Combien devriez-vous vraiment commander auprès d'un nouveau fournisseur ?

Combien devriez-vous vraiment commander auprès d'un nouveau fournisseur ?

Un nouveau fournisseur propose un prix unitaire plus bas si vous passez une commande plus importante. Le MOQ est de 1 000 unités, mais le prix devient plus attractif à 3 000 ou 5 000. À première vue, commander plus semble être le moyen évident d'améliorer votre marge. En réalité, le premier achat auprès d'un fournisseur non éprouvé n'est pas seulement une décision de prix. C'est une décision de risque.

La bonne quantité de première commande est généralement la plus petite quantité commercialement significative qui vous permet de tester la véritable production, la qualité, l'emballage, la documentation et la performance de livraison du fournisseur sans exposer trop de cash ou d'inventaire à une relation qui n'a pas encore été prouvée.

Cela ne signifie pas que les acheteurs doivent toujours commander le MOQ. L'économie de fret, la configuration de production, la demande, le délai de livraison et le coût de rupture de stock peuvent justifier une commande plus importante. L'important est que la quantité doit provenir de votre situation commerciale, et non seulement de l'échelle de prix du fournisseur.

Commencez par la bonne question : Quel risque cette commande peut-elle engendrer ?

Les acheteurs commencent souvent par : "Quelle quantité me donne le meilleur prix unitaire ?" Une première question plus sûre est : "Combien d'inventaire et de cash suis-je prêt à exposer avant que ce fournisseur ait complété une commande commerciale réussie ?"

Un échantillon peut confirmer l'apparence, les dimensions ou la fonctionnalité de base, mais il ne prouve pas qu'une usine peut reproduire la même qualité sur des centaines ou des milliers d'unités. Il ne montre pas non plus comment le fournisseur gère l'emballage en vrac, la planification de la production, les documents d'exportation, la communication lors des retards ou les actions correctives lorsque quelque chose ne va pas.

Votre première commande en vrac est donc à la fois un achat et un exercice de qualification. Elle doit être suffisamment grande pour représenter des conditions de production réelles, mais suffisamment petite pour qu'un défaut sérieux, un retard ou un malentendu sur les spécifications ne créent pas un problème commercial disproportionné.

Quatre chiffres devraient façonner la quantité de votre première commande

Avant de négocier la quantité avec un nouveau fournisseur, calculez quatre chiffres. Ensemble, ils fournissent un meilleur point de départ que le MOQ seul.

1. Demande réaliste

Estimez combien d'unités vous pouvez vendre ou consommer par mois de manière réaliste. Utilisez l'historique des ventes réelles lorsque vous l'avez. Si le produit est nouveau, utilisez une prévision conservatrice plutôt que l'objectif de vente le plus optimiste.

L'inventaire qui semble bon marché à l'usine devient coûteux lorsqu'il reste en stockage pendant six ou douze mois. Les stocks à rotation lente immobilisent le capital de travail, consomment de l'espace d'entrepôt et peuvent devenir obsolètes, endommagés ou commercialement dépassés.

2. Délai total de réapprovisionnement

Comptez la période complète depuis la passation d'une commande de réapprovisionnement jusqu'à ce que le stock de remplacement soit réellement disponible à l'utilisation ou à la vente. Cela peut inclure la préparation des matériaux, la production, l'inspection, le traitement des exportations, le fret international, le dédouanement et la livraison intérieure.

Un produit avec un cycle de réapprovisionnement de quatre mois nécessite généralement plus de couverture d'inventaire qu'un produit qui peut être remplacé en quatre semaines. Des délais longs peuvent rendre une commande supérieure au MOQ commercialement sensée même lorsque le fournisseur est nouveau.

3. Exposition maximale au cash acceptable

Ne mesurez pas l'exposition en utilisant uniquement la valeur du produit. Incluez les dépôts ou paiements anticipés, les coûts d'inspection, les outils, le fret, l'assurance, les droits, les taxes non récupérables, les frais de douane, le stockage et les coûts de retouche ou d'élimination possibles.

