Berapa Banyak yang Harus Anda Pesan dari Pemasok Baru?

Berapa Banyak yang Harus Anda Pesan dari Pemasok Baru?

Pemasok baru menawarkan harga unit yang lebih rendah jika Anda melakukan pesanan yang lebih besar. MOQ adalah 1.000 unit, tetapi harga menjadi lebih menarik pada 3.000 atau 5.000. Sekilas, memesan lebih banyak tampak seperti cara yang jelas untuk meningkatkan margin Anda. Namun, kenyataannya, pembelian pertama dari pemasok yang belum terbukti bukan hanya keputusan harga. Ini adalah keputusan risiko.

Jumlah pesanan pertama yang tepat biasanya adalah jumlah terkecil yang secara komersial berarti yang memungkinkan Anda menguji produksi nyata pemasok, kualitas, kemasan, dokumentasi, dan kinerja pengiriman tanpa mengekspos terlalu banyak kas atau inventaris pada hubungan yang belum terbukti.

Itu tidak berarti pembeli harus selalu memesan MOQ. Ekonomi pengiriman, pengaturan produksi, permintaan, waktu pengiriman, dan biaya kehabisan stok dapat membenarkan pesanan yang lebih besar. Poin pentingnya adalah bahwa jumlah harus berasal dari situasi komersial Anda, bukan hanya dari tangga harga pemasok.

Mulailah Dengan Pertanyaan yang Tepat: Berapa Banyak Risiko yang Dapat Dibawa Pesanan Ini?

Pembeli sering kali mulai dengan, "Jumlah berapa yang memberi saya harga unit terbaik?" Pertanyaan pertama yang lebih aman adalah, "Berapa banyak inventaris dan kas yang bersedia saya ekspos sebelum pemasok ini menyelesaikan pesanan komersial yang sukses?"

Sebuah sampel dapat mengonfirmasi penampilan, dimensi, atau fungsi dasar, tetapi tidak membuktikan bahwa sebuah pabrik dapat mereproduksi kualitas yang sama di ratusan atau ribuan unit. Ini juga tidak menunjukkan bagaimana pemasok menangani kemasan massal, penjadwalan produksi, dokumen ekspor, komunikasi selama penundaan, atau tindakan korektif ketika sesuatu berjalan salah.

Pesanan massal pertama Anda adalah bagian pembelian dan bagian latihan kualifikasi. Itu harus cukup besar untuk mewakili kondisi produksi nyata tetapi cukup kecil sehingga cacat serius, penundaan, atau kesalahpahaman spesifikasi tidak menciptakan masalah bisnis yang tidak proporsional.

Empat Angka Harus Membentuk Jumlah Pesanan Pertama Anda

Sebelum bernegosiasi jumlah dengan pemasok baru, hitung empat angka. Bersama-sama mereka memberikan titik awal yang lebih baik daripada MOQ saja.

1. Permintaan Realistis

Perkirakan berapa banyak unit yang dapat Anda jual atau konsumsi secara realistis per bulan. Gunakan riwayat penjualan aktual ketika Anda memilikinya. Jika produk baru, gunakan perkiraan konservatif daripada target penjualan terbaik.

Inventaris yang terlihat murah di pabrik menjadi mahal ketika tetap di penyimpanan selama enam atau dua belas bulan. Stok yang bergerak lambat mengikat modal kerja, mengkonsumsi ruang gudang, dan dapat menjadi usang, rusak, atau ketinggalan zaman secara komersial.

2. Total Waktu Pengisian Ulang

Hitung seluruh periode dari penempatan pesanan pembelian ulang hingga stok pengganti benar-benar tersedia untuk digunakan atau dijual. Itu mungkin termasuk persiapan material, produksi, inspeksi, penanganan ekspor, pengiriman internasional, pembersihan bea cukai, dan pengiriman darat.

Produk dengan siklus pengisian ulang empat bulan biasanya memerlukan lebih banyak cakupan inventaris daripada yang dapat diganti dalam empat minggu. Waktu pengiriman yang panjang dapat membuat pesanan di atas MOQ secara komersial masuk akal bahkan ketika pemasok baru.

3. Eksposur Kas Maksimum yang Diterima

Jangan ukur eksposur hanya menggunakan nilai produk. Sertakan deposit atau pembayaran di muka, biaya inspeksi, alat, pengiriman, asuransi, bea, pajak yang tidak dapat dipulihkan, biaya bea cukai, penyimpanan, dan kemungkinan biaya pengerjaan ulang atau pembuangan.

Tanyakan pertanyaan sederhana: jika pesanan ini tiba terlambat, cacat, atau sulit dijual, berapa banyak yang dapat diserap bisnis tanpa menciptakan masalah arus kas?

