haben. Feste Herkunftskosten, Dokumentationsgebühren, Zollkosten und Inlandstransport können eine etwas größere Bestellung auf Basis der Gesamtkosten pro Einheit erheblich günstiger machen.
Hier treffen sich die MOQ des Lieferanten und Ihre Logistikökonomie. Die beste Erstbestellmenge kann über der MOQ liegen, sollte jedoch erhöht werden, weil die Gesamtkosten dies rechtfertigen, nicht nur, weil der angegebene Stückpreis niedriger wird.
Die MOQ des Lieferanten ist eine Einschränkung, nicht Ihr Ziel
Die MOQ sagt Ihnen die kleinste Menge, die der Lieferant normalerweise unter den angegebenen Bedingungen produzieren oder verkaufen möchte. Sie sagt Ihnen jedoch nicht, wie viel Ihr Unternehmen kaufen sollte.
Eine Fabrik kann ihre MOQ aufgrund von Rohmaterialbatchgrößen, Maschinenaufbauzeiten, Verpackungsläufen, Arbeitseffizienz oder Mindestbestellmengen von ihren eigenen Lieferanten festlegen. Ein Großhändler kann die MOQ aufgrund von Kartonmengen oder seiner eigenen Geschäftspolitik festlegen. Diese Gründe können legitim sein, gehören jedoch zur Kostenstruktur des Lieferanten.
Ihre Bestellmenge sollte aus Ihrer Nachfrage, Lagerstrategie und akzeptablen Risiken stammen. Wenn die MOQ des Lieferanten weit über der Menge liegt, die Ihr Unternehmen sicher absorbieren kann, könnte das Problem nicht in der Verhandlung liegen. Der Lieferant könnte einfach nicht gut zu der aktuellen Phase Ihres Einkaufsprogramms passen.
Wenn die Lücke bescheiden ist, fragen Sie, ob der Lieferant einen kostenpflichtigen Musterlauf, eine Pilotproduktion, gemischte Modelle, gemischte Farben, Standardverpackungen oder einen höheren Stückpreis für eine kleinere Erstbestellung anbieten kann. Etwas mehr pro Einheit zu zahlen, kann günstiger sein, als Tausende von Einheiten zu halten, die Sie nicht benötigten.
Ein niedrigerer Stückpreis kann ein viel größeres Risiko bei der Erstbestellung schaffen
Betrachten Sie einen Lieferanten, der diese beiden Optionen anbietet:
- 1.000 Einheiten zu je 5,20 $: 5.200 $ Produktwert
- 3.000 Einheiten zu je 4,70 $: 14.100 $ Produktwert
Die größere Bestellung senkt den Stückpreis um 0,50 $, oder etwa 9,6 %. Das sieht attraktiv aus. Aber der Käufer muss zusätzlich 8.900 $ an Produktwert binden, bevor er die zusätzlichen Fracht-, Zoll-, Lager- und Finanzierungskosten berücksichtigt, die mit der größeren Lieferung verbunden sind.
Wenn der Käufer tatsächlich 3.000 Einheiten während des Nachschubzeitraums benötigt, kann die größere Bestellung effizient sein. Wenn die erwartete Nachfrage nur 500 Einheiten pro Monat beträgt und eine weitere Bestellung ankommen könnte, bevor der Lagerbestand erschöpft ist, könnte der Rabatt einfach Kapital in überschüssigen Lagerbestand umwandeln.
Die gleiche Logik gilt für Qualitätsrisiken. Wenn ein Spezifikationsproblem die gesamte Produktionscharge betrifft, hat der Käufer nicht nur billigere Einheiten gekauft. Der Käufer hat dreimal so viele Einheiten mit demselben Defektrisiko gekauft.
Was eine Testbestellung tatsächlich testen sollte
Eine erste kommerzielle Bestellung sollte mehr testen, als nur ob der Lieferant das Produkt herstellen kann. Sie sollte testen, ob die gesamte Lieferantenbeziehung unter realen Betriebsbedingungen funktioniert.
Verwenden Sie die Bestellung, um zu beobachten, ob der Lieferant die Einkaufsspezifikation einhalten, eine konsistente Qualität über einen Produktionslauf aufrechterhalten, klar kommunizieren, den Produktionszeitplan respektieren und Verpackungen vorbereiten kann, die für die tatsächliche Transportstrecke geeignet sind.
Die erste Bestellung kann auch zeigen, ob der Lieferant Inspektionsbefunde professionell behandelt, ob Kartonmarkierungen und Etiketten den Anweisungen entsprechen, ob Mengen korrekt gezählt werden und ob Exportdokumente genau und rechtzeitig bereitgestellt werden.
Für maßgeschneiderte Produkte testet die erste Bestellung einen weiteren wichtigen Faktor: wie gut der Lieferant Änderungen nach Genehmigung der Muster kontrolliert. Eine Fabrik kann ein ausgezeichnetes Vorproduktionsmuster herstellen, aber dennoch Materialsubstitutionen, dimensionale Abweichungen oder Variationen in der Verarbeitung während der Großproduktion einführen.
Deshalb sollte die erste Bestellung kommerziell sinnvoll sein. Eine Menge, die so klein ist, dass sie außerhalb des normalen Prozesses des Lieferanten produziert wird, sagt Ihnen möglicherweise nicht, wie zukünftige Großbestellungen abschneiden werden.
Wann Sie die erste Bestellung nahe der MOQ halten sollten
Es gibt einen starken Fall dafür, in Zeiten hoher Unsicherheit nahe der minimal praktischen Menge zu bleiben. Dies gilt insbesondere, wenn mehrere Risiken gleichzeitig bestehen.
- Der Lieferant hat noch nie eine kommerzielle Bestellung für Ihr Unternehmen abgeschlossen.
- Das Produkt ist maßgeschneidert, im Privatlabel oder nach Ihren Zeichnungen hergestellt.
- Qualitätsprobleme wären schwierig oder teuer zu beheben.
- Das Produkt hat regulatorische, Sicherheits- oder Zertifizierungsanforderungen.
- Die Nachfrage ist unsicher oder das Produkt wird zum ersten Mal eingeführt.
- Der Artikel hat eine kurze Haltbarkeit, Modezyklus oder Technologiezyklus.
- Der Stückwert ist hoch und Mängel würden erhebliche finanzielle Risiken schaffen.
- Der Lieferant hat begrenzte Exporterfahrung in Ihren Zielmarkt.
- Die Verpackungsleistung ist wichtig und wurde noch nicht in echtem Transport getestet.
- Die Kommunikation während der Musterung oder Verhandlung hat bereits Inkonsistenzen gezeigt.
In diesen Situationen besteht der Zweck der ersten Bestellung darin, Informationen sowie Lagerbestände zu kaufen. Der Käufer lernt, wie der Lieferant arbeitet, bevor er das kommerzielle Engagement erhöht.
Wann eine größere Erstbestellung sinnvoll sein kann
Eine Bestellung über der MOQ ist nicht automatisch leichtfertig. Eine größere Erstbestellung kann sinnvoll sein, wenn das Produkt risikoarm ist und der kommerzielle Fall stark ist.
Ein Käufer kann beispielsweise bereits eine stabile Nachfrage nach einem standardisierten Produkt haben und einfach einen Teil des Volumens zu einem neuen Lieferanten verlagern. Das Produkt kann unvergänglich, leicht zu inspizieren, leicht weiterzuverkaufen und von mehreren alternativen Quellen erhältlich sein. In dieser Situation besteht die Hauptunsicherheit in der Ausführung des Lieferanten und nicht in der Marktnachfrage.
Eine größere Menge kann auch sinnvoll sein, wenn die Produktion oder Fracht erhebliche Fixkosten hat. Wenn eine kleine Bestellung eine sehr hohe Gesamtkosten pro Einheit verursacht, kann die Erhöhung der Menge die Gesamtkosten so weit senken, dass die zusätzliche Lagerbestandsbindung gerechtfertigt ist.
Weitere Situationen, die eine größere Erstbestellung unterstützen können, sind lange Nachschubvorlaufzeiten, saisonale Nachfrage, die vor Beginn eines Verkaufszeitraums gedeckt werden muss, teure Werkzeuge, die wiederholte kurze Läufe ineffizient machen, oder ein Produktmangel, bei dem das Ausverkaufen mehr kosten würde als das Halten zusätzlicher Bestände.
Der Schlüssel ist, dass die größere Bestellung ein echtes Geschäftsproblem lösen sollte. "Der Lieferant hat uns einen besseren Preis gegeben" reicht nicht aus.
Ein praktischer Weg zur Festlegung der Erstbestellmenge
Ein nützlicher Prozess besteht darin, die Menge aus Nachfrage und Vorlaufzeit zu ermitteln und sie dann gegen das Risiko zu testen.
- Schätzen Sie die konservative monatliche Nachfrage. Verwenden Sie tatsächlichen Verbrauch oder Verkaufsstatistiken, wo möglich.
- Berechnen Sie den gesamten Nachschubzeitraum. Berücksichtigen Sie Produktion, Inspektion, Fracht, Zoll und Inlandslieferung.
- Fügen Sie angemessene Sicherheitsbestände hinzu. Berücksichtigen Sie Verzögerungen oder Nachfrageschwankungen, ohne automatisch übermäßige Bestände aufzubauen.
- Vergleichen Sie das Ergebnis mit der MOQ. Wenn Ihr Bedarf unter der MOQ liegt, verhandeln Sie oder ziehen Sie einen anderen Lieferanten in Betracht.
- Überprüfen Sie die Versandökonomie. Sehen Sie, ob eine moderate Erhöhung die Gesamtkosten erheblich verbessert.
- Setzen Sie eine maximale Bindungsgrenze. Entscheiden Sie, welchen größten finanziellen Verlust oder Lagerbestandsproblem das Unternehmen bequem absorbieren könnte, wenn die Bestellung schlecht abschneidet.
- Reduzieren Sie die Menge, wenn die Unsicherheit des Lieferanten hoch ist. Eine neue Quelle sollte durch Leistung größere Volumina verdienen.
Für eine reife Lieferantenbeziehung könnte die Bestellmenge mehrere Monate der Nachfrage betragen. Für einen völlig neuen Lieferanten kann die erste Bestellung absichtlich kleiner sein als die Menge, die Sie später kaufen möchten. Sobald der Lieferant erfolgreich liefert, können spätere Bestellungen anhand realer Daten anstelle von Annahmen erhöht werden.
Lassen Sie nicht zu, dass Fracht oder Rabatte die Lagerhaltungskosten verbergen
Käufer vergleichen häufig den Fabrikpreis und die Fracht, vergessen jedoch die Kosten für die Lagerung des zusätzlichen Bestands, der durch eine größere Bestellung entsteht. Lagerbestände verwenden Kapital, das andernfalls einen anderen Kauf, Marketing, Gehälter, Ausrüstung oder Betriebskapital finanzieren könnte.
Es können auch Lagerkosten, Versicherungen, Handhabung, Schwund, Schäden, Verfall, Obsoleszenz und Preisrisiken anfallen. Je länger der Lagerbestand unverkauft bleibt, desto wichtiger werden diese Kosten.
Ein Mengenrabatt ist nur dann wertvoll, wenn die Einsparungen die zusätzlichen Kosten und Risiken übersteigen, die durch einen früheren Kauf als notwendig entstehen. Der niedrigste Kaufpreis ist nicht automatisch die niedrigste Gesamtkosten.
Fragen, die Sie beantworten sollten, bevor Sie eine große Erstbestellung genehmigen
- Wie viele Einheiten können wir realistisch pro Monat verkaufen oder konsumieren?
- Wie lange dauert eine Wiederbestellung von der Bestellung bis zum verwendbaren Lagerbestand?
- Was passiert, wenn diese Lieferung einen Monat zu spät ankommt?
- Was passiert, wenn 5 % oder 10 % der Einheiten die Inspektion nicht bestehen?
- Können die Waren lokal nachbearbeitet werden, oder müssten sie zurückgegeben oder verschrottet werden?
- Wie viel Kapital wird von der Anzahlung bis zum Verkauf des Lagerbestands gebunden sein?
- Was sind die tatsächlichen Gesamtkosten bei MOQ und bei der größeren Menge?
- Wie sehr verbessert sich die Frachtkosten pro Einheit tatsächlich?
- Wie viele Monate Lagerbestand wird die größere Bestellung erzeugen?
- Ist das Produkt wahrscheinlich, dass es abläuft, obsolet wird oder an Nachfrage verliert?
- Hat dieser Lieferant erfolgreich die gleiche Spezifikation in großen Mengen produziert?
- Können wir die Bestellung vor der endgültigen Zahlung oder Lieferung inspizieren?
- Wenn dieser Lieferant versagt, wie schnell kann eine andere Quelle den Lagerbestand ersetzen?
- Erhöhen wir die Menge, weil die Wirtschaftlichkeit dies unterstützt, oder weil der Rabatt schwer abzulehnen ist?
Beschaffungsnotizen
Es gibt keine universelle Erstbestellmenge, die für jeden Lieferanten oder jedes Produkt korrekt ist. Für viele neue Lieferantenbeziehungen ist der sinnvolle Ausgangspunkt nahe der kleinsten Menge, die eine normale kommerzielle Produktion darstellt und akzeptable Gesamtkosten bietet.
Erhöhen Sie diese Menge nur, wenn Nachfrage, Vorlaufzeit, Fracht, Produktionsökonomie oder Mangelrisiko einen klaren Grund bieten. Die MOQ und Preisnachlässe des Lieferanten sind wichtig, sollten jedoch nicht die Bestellung für Sie entscheiden.
Ein guter neuer Lieferant sollte in der Lage sein, mehr von Ihrem Volumen zu verdienen. Eine erfolgreiche Erstbestellung gibt Ihnen Beweise für Qualität, Kommunikation, Lieferung und kommerzielle Zuverlässigkeit. Diese Beweise sind bei der Entscheidung über die Größe der zweiten und dritten Bestellungen viel nützlicher als jedes Versprechen, das vor Produktionsbeginn gegeben wurde.