Posez une question simple : si cette commande arrivait en retard, défectueuse ou difficile à vendre, quel montant l'entreprise pourrait-elle absorber sans créer un problème de flux de trésorerie ?

4. Taille d'expédition économique minimale

Les très petites commandes internationales peuvent avoir une mauvaise économie de fret. Les frais d'origine fixes, les frais de documentation, les coûts douaniers et le transport intérieur peuvent rendre une commande légèrement plus importante matériellement moins chère sur une base de coût total par unité.

C'est ici que le MOQ du fournisseur et votre économie logistique se rencontrent. La meilleure quantité de première commande peut être supérieure au MOQ, mais elle doit être augmentée parce que l'économie totale le justifie, pas seulement parce que le prix unitaire cité devient plus bas.

Le MOQ du fournisseur est une contrainte, pas votre objectif

Le MOQ vous indique la plus petite quantité que le fournisseur est normalement prêt à produire ou à vendre dans les conditions citées. Il ne vous dit pas combien votre entreprise devrait acheter.

Une usine peut fixer son MOQ en raison des tailles de lots de matières premières, du temps de configuration des machines, des séries d'emballage, de l'efficacité de la main-d'œuvre ou des quantités d'achat minimales de ses propres fournisseurs. Un grossiste peut fixer le MOQ en raison des quantités de cartons ou de sa propre politique commerciale. Ces raisons peuvent être légitimes, mais elles appartiennent à la structure de coûts du fournisseur.

Votre quantité de commande doit provenir de votre demande, de votre stratégie d'inventaire et du risque acceptable. Si le MOQ du fournisseur est bien au-dessus de la quantité que votre entreprise peut absorber en toute sécurité, le problème peut ne pas être la négociation. Le fournisseur peut simplement ne pas convenir à l'étape actuelle de votre programme d'achat.

Lorsque l'écart est modeste, demandez si le fournisseur peut offrir un échantillon payant, une production pilote, des modèles mélangés, des couleurs mélangées, un emballage standard ou un prix unitaire plus élevé pour une première commande plus petite. Payer légèrement plus par unité peut être moins cher que de détenir des milliers d'unités dont vous n'aviez pas besoin.

Un prix unitaire plus bas peut créer un risque de première commande beaucoup plus important

Considérez un fournisseur offrant ces deux options :

• 1 000 unités à 5,20 $ chacune : 5 200 $ de valeur produit
• 3 000 unités à 4,70 $ chacune : 14 100 $ de valeur produit

La commande plus importante réduit le prix unitaire de 0,50 $, soit environ 9,6 %. Cela semble attractif. Mais l'acheteur doit s'engager à un montant supplémentaire de 8 900 $ en valeur produit avant de considérer le fret supplémentaire, les droits, le stockage et le financement liés à l'expédition plus importante.

Si l'acheteur a réellement besoin de 3 000 unités pendant la période de réapprovisionnement, la commande plus importante peut être efficace. Si la demande prévue n'est que de 500 unités par mois et qu'une autre commande pourrait arriver avant que le stock ne soit épuisé, la remise peut simplement convertir du cash en excès d'inventaire.

La même logique s'applique au risque de qualité. Si un problème de spécification affecte l'ensemble du lot de production, l'acheteur n'a pas seulement acheté des unités moins chères. L'acheteur a acheté trois fois plus d'unités portant le même risque de défaut.

Ce qu'une commande d'essai devrait réellement tester

Une première commande commerciale devrait tester plus que la capacité du fournisseur à fabriquer le produit. Elle devrait tester si l'ensemble de la relation fournisseur fonctionne dans des conditions opérationnelles réelles.

Utilisez la commande pour observer si le fournisseur peut suivre la spécification d'achat, maintenir une qualité constante sur une série de production, communiquer clairement, respecter le calendrier de production et préparer un emballage adapté à la véritable route de transport.

La première commande peut également révéler si le fournisseur gère les résultats d'inspection de manière professionnelle, si les marquages et étiquettes des cartons correspondent aux instructions, si les quantités sont comptées correctement et si les documents d'exportation sont exacts et fournis à temps.

Pour les produits personnalisés, la première commande teste un autre facteur important : à quel point le fournisseur contrôle les changements après l'approbation des échantillons. Une usine peut produire un excellent échantillon pré-production mais introduire des substitutions de matériaux, un dérive dimensionnelle ou une variation de fabrication pendant la production en vrac.

C'est pourquoi la première commande doit être commercialement significative. Une quantité si petite qu'elle est produite en dehors du processus normal du fournisseur peut ne pas vous dire comment les futures commandes en vrac se comporteront.

Quand vous devriez garder la première commande proche du MOQ

Il y a un fort argument pour rester près de la quantité minimale pratique lorsque l'incertitude est élevée. C'est particulièrement vrai lorsque plusieurs risques existent en même temps.

• Le fournisseur n'a jamais complété une commande commerciale pour votre entreprise.
• Le produit est personnalisé, en marque blanche ou produit selon vos dessins.
• Les problèmes de qualité seraient difficiles ou coûteux à réparer.
• Le produit a des exigences réglementaires, de sécurité ou de certification.
• La demande est incertaine ou le produit est lancé pour la première fois.
• L'article a une durée de conservation courte, un cycle de mode ou un cycle technologique.
• La valeur unitaire est élevée et les défauts créeraient une exposition financière substantielle.
• Le fournisseur a une expérience d'exportation limitée vers votre marché de destination.
• La performance de l'emballage est importante et n'a pas encore été testée dans un transport réel.
• La communication lors de l'échantillonnage ou de la négociation a déjà montré des incohérences.

Dans ces situations, le but de la première commande est d'acheter des informations ainsi que de l'inventaire. L'acheteur apprend comment le fournisseur performe avant d'augmenter l'engagement commercial.

Quand une plus grande première commande peut avoir du sens

Commander au-dessus du MOQ n'est pas automatiquement imprudent. Une première commande plus importante peut être raisonnable lorsque le risque produit est faible et que le cas commercial est solide.

Par exemple, un acheteur peut déjà avoir une demande stable pour un produit standardisé et peut simplement déplacer une partie du volume vers un nouveau fournisseur. Le produit peut être non périssable, facile à inspecter, facile à revendre et disponible auprès de plusieurs sources alternatives. Dans cette situation, la principale incertitude est l'exécution du fournisseur plutôt que la demande du marché.

Une plus grande quantité peut également avoir du sens lorsque la production ou le fret a des coûts fixes significatifs. Si une petite commande crée un coût total très élevé par unité, augmenter la quantité peut réduire le coût total suffisamment pour justifier l'exposition supplémentaire à l'inventaire.

D'autres situations qui peuvent justifier une première commande plus importante incluent de longs délais de réapprovisionnement, une demande saisonnière qui doit être couverte avant le début d'une période de vente, des outils coûteux qui rendent les courtes séries inefficaces, ou une pénurie de produits où le fait de manquer de stock coûterait plus que de porter un inventaire supplémentaire.

La clé est que la commande plus importante doit résoudre un véritable problème commercial. "Le fournisseur nous a donné un meilleur prix" n'est pas suffisant en soi.

Une manière pratique de définir la quantité de la première commande

Un processus utile consiste à construire la quantité à partir de la demande et du délai de livraison, puis à la tester par rapport au risque.

1. Estimez la demande mensuelle conservatrice. Utilisez la consommation réelle ou l'historique des ventes lorsque cela est possible.
2. Calculez la période de réapprovisionnement complète. Incluez la production, l'inspection, le fret, le dédouanement et la livraison intérieure.
3. Ajoutez un stock de sécurité raisonnable. Prévoyez des retards ou des variations de demande sans créer automatiquement un excès d'inventaire.
4. Comparez le résultat avec le MOQ. Si votre besoin est inférieur au MOQ, négociez ou envisagez un autre fournisseur.
5. Vérifiez l'économie d'expédition. Voyez si une légère augmentation améliore matériellement le coût total.
6. Fixez une limite d'exposition maximale. Décidez de la plus grande perte financière ou du problème d'inventaire que l'entreprise pourrait absorber confortablement si la commande ne se déroule pas bien.
7. Réduisez la quantité si l'incertitude du fournisseur est élevée. Une nouvelle source devrait gagner un volume plus important grâce à sa performance.