4. Ukuran Pengiriman Ekonomis Minimum

Pesanan internasional yang sangat kecil dapat memiliki ekonomi pengiriman yang buruk. Biaya tetap asal, biaya dokumentasi, biaya bea cukai, dan transportasi darat dapat membuat pesanan yang sedikit lebih besar secara material lebih murah berdasarkan biaya yang sudah ditanggung.

Di sinilah MOQ pemasok dan ekonomi logistik Anda bertemu. Jumlah pesanan pertama yang terbaik mungkin di atas MOQ, tetapi itu harus ditingkatkan karena total ekonomi membenarkannya, bukan hanya karena harga unit yang dikutip menjadi lebih rendah.

MOQ Pemasok Adalah Pembatas, Bukan Target Anda

MOQ memberi tahu Anda jumlah terkecil yang biasanya bersedia diproduksi atau dijual oleh pemasok di bawah kondisi yang dikutip. Itu tidak memberi tahu Anda berapa banyak yang harus dibeli bisnis Anda.

Sebuah pabrik mungkin menetapkan MOQ-nya karena ukuran batch bahan baku, waktu pengaturan mesin, jalur kemasan, efisiensi tenaga kerja, atau jumlah pembelian minimum dari pemasoknya sendiri. Seorang grosir mungkin menetapkan MOQ karena jumlah karton atau kebijakan komersialnya sendiri. Alasan tersebut bisa sah, tetapi mereka termasuk dalam struktur biaya pemasok.

Jumlah pesanan Anda harus berasal dari permintaan, strategi inventaris, dan risiko yang dapat diterima. Jika MOQ pemasok jauh di atas jumlah yang dapat diserap bisnis Anda dengan aman, masalahnya mungkin bukan negosiasi. Pemasok mungkin hanya tidak cocok untuk tahap saat ini dari program pembelian Anda.

Ketika kesenjangan itu moderat, tanyakan apakah pemasok dapat menawarkan jalur sampel berbayar, produksi pilot, model campuran, warna campuran, kemasan standar, atau harga unit yang lebih tinggi untuk pesanan pertama yang lebih kecil. Membayar sedikit lebih per unit bisa lebih murah daripada menyimpan ribuan unit yang tidak Anda butuhkan.

Harga Unit yang Lebih Rendah Dapat Menciptakan Risiko Pesanan Pertama yang Jauh Lebih Besar

Pertimbangkan pemasok yang menawarkan dua opsi ini:

• 1.000 unit seharga $5,20 masing-masing: nilai produk $5.200
• 3.000 unit seharga $4,70 masing-masing: nilai produk $14.100

Pesanan yang lebih besar mengurangi harga unit sebesar $0,50, atau sekitar 9,6%. Itu terlihat menarik. Tetapi pembeli harus mengkomitmen tambahan $8.900 dalam nilai produk sebelum mempertimbangkan biaya pengiriman, bea, penyimpanan, dan pembiayaan yang terkait dengan pengiriman yang lebih besar.

Jika pembeli benar-benar membutuhkan 3.000 unit selama periode pengisian ulang, pesanan yang lebih besar mungkin efisien. Jika permintaan yang diharapkan hanya 500 unit per bulan dan pesanan lain dapat tiba sebelum stok habis, diskon mungkin hanya mengubah kas menjadi inventaris berlebih.

Logika yang sama berlaku untuk risiko kualitas. Jika masalah spesifikasi mempengaruhi seluruh batch produksi, pembeli tidak hanya membeli unit yang lebih murah. Pembeli telah membeli tiga kali lebih banyak unit yang membawa risiko cacat yang sama.

Apa yang Harus Diuji oleh Pesanan Percobaan

Pesanan komersial pertama harus menguji lebih dari sekadar apakah pemasok dapat membuat produk. Itu harus menguji apakah seluruh hubungan pemasok bekerja di bawah kondisi operasi nyata.

Gunakan pesanan untuk mengamati apakah pemasok dapat mengikuti spesifikasi pembelian, mempertahankan kualitas yang konsisten di seluruh jalur produksi, berkomunikasi dengan jelas, menghormati jadwal produksi, dan menyiapkan kemasan yang sesuai untuk rute transportasi yang sebenarnya.

Pesanan pertama juga dapat mengungkap apakah pemasok menangani temuan inspeksi secara profesional, apakah penandaan dan label karton sesuai dengan instruksi, apakah jumlah dihitung dengan benar, dan apakah dokumen ekspor akurat dan disediakan tepat waktu.

Untuk produk kustom, pesanan pertama menguji faktor penting lainnya: seberapa baik pemasok mengontrol perubahan setelah sampel disetujui. Sebuah pabrik mungkin memproduksi sampel pra-produksi yang sangat baik tetapi tetap memperkenalkan substitusi material, penyimpangan dimensi, atau variasi pengerjaan selama produksi massal.

Itulah sebabnya pesanan pertama harus memiliki makna komersial. Jumlah yang terlalu kecil sehingga diproduksi di luar proses normal pemasok mungkin tidak memberi tahu Anda bagaimana pesanan massal di masa depan akan berkinerja.

