Ile naprawdę powinieneś zamówić od nowego dostawcy?

Ile naprawdę powinieneś zamówić od nowego dostawcy?

Nowy dostawca oferuje niższą cenę jednostkową, jeśli złożysz większe zamówienie. MOQ wynosi 1000 jednostek, ale cena staje się bardziej atrakcyjna przy 3000 lub 5000. Na pierwszy rzut oka, zamawianie większej ilości wydaje się oczywistym sposobem na poprawę marży. W rzeczywistości, pierwsze zakupy od nieznanego dostawcy to nie tylko decyzja cenowa. To decyzja o ryzyku.

Odpowiednia ilość pierwszego zamówienia to zazwyczaj najmniejsza komercyjnie sensowna ilość, która pozwala przetestować rzeczywistą produkcję dostawcy, jakość, pakowanie, dokumentację i wydajność dostawy, nie narażając zbyt dużej ilości gotówki lub zapasów na relację, która jeszcze nie została udowodniona.

To nie oznacza, że nabywcy zawsze powinni zamawiać MOQ. Ekonomia transportu, przygotowanie produkcji, popyt, czas realizacji i koszty braku zapasów mogą uzasadniać większe zamówienie. Ważne jest, aby ilość wynikała z twojej sytuacji komercyjnej, a nie tylko z drabiny cenowej dostawcy.

Rozpocznij od właściwego pytania: Ile ryzyka może nieść to zamówienie?

Nabywcy często zaczynają od pytania: "Jaka ilość daje mi najlepszą cenę jednostkową?" Bezpieczniejsze pierwsze pytanie to: "Ile zapasów i gotówki jestem gotów narażać, zanim ten dostawca zrealizuje udane zamówienie komercyjne?"

Próbka może potwierdzić wygląd, wymiary lub podstawową funkcjonalność, ale nie dowodzi, że fabryka może reprodukować tę samą jakość w setkach lub tysiącach jednostek. Nie pokazuje również, jak dostawca radzi sobie z pakowaniem zbiorczym, harmonogramowaniem produkcji, dokumentami eksportowymi, komunikacją podczas opóźnień czy działaniami korygującymi, gdy coś pójdzie nie tak.

Twoje pierwsze zamówienie hurtowe jest zatem częścią zakupu i częścią ćwiczenia kwalifikacyjnego. Powinno być wystarczająco duże, aby odzwierciedlać rzeczywiste warunki produkcji, ale na tyle małe, aby poważna wada, opóźnienie lub nieporozumienie dotyczące specyfikacji nie stworzyły nieproporcjonalnego problemu biznesowego.

Cztery liczby powinny kształtować ilość twojego pierwszego zamówienia

Przed negocjacją ilości z nowym dostawcą, oblicz cztery liczby. Razem stanowią lepszy punkt wyjścia niż samo MOQ.

1. Realistyczny popyt

Osądź, ile jednostek możesz realistycznie sprzedać lub zużyć miesięcznie. Użyj rzeczywistej historii sprzedaży, gdy ją masz. Jeśli produkt jest nowy, użyj konserwatywnej prognozy zamiast najlepszego celu sprzedażowego.

Zapas, który wydaje się tani w fabryce, staje się drogi, gdy pozostaje w magazynie przez sześć lub dwanaście miesięcy. Powoli poruszający się zapas wiąże kapitał roboczy, zajmuje miejsce w magazynie i może stać się przestarzały, uszkodzony lub komercyjnie nieaktualny.

2. Całkowity czas realizacji uzupełnienia

Policz pełny okres od złożenia zamówienia powtórnego do momentu, gdy zapas zastępczy jest rzeczywiście dostępny do użycia lub sprzedaży. Może to obejmować przygotowanie materiałów, produkcję, inspekcję, obsługę eksportową, transport międzynarodowy, odprawę celną i dostawę krajową.

Produkt z czteromiesięcznym cyklem uzupełnienia zazwyczaj wymaga większej pokrywy zapasowej niż ten, który można zastąpić w cztery tygodnie. Długie czasy realizacji mogą sprawić, że zamówienie powyżej MOQ będzie komercyjnie sensowne, nawet gdy dostawca jest nowy.

3. Maksymalna akceptowalna ekspozycja gotówki

Nie mierz ekspozycji tylko wartością produktu. Uwzględnij zaliczki lub płatności z góry, koszty inspekcji, narzędzi, transportu, ubezpieczenia, opłat celnych, podatków, które nie są zwracalne, opłat celnych, kosztów przechowywania oraz możliwych kosztów przeróbek lub utylizacji.

Zadaj proste pytanie: jeśli to zamówienie przyjdzie spóźnione, wadliwe lub trudne do sprzedaży, jaką kwotę firma może wchłonąć bez tworzenia problemu z przepływem gotówki?

4. Minimalny ekonomiczny rozmiar przesyłki

Bardzo małe zamówienia międzynarodowe mogą mieć słabą ekonomię transportu. Stałe opłaty za pochodzenie, opłaty za dokumentację, koszty celne i transport krajowy mogą sprawić, że nieco większe zamówienie będzie materialnie tańsze na podstawie kosztu dostawy na jednostkę.

To jest miejsce, w którym MOQ dostawcy i twoja ekonomia logistyki się spotykają. Najlepsza ilość pierwszego zamówienia może być powyżej MOQ, ale powinna być zwiększona, ponieważ całkowita ekonomia to uzasadnia, a nie tylko dlatego, że cytowana cena jednostkowa staje się niższa.

MOQ dostawcy to ograniczenie, a nie twój cel

MOQ informuje cię o najmniejszej ilości, jaką dostawca zazwyczaj jest skłonny wyprodukować lub sprzedać na określonych warunkach. Nie mówi ci, ile twoja firma powinna kupić.

Fabryka może ustalić swoje MOQ z powodu wielkości partii surowców, czasu przygotowania maszyny, serii pakowania, wydajności pracy lub minimalnych ilości zakupu od własnych dostawców. Hurtownik może ustalić MOQ z powodu ilości kartonów lub własnej polityki komercyjnej. Te powody mogą być uzasadnione, ale należą do struktury kosztów dostawcy.

Twoja ilość zamówienia powinna wynikać z twojego popytu, strategii zapasów i akceptowalnego ryzyka. Jeśli MOQ dostawcy jest znacznie wyższe niż ilość, którą twoja firma może bezpiecznie wchłonąć, problem może nie leżeć w negocjacjach. Dostawca może po prostu nie pasować do obecnego etapu twojego programu zakupowego.

Gdy luka jest umiarkowana, zapytaj, czy dostawca może zaoferować płatną próbkę, produkcję pilotażową, mieszane modele, mieszane kolory, standardowe pakowanie lub wyższą cenę jednostkową za mniejsze pierwsze zamówienie. Płacenie nieco więcej za jednostkę może być tańsze niż trzymanie tysięcy jednostek, których nie potrzebowałeś.

Niższa cena jednostkowa może stworzyć znacznie większe ryzyko pierwszego zamówienia

Rozważ dostawcę oferującego te dwie opcje:

• 1000 jednostek po 5,20 USD każda: 5200 USD wartości produktu
• 3000 jednostek po 4,70 USD każda: 14100 USD wartości produktu

Większe zamówienie obniża cenę jednostkową o 0,50 USD, czyli około 9,6%. To wygląda atrakcyjnie. Ale nabywca musi zobowiązać się do dodatkowych 8900 USD wartości produktu, zanim weźmie pod uwagę dodatkowy transport, opłaty celne, przechowywanie i finansowanie związane z większą przesyłką.

Jeśli nabywca rzeczywiście potrzebuje 3000 jednostek w okresie uzupełnienia, większe zamówienie może być efektywne. Jeśli oczekiwany popyt wynosi tylko 500 jednostek miesięcznie, a inne zamówienie mogłoby przyjść przed wyczerpaniem zapasów, zniżka może po prostu przekształcić gotówkę w nadmiar zapasów.

Ta sama logika dotyczy ryzyka jakości. Jeśli problem ze specyfikacją dotyczy całej partii produkcyjnej, nabywca nie tylko kupił tańsze jednostki. Nabywca kupił trzy razy więcej jednostek niosących to samo ryzyko wad.

Co powinno być testowane w zamówieniu próbnym

Pierwsze zamówienie komercyjne powinno testować więcej niż to, czy dostawca potrafi wyprodukować produkt. Powinno testować, czy cała relacja z dostawcą działa w rzeczywistych warunkach operacyjnych.

Użyj zamówienia, aby obserwować, czy dostawca może przestrzegać specyfikacji zakupu, utrzymywać spójną jakość w trakcie produkcji, komunikować się jasno, respektować harmonogram produkcji i przygotować pakowanie odpowiednie do rzeczywistej trasy transportu.

Pierwsze zamówienie może również ujawnić, czy dostawca profesjonalnie radzi sobie z wynikami inspekcji, czy oznaczenia i etykiety kartonów odpowiadają instrukcjom, czy ilości są liczone poprawnie i czy dokumenty eksportowe są dokładne i dostarczane na czas.

Dla produktów niestandardowych, pierwsze zamówienie testuje jeszcze jeden ważny czynnik: jak dobrze dostawca kontroluje zmiany po zatwierdzeniu próbek. Fabryka może wyprodukować doskonałą próbkę przedprodukcyjną, ale nadal wprowadzać substytucje materiałów, dryf wymiarowy lub różnice w wykonaniu podczas produkcji hurtowej.

Dlatego pierwsze zamówienie powinno być komercyjnie sensowne. Ilość tak mała, że jest produkowana poza normalnym procesem dostawcy, może nie powiedzieć ci, jak będą się sprawować przyszłe zamówienia hurtowe.

Kiedy powinieneś trzymać pierwsze zamówienie blisko MOQ

Istnieje silny argument za pozostawaniem blisko minimalnej praktycznej ilości, gdy niepewność jest wysoka. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy jednocześnie istnieje kilka ryzyk.

• Dostawca nigdy nie zrealizował zamówienia komercyjnego dla twojej firmy.
• Produkt jest dostosowany, prywatnej marki lub produkowany według twoich rysunków.
• Problemy z jakością byłyby trudne lub kosztowne do naprawienia.
• Produkt ma wymagania regulacyjne, bezpieczeństwa lub certyfikacyjne.
• Popyt jest niepewny lub produkt jest wprowadzany na rynek po raz pierwszy.
• Produkt ma krótki okres przydatności do spożycia, cykl mody lub cykl technologiczny.
• Wartość jednostkowa jest wysoka, a wady stworzyłyby znaczne ryzyko finansowe.
• Dostawca ma ograniczone doświadczenie eksportowe na twój rynek docelowy.
• Wydajność pakowania jest ważna i nie została jeszcze przetestowana w rzeczywistym transporcie.
• Komunikacja podczas próbkowania lub negocjacji już pokazała niespójności.

W tych sytuacjach celem pierwszego zamówienia jest zakup informacji oraz zapasów. Nabywca dowiaduje się, jak dostawca działa, zanim zwiększy zobowiązanie komercyjne.

Kiedy większe pierwsze zamówienie może mieć sens

Zamawianie powyżej MOQ nie jest automatycznie lekkomyślne. Większe pierwsze zamówienie może być rozsądne, gdy ryzyko produktu jest niskie, a argument komercyjny jest silny.

Na przykład, nabywca może już mieć stabilny popyt na ustandaryzowany produkt i po prostu przenosi część wolumenu do nowego dostawcy. Produkt może być nietrwały, łatwy do inspekcji, łatwy do odsprzedaży i dostępny z kilku alternatywnych źródeł. W tej sytuacji główną niepewnością jest wykonanie dostawcy, a nie popyt rynkowy.

Większa ilość może również mieć sens, gdy produkcja lub transport mają znaczące koszty stałe. Jeśli małe zamówienie generuje bardzo wysokie koszty dostawy na jednostkę, zwiększenie ilości może wystarczająco obniżyć całkowity koszt, aby uzasadnić dodatkową ekspozycję zapasów.

Inne sytuacje, które mogą wspierać większe pierwsze zamówienie, to długie czasy realizacji uzupełnienia, sezonowy popyt, który musi być pokryty przed rozpoczęciem okresu sprzedaży, kosztowne narzędzia, które czynią powtarzające się krótkie serie nieefektywnymi, lub niedobór produktu, gdzie wyczerpanie zapasów kosztowałoby więcej niż posiadanie dodatkowych zapasów.

Kluczowe jest to, że większe zamówienie powinno rozwiązywać rzeczywisty problem biznesowy. "Dostawca dał nam lepszą cenę" nie wystarczy samo w sobie.

Praktyczny sposób ustalenia ilości pierwszego zamówienia

Użytecznym procesem jest budowanie ilości na podstawie popytu i czasu realizacji, a następnie testowanie jej pod kątem ryzyka.

1. Osądź konserwatywny miesięczny popyt. Użyj rzeczywistego zużycia lub historii sprzedaży, gdzie to możliwe.
2. Oblicz pełny okres uzupełnienia. Uwzględnij produkcję, inspekcję, transport, odprawę celną i dostawę krajową.
3. Dodaj rozsądny zapas bezpieczeństwa. Pozwól na opóźnienia lub zmiany popytu bez automatycznego budowania nadmiernych zapasów.
4. Porównaj wynik z MOQ. Jeśli twoje wymaganie jest poniżej MOQ, negocjuj lub rozważ innego dostawcę.
5. Sprawdź ekonomię przesyłki. Zobacz, czy umiarkowany wzrost materialnie poprawia koszt dostawy.
6. Ustal maksymalny limit ekspozycji. Zdecyduj, jaka największa strata finansowa lub problem z zapasami firma mogłaby komfortowo wchłonąć, jeśli zamówienie nie spełni oczekiwań.
7. Zmniejsz ilość, jeśli niepewność dostawcy jest wysoka. Nowe źródło powinno zdobyć większy wolumen dzięki wydajności.

Dla dojrzałej relacji z dostawcą, ilość uzupełnienia w stanie ustalonym może wynosić kilka miesięcy popytu. Dla całkowicie nowego dostawcy, pierwsze zamówienie może być celowo mniejsze niż ilość, którą oczekujesz kupić później. Gdy dostawca dostarczy z sukcesem, późniejsze zamówienia mogą być zwiększone na podstawie rzeczywistych danych zamiast założeń.

Nie pozwól, aby transport lub zniżki ukryły koszty przechowywania zapasów

Nabywcy często porównują cenę fabryczną i transport, ale zapominają o kosztach utrzymania dodatkowych zapasów stworzonych przez większe zamówienie. Zapas wykorzystuje gotówkę, która mogłaby w przeciwnym razie sfinansować inne zakupy, marketing, płace, sprzęt lub kapitał roboczy.

Mogą również wystąpić koszty wynajmu magazynu, ubezpieczenia, obsługi, strat, uszkodzeń, przeterminowania, przestarzałości i ryzyka obniżenia ceny. Im dłużej zapas pozostaje niesprzedany, tym ważniejsze stają się te koszty.

Przerwa ilościowa jest wartościowa tylko wtedy, gdy oszczędności przewyższają dodatkowe koszty i ryzyka związane z wcześniejszym zakupem niż to konieczne. Najniższa cena zakupu nie jest automatycznie najniższym całkowitym kosztem.

Pytania do odpowiedzi przed zatwierdzeniem dużego pierwszego zamówienia

• Ile jednostek możemy realistycznie sprzedać lub zużyć każdego miesiąca?
• Jak długo zajmie złożenie zamówienia powtórnego od PO do użytecznego zapasu?
• Co się stanie, jeśli ta przesyłka będzie spóźniona o miesiąc?
• Co się stanie, jeśli 5% lub 10% jednostek nie przejdzie inspekcji?
• Czy towary mogą być przerabiane lokalnie, czy muszą być zwrócone lub zutylizowane?
• Ile gotówki będzie związane od zaliczki do momentu sprzedaży zapasów?
• Jaki jest rzeczywisty koszt dostawy przy MOQ i przy większej ilości?
• Jak bardzo koszt transportu na jednostkę faktycznie się poprawia?
• Ile miesięcy zapasów stworzy większe zamówienie?
• Czy produkt prawdopodobnie przeterminuje, stanie się przestarzały lub straci popyt?
• Czy ten dostawca skutecznie wyprodukował tę samą specyfikację w skali hurtowej?
• Czy możemy skontrolować zamówienie przed ostateczną płatnością lub wysyłką?
• Jeśli ten dostawca zawiedzie, jak szybko inny źródło może zastąpić zapasy?
• Czy zwiększamy ilość, ponieważ ekonomia to wspiera, czy dlatego, że zniżka wydaje się trudna do odrzucenia?

Notatki dotyczące pozyskiwania

Nie ma uniwersalnej ilości pierwszego zamówienia, która byłaby poprawna dla każdego dostawcy lub produktu. Dla wielu nowych relacji z dostawcami sensownym punktem wyjścia jest blisko najmniejszej ilości, która reprezentuje normalną produkcję komercyjną i daje akceptowalne koszty dostawy.

Zwiększ tę ilość tylko wtedy, gdy popyt, czas realizacji, transport, ekonomika produkcji lub ryzyko niedoboru dostarczają wyraźnego powodu. MOQ dostawcy i zniżki cenowe mają znaczenie, ale nie powinny decydować o zamówieniu za ciebie.

Dobry nowy dostawca powinien być w stanie zdobyć więcej twojego wolumenu. Udane pierwsze zamówienie daje ci dowody na jakość, komunikację, dostawę i niezawodność komercyjną. Te dowody są znacznie bardziej użyteczne przy podejmowaniu decyzji o wielkości drugiego i trzeciego zamówienia niż jakiekolwiek obietnice złożone przed rozpoczęciem produkcji.