Pour une relation fournisseur mature, la quantité de réapprovisionnement à l'état stable pourrait être de plusieurs mois de demande. Pour un fournisseur complètement nouveau, la première commande peut être intentionnellement plus petite que la quantité que vous vous attendez à acheter plus tard. Une fois que le fournisseur a réussi à livrer, les commandes ultérieures peuvent être augmentées en utilisant des données réelles plutôt que des hypothèses.

Ne laissez pas le fret ou les remises cacher le coût de détention d'inventaire

Les acheteurs comparent couramment le prix d'usine et le fret mais oublient le coût de détention du stock supplémentaire créé par une commande plus importante. L'inventaire utilise du cash qui pourrait autrement financer un autre achat, le marketing, la paie, l'équipement ou le capital de travail.

Il peut également y avoir des frais de location d'entrepôt, d'assurance, de manutention, de perte, de dommages, d'expiration, d'obsolescence et de risque de réduction de prix. Plus l'inventaire reste invendu longtemps, plus ces coûts deviennent importants.

Une rupture de quantité n'est précieuse que lorsque les économies dépassent les coûts et risques supplémentaires créés par un achat plus tôt que nécessaire. Le prix d'achat le plus bas n'est pas automatiquement le coût total le plus bas.

Questions à répondre avant d'approuver une grande première commande d'achat

• Combien d'unités pouvons-nous vendre ou consommer de manière réaliste chaque mois ?
• Combien de temps prendra une commande de réapprovisionnement de la commande à un stock utilisable ?
• Que se passe-t-il si cette expédition a un mois de retard ?
• Que se passe-t-il si 5 % ou 10 % des unités échouent à l'inspection ?
• Les marchandises peuvent-elles être retravaillées localement, ou devraient-elles être retournées ou mises au rebut ?
• Combien de cash sera immobilisé depuis le dépôt jusqu'à la vente de l'inventaire ?
• Quel est le véritable coût total à MOQ et à la plus grande quantité ?
• Combien le coût du fret par unité s'améliore-t-il réellement ?
• Combien de mois d'inventaire la commande plus importante créera-t-elle ?
• Le produit est-il susceptible d'expirer, de devenir obsolète ou de perdre de la demande ?
• Ce fournisseur a-t-il réussi à produire la même spécification à grande échelle ?
• Pouvons-nous inspecter la commande avant le paiement final ou l'expédition ?
• Si ce fournisseur échoue, combien de temps faudra-t-il pour qu'une autre source remplace le stock ?
• Augmentons-nous la quantité parce que l'économie le justifie, ou parce que la remise semble difficile à refuser ?

Notes de sourcing

Il n'existe pas de quantité de première commande universelle qui soit correcte pour chaque fournisseur ou produit. Pour de nombreuses nouvelles relations fournisseurs, le point de départ sensé est proche de la plus petite quantité qui représente une production commerciale normale et donne une économie de coût total acceptable.

Augmentez cette quantité uniquement lorsque la demande, le délai de livraison, le fret, l'économie de production ou le risque de pénurie fournissent une raison claire. Le MOQ et les remises de prix du fournisseur comptent, mais ils ne devraient pas décider de la commande pour vous.

Un bon nouveau fournisseur devrait être capable de gagner plus de votre volume. Une première commande réussie vous donne des preuves sur la qualité, la communication, la livraison et la fiabilité commerciale. Ces preuves sont bien plus utiles pour décider de la taille des deuxième et troisième commandes que toute promesse faite avant le début de la production.