Kapan Anda Harus Menjaga Pesanan Pertama Dekat dengan MOQ

Ada alasan kuat untuk tetap dekat dengan jumlah minimum praktis ketika ketidakpastian tinggi. Ini terutama benar ketika beberapa risiko ada pada saat yang sama.

• Pemasok belum pernah menyelesaikan pesanan komersial untuk perusahaan Anda.
• Produk disesuaikan, label pribadi, atau diproduksi sesuai gambar Anda.
• Masalah kualitas akan sulit atau mahal untuk diperbaiki.
• Produk memiliki persyaratan regulasi, keselamatan, atau sertifikasi.
• Permintaan tidak pasti atau produk diluncurkan untuk pertama kalinya.
• Item memiliki umur simpan yang pendek, siklus mode, atau siklus teknologi.
• Nilai unit tinggi dan cacat akan menciptakan eksposur finansial yang substansial.
• Pemasok memiliki pengalaman ekspor terbatas ke pasar tujuan Anda.
• Kinerja kemasan penting dan belum diuji dalam transportasi nyata.
• Komunikasi selama pengambilan sampel atau negosiasi telah menunjukkan inkonsistensi.

Dalam situasi ini, tujuan dari pesanan pertama adalah untuk membeli informasi serta inventaris. Pembeli belajar bagaimana pemasok berkinerja sebelum meningkatkan komitmen komersial.

Kapan Pesanan Pertama yang Lebih Besar Dapat Masuk Akal

Memesan di atas MOQ tidak otomatis sembrono. Pesanan pertama yang lebih besar dapat masuk akal ketika risiko produk rendah dan kasus komersial kuat.

Misalnya, seorang pembeli mungkin sudah memiliki permintaan stabil untuk produk yang distandarisasi dan mungkin hanya memindahkan sebagian volume ke pemasok baru. Produk mungkin tidak mudah rusak, mudah diperiksa, mudah dijual kembali, dan tersedia dari beberapa sumber alternatif. Dalam situasi itu, ketidakpastian utama adalah eksekusi pemasok daripada permintaan pasar.

Jumlah yang lebih besar juga dapat masuk akal ketika produksi atau pengiriman memiliki biaya tetap yang berarti. Jika pesanan kecil menciptakan biaya yang sangat tinggi per unit, meningkatkan jumlah mungkin mengurangi total biaya cukup untuk membenarkan eksposur inventaris tambahan.

Situasi lain yang dapat mendukung pesanan pertama yang lebih besar termasuk waktu pengisian ulang yang panjang, permintaan musiman yang harus ditutupi sebelum periode penjualan dimulai, alat mahal yang membuat pengulangan produksi pendek tidak efisien, atau kekurangan produk di mana kehabisan stok akan lebih mahal daripada menyimpan inventaris tambahan.

Kuncinya adalah bahwa pesanan yang lebih besar harus menyelesaikan masalah bisnis yang nyata. "Pemasok memberi kami harga yang lebih baik" tidak cukup dengan sendirinya.

Cara Praktis untuk Menetapkan Jumlah Pesanan Pertama

Proses yang berguna adalah membangun jumlah dari permintaan dan waktu pengiriman, kemudian mengujinya terhadap risiko.

1. Perkirakan permintaan bulanan yang konservatif. Gunakan konsumsi aktual atau riwayat penjualan jika memungkinkan.
2. Hitung seluruh periode pengisian ulang. Sertakan produksi, inspeksi, pengiriman, bea cukai, dan pengiriman darat.
3. Tambahkan stok pengaman yang wajar. Izinkan penundaan atau variasi permintaan tanpa secara otomatis membangun inventaris yang berlebihan.
4. Bandingkan hasil dengan MOQ. Jika kebutuhan Anda di bawah MOQ, negosiasikan atau pertimbangkan pemasok lain.
5. Periksa ekonomi pengiriman. Lihat apakah peningkatan yang moderat secara material meningkatkan biaya yang sudah ditanggung.
6. Tetapkan batas eksposur maksimum. Tentukan kerugian finansial terbesar atau masalah inventaris yang dapat dengan nyaman diserap bisnis jika pesanan berkinerja buruk.
7. Kurangi jumlah jika ketidakpastian pemasok tinggi. Sumber baru harus mendapatkan volume yang lebih besar melalui kinerja.

Untuk hubungan pemasok yang matang, jumlah pengisian ulang yang stabil mungkin beberapa bulan permintaan. Untuk pemasok yang benar-benar baru, pesanan pertama dapat secara sengaja lebih kecil dari jumlah yang Anda harapkan untuk dibeli nanti. Setelah pemasok berhasil mengirimkan, pesanan berikutnya dapat ditingkatkan menggunakan data nyata daripada asumsi.

Jangan Biarkