كم يجب أن تطلب حقًا من مورد جديد؟
يقدم مورد جديد سعر وحدة أقل إذا قمت بعمل طلب أكبر. الحد الأدنى للطلب هو 1000 وحدة، لكن السعر يصبح أكثر جاذبية عند 3000 أو 5000. للوهلة الأولى، يبدو أن الطلب على المزيد هو الطريقة الواضحة لتحسين هامش الربح الخاص بك. في الواقع، فإن الشراء الأول من مورد غير مثبت ليس مجرد قرار تسعير. إنه قرار مخاطر.
عادةً ما تكون الكمية الصحيحة للطلب الأول هي أصغر كمية ذات معنى تجاري تسمح لك باختبار الإنتاج الحقيقي للمورد، الجودة، التعبئة، الوثائق وأداء التسليم دون تعريض الكثير من النقد أو المخزون لعلاقة لم تثبت بعد.
هذا لا يعني أن المشترين يجب أن يطلبوا دائمًا الحد الأدنى للطلب. يمكن أن تبرر اقتصاديات الشحن، إعداد الإنتاج، الطلب، وقت التسليم وتكلفة نفاد المخزون طلبًا أكبر. النقطة المهمة هي أن الكمية يجب أن تأتي من وضعك التجاري، وليس من سلم أسعار المورد وحده.
ابدأ بالسؤال الصحيح: كم من المخاطر يمكن أن يتحملها هذا الطلب؟
غالبًا ما يبدأ المشترون بـ "ما الكمية التي تعطي أفضل سعر وحدة؟" السؤال الأول الأكثر أمانًا هو "كم من المخزون والنقد أنا مستعد لتعريضه قبل أن يكمل هذا المورد طلبًا تجاريًا ناجحًا؟"
يمكن أن تؤكد العينة المظهر، الأبعاد أو الوظائف الأساسية، لكنها لا تثبت أن المصنع يمكنه إعادة إنتاج نفس الجودة عبر مئات أو آلاف الوحدات. كما أنها لا تظهر كيف يتعامل المورد مع التعبئة بالجملة، جدولة الإنتاج، وثائق التصدير، التواصل أثناء التأخيرات أو الإجراءات التصحيحية عندما يحدث شيء خاطئ.
لذا فإن طلبك الأول بالجملة هو جزء شراء وجزء ممارسة تأهيل. يجب أن يكون كبيرًا بما يكفي لتمثيل ظروف الإنتاج الحقيقية ولكنه صغير بما يكفي حتى لا يتسبب عيب خطير أو تأخير أو سوء فهم في المواصفات في خلق مشكلة تجارية غير متناسبة.
يجب أن تشكل أربعة أرقام كمية طلبك الأول
قبل التفاوض على الكمية مع مورد جديد، احسب أربعة أرقام. معًا، توفر نقطة انطلاق أفضل من MOQ وحده.
1. الطلب الواقعي
قدّر عدد الوحدات التي يمكنك بيعها أو استهلاكها شهريًا بشكل واقعي. استخدم تاريخ المبيعات الفعلي عندما يكون لديك. إذا كان المنتج جديدًا، استخدم توقعًا محافظًا بدلاً من أفضل هدف مبيعات.
المخزون الذي يبدو رخيصًا في المصنع يصبح مكلفًا عندما يبقى في التخزين لمدة ستة أو اثني عشر شهرًا. المخزون البطيء الحركة يشغل رأس المال العامل، يستهلك مساحة التخزين ويمكن أن يصبح عتيقًا أو تالفًا أو غير تجاري.
2. إجمالي وقت إعادة التعبئة
احسب الفترة الكاملة من تقديم طلب شراء متكرر حتى يصبح المخزون البديل متاحًا للاستخدام أو البيع. قد يشمل ذلك إعداد المواد، الإنتاج، الفحص، التعامل مع التصدير، الشحن الدولي، التخليص الجمركي والتسليم الداخلي.
عادةً ما يتطلب المنتج الذي لديه دورة إعادة تعبئة لمدة أربعة أشهر تغطية مخزون أكبر من واحد يمكن استبداله في أربعة أسابيع. يمكن أن تجعل أوقات التسليم الطويلة الطلب فوق الحد الأدنى للطلب منطقيًا تجاريًا حتى عندما يكون المورد جديدًا.
3. الحد الأقصى المقبول للتعرض النقدي
لا تقم بقياس التعرض باستخدام قيمة المنتج فقط. تشمل الودائع أو المدفوعات المقدمة، تكاليف الفحص، الأدوات، الشحن، التأمين، الرسوم، الضرائب التي لا يمكن استردادها، رسوم الجمارك، التخزين وتكاليف إعادة العمل أو التخلص المحتملة.
اسأل سؤالًا بسيطًا: إذا وصل هذا الطلب متأخرًا، معيبًا أو صعب البيع، ما المبلغ الذي يمكن أن تتحمله الشركة دون خلق مشكلة في التدفق النقدي؟
4. الحد الأدنى لحجم الشحنة الاقتصادية
يمكن أن تكون الطلبات الدولية الصغيرة جدًا ذات اقتصاديات شحن سيئة. قد تجعل الرسوم الثابتة، رسوم الوثائق، تكاليف الجمارك والنقل الداخلي الطلب الأكبر قليلاً أرخص بشكل مادي على أساس التكلفة الإجمالية لكل وحدة.
هنا يلتقي الحد الأدنى للطلب للمورد واقتصاديات اللوجستيات الخاصة بك. قد تكون أفضل كمية للطلب الأول أعلى من الحد الأدنى للطلب، ولكن يجب أن تزداد لأن الاقتصاديات الإجمالية تبرر ذلك، وليس فقط لأن سعر الوحدة المقتبس يصبح أقل.
الحد الأدنى للطلب للمورد هو قيد، وليس هدفك
يخبرك الحد الأدنى للطلب بأصغر كمية يكون المورد عادةً مستعدًا لإنتاجها أو بيعها تحت الشروط المقتبسة. لا يخبرك بكم يجب على عملك أن يشتري.
قد تحدد المصنع الحد الأدنى للطلب بسبب أحجام دفعات المواد الخام، وقت إعداد الآلات، دورات التعبئة، كفاءة العمالة أو الحد الأدنى من كميات الشراء من مورديها. قد يحدد تاجر الجملة الحد الأدنى للطلب بسبب كميات الكرتون أو سياسته التجارية الخاصة. يمكن أن تكون تلك الأسباب مشروعة، لكنها تنتمي إلى هيكل تكلفة المورد.
يجب أن تأتي كمية طلبك من طلبك، استراتيجية المخزون والمخاطر المقبولة. إذا كان الحد الأدنى للطلب للمورد أعلى بكثير من الكمية التي يمكن أن تتحملها شركتك بأمان، فقد لا تكون المشكلة في التفاوض. قد يكون المورد ببساطة غير مناسب للمرحلة الحالية من برنامج الشراء الخاص بك.
عندما تكون الفجوة متواضعة، اسأل عما إذا كان المورد يمكنه تقديم تشغيل عينة مدفوعة، إنتاج تجريبي، نماذج مختلطة، ألوان مختلطة، تعبئة قياسية أو سعر وحدة أعلى لطلب أول أصغر. قد يكون دفع المزيد قليلاً لكل وحدة أرخص من الاحتفاظ بآلاف الوحدات التي لم تكن بحاجة إليها.
يمكن أن يؤدي سعر الوحدة المنخفض إلى خلق مخاطر أكبر بكثير للطلب الأول
اعتبر موردًا يقدم هذين الخيارين:
- 1000 وحدة بسعر 5.20 دولارات لكل منها: 5200 دولار قيمة المنتج
- 3000 وحدة بسعر 4.70 دولارات لكل منها: 14100 دولار قيمة المنتج
يقلل الطلب الأكبر سعر الوحدة بمقدار 0.50 دولار، أو حوالي 9.6%. يبدو أن ذلك جذاب. لكن يجب على المشتري الالتزام بمبلغ إضافي قدره 8900 دولار في قيمة المنتج قبل النظر في الشحن الإضافي، الرسوم، التخزين والتمويل المرتبط بالشحنة الأكبر.
إذا كان المشتري يحتاج حقًا إلى 3000 وحدة خلال فترة إعادة التعبئة، فقد يكون الطلب الأكبر فعالًا. إذا كان الطلب المتوقع هو 500 وحدة فقط في الشهر وكان من الممكن أن يصل طلب آخر قبل نفاد المخزون، فقد يحول الخصم ببساطة النقد إلى مخزون زائد.
تنطبق نفس المنطق على مخاطر الجودة. إذا أثرت مشكلة المواصفات على دفعة الإنتاج بالكامل، لم يشترِ المشتري وحدات أرخص فقط. لقد اشترى المشتري ثلاث مرات عدد الوحدات التي تحمل نفس مخاطر العيوب.
ما الذي يجب أن تختبره طلب التجربة فعليًا
يجب أن تختبر الطلب التجاري الأول أكثر من مجرد قدرة المورد على صنع المنتج. يجب أن تختبر ما إذا كانت العلاقة الكاملة مع المورد تعمل تحت ظروف التشغيل الحقيقية.
استخدم الطلب لمراقبة ما إذا كان المورد يمكنه اتباع مواصفات الشراء، الحفاظ على جودة متسقة عبر دورة الإنتاج، التواصل بوضوح، احترام جدول الإنتاج وإعداد التعبئة المناسبة لمسار النقل الفعلي.
يمكن أن يكشف الطلب الأول أيضًا ما إذا كان المورد يتعامل مع نتائج الفحص بشكل احترافي، وما إذا كانت علامات الكرتون والملصقات تتطابق مع التعليمات، وما إذا كانت الكميات محسوبة بشكل صحيح وما إذا كانت وثائق التصدير دقيقة ومقدمة في الوقت المحدد.
بالنسبة للمنتجات المخصصة، تختبر الطلب الأول عاملًا مهمًا آخر: مدى جودة المورد في التحكم في التغييرات بعد الموافقة على العينات. قد ينتج المصنع عينة ممتازة قبل الإنتاج، لكنه لا يزال يقدم بدائل للمواد، انحرافات في الأبعاد أو اختلافات في الحرفية أثناء الإنتاج بالجملة.
لهذا السبب يجب أن يكون الطلب الأول ذا معنى تجاري. قد لا تخبرك كمية صغيرة جدًا يتم إنتاجها خارج العملية العادية للمورد كيف ستؤدي الطلبات الكبيرة المستقبلية.
متى يجب أن تبقي الطلب الأول قريبًا من الحد الأدنى للطلب
هناك حالة قوية للبقاء بالقرب من الحد الأدنى العملي عندما تكون الشكوك عالية. هذا صحيح بشكل خاص عندما توجد عدة مخاطر في نفس الوقت.
- لم يكمل المورد أبدًا طلبًا تجاريًا لشركتك.
- المنتج مخصص، خاص بالعلامة التجارية أو تم إنتاجه وفقًا لرسوماتك.
- ستكون مشاكل الجودة صعبة أو مكلفة للإصلاح.
- يمتلك المنتج متطلبات تنظيمية أو سلامة أو شهادة.
- الطلب غير مؤكد أو يتم إطلاق المنتج لأول مرة.
- للعنصر عمر افتراضي قصير، دورة موضة أو دورة تكنولوجيا.
- قيمة الوحدة مرتفعة وستخلق العيوب تعرضًا ماليًا كبيرًا.
- لدى المورد خبرة تصدير محدودة إلى سوق وجهتك.
- أداء التعبئة مهم ولم يتم اختباره بعد في النقل الحقيقي.
- أظهر التواصل أثناء أخذ العينات أو التفاوض بالفعل تناقضات.
في هذه الحالات، الغرض من الطلب الأول هو شراء المعلومات بالإضافة إلى المخزون. يتعلم المشتري كيف يعمل المورد قبل زيادة الالتزام التجاري.
متى يمكن أن يكون الطلب الأول الأكبر منطقيًا
لا يعني الطلب فوق الحد الأدنى للطلب أنه متهور تلقائيًا. يمكن أن يكون الطلب الأول الأكبر معقولًا عندما تكون مخاطر المنتج منخفضة والحالة التجارية قوية.
على سبيل المثال، قد يكون لدى المشتري بالفعل طلب مستقر لمنتج موحد وقد يكون ببساطة ينقل جزءًا من الحجم إلى مورد جديد. قد يكون المنتج غير قابل للتلف، سهل الفحص، سهل إعادة البيع ومتوافر من عدة مصادر بديلة. في تلك الحالة، تكون الشكوك الرئيسية هي تنفيذ المورد بدلاً من الطلب في السوق.
يمكن أن يكون الطلب الأكبر منطقيًا أيضًا عندما يكون الإنتاج أو الشحن لهما تكاليف ثابتة ذات مغزى. إذا كان الطلب الصغير يخلق تكلفة إجمالية مرتفعة لكل وحدة، فقد يقلل زيادة الكمية التكلفة الإجمالية بما يكفي لتبرير التعرض الإضافي للمخزون.
تشمل الحالات الأخرى التي يمكن أن تدعم طلبًا أول أكبر أوقات إعادة تعبئة طويلة، طلب موسمي يجب تغطيته قبل بدء فترة المبيعات، أدوات مكلفة تجعل الجري القصير المتكرر غير فعال، أو نقص في المنتج حيث سيكون نفاد المخزون أكثر تكلفة من حمل مخزون إضافي.
المفتاح هو أن الطلب الأكبر يجب أن يحل مشكلة تجارية حقيقية. "قدم المورد لنا سعرًا أفضل" ليس كافيًا بمفرده.
طريقة عملية لتحديد كمية الطلب الأول
عملية مفيدة هي بناء الكمية من الطلب ووقت التسليم، ثم اختبارها ضد المخاطر.
- قدّر الطلب الشهري المحافظ. استخدم الاستهلاك الفعلي أو تاريخ المبيعات حيثما كان ذلك ممكنًا.
- احسب الفترة الكاملة لإعادة التعبئة. تشمل الإنتاج، الفحص، الشحن، الجمارك والتسليم الداخلي.
- أضف مخزون أمان معقول. اسمح بالتأخيرات أو تباين الطلب دون بناء مخزون مفرط تلقائيًا.
- قارن النتيجة مع الحد الأدنى للطلب. إذا كانت متطلباتك أقل من الحد الأدنى للطلب، تفاوض أو اعتبر موردًا آخر.
- تحقق من اقتصاديات الشحن. انظر ما إذا كانت الزيادة المتواضعة تحسن التكلفة الإجمالية بشكل مادي.
- حدد حدًا أقصى للتعرض. قرر أكبر خسارة مالية أو مشكلة مخزون يمكن أن تتحملها الشركة بشكل مريح إذا كان الطلب سيئ الأداء.
- قلل الكمية إذا كانت الشكوك حول المورد عالية. يجب أن يكسب مصدر جديد حجمًا أكبر من خلال الأداء.
بالنسبة لعلاقة المورد الناضجة، قد تكون كمية إعادة التعبئة الثابتة عدة أشهر من الطلب. بالنسبة لمورد جديد تمامًا، يمكن أن يكون الطلب الأول أصغر عمدًا من الكمية التي تتوقع شرائها لاحقًا. بمجرد أن يقوم المورد بالتسليم بنجاح، يمكن زيادة الطلبات اللاحقة باستخدام بيانات حقيقية بدلاً من الافتراضات.
لا تدع الشحن أو الخصومات تخفي تكلفة حمل المخزون
غالبًا ما يقارن المشترون سعر المصنع والشحن لكن ينسون تكلفة الاحتفاظ بالمخزون الإضافي الناتج عن طلب أكبر. يستخدم المخزون النقد الذي يمكن أن يمول شراء آخر، تسويق، رواتب، معدات أو رأس مال عامل.
يمكن أن تكون هناك أيضًا إيجارات للمخازن، تأمين، معالجة، انكماش، تلف، انتهاء صلاحية، عتيق ومخاطر تخفيض الأسعار. كلما طالت مدة بقاء المخزون غير المباع، زادت أهمية هذه التكاليف.
تكون فائدة كسر الكمية ذات قيمة فقط عندما تتجاوز المدخرات التكاليف والمخاطر الإضافية الناتجة عن الشراء قبل الأوان. أقل سعر شراء ليس تلقائيًا أقل تكلفة إجمالية.
أسئلة يجب الإجابة عليها قبل الموافقة على طلب شراء أول كبير
- كم عدد الوحدات التي يمكننا بيعها أو استهلاكها بشكل واقعي كل شهر؟
- كم من الوقت سيستغرق الطلب المتكرر من PO إلى المخزون القابل للاستخدام؟
- ماذا يحدث إذا تأخرت هذه الشحنة شهرًا واحدًا؟
- ماذا يحدث إذا فشلت 5% أو 10% من الوحدات في الفحص؟
- هل يمكن إعادة العمل على البضائع محليًا، أم ستحتاج إلى إعادتها أو التخلص منها؟
- كم من النقد سيتم ربطه من الوديعة حتى يتم بيع المخزون؟
- ما هي التكلفة الإجمالية عند الحد الأدنى للطلب وعند الكمية الأكبر؟
- كم تتحسن تكلفة الشحن لكل وحدة فعليًا؟
- كم من الأشهر من المخزون ستخلق الطلب الأكبر؟
- هل من المحتمل أن تنتهي صلاحية المنتج، أو يصبح عتيقًا أو يفقد الطلب؟
- هل أنتج هذا المورد المواصفات نفسها بنجاح على نطاق واسع؟
- هل يمكننا فحص الطلب قبل الدفع النهائي أو الشحن؟
- إذا فشل هذا المورد، كم من الوقت يمكن أن يحل مصدر آخر محل المخزون؟
- هل نزيد الكمية لأن الاقتصاديات تدعم ذلك، أم لأن الخصم يبدو صعب الرفض؟
ملاحظات التوريد
لا توجد كمية طلب أول عالمية صحيحة لكل مورد أو منتج. بالنسبة للعديد من علاقات المورد الجديدة، فإن نقطة البداية المعقولة قريبة من أصغر كمية تمثل الإنتاج التجاري العادي وتوفر اقتصاديات تكلفة مقبولة.
قم بزيادة تلك الكمية فقط عندما يوفر الطلب، وقت التسليم، الشحن، اقتصاديات الإنتاج أو مخاطر النقص سببًا واضحًا. تهم الحد الأدنى للطلب للمورد وخصومات الأسعار، لكن لا ينبغي أن تقرر الطلب من أجلك.
يجب أن يكون المورد الجديد الجيد قادرًا على كسب المزيد من حجمك. يوفر لك الطلب الأول الناجح دليلًا حول الجودة، التواصل، التسليم والموثوقية التجارية. هذه الأدلة أكثر فائدة بكثير عند اتخاذ قرار بشأن حجم الطلبات الثانية والثالثة من أي وعد تم تقديمه قبل بدء الإنتاج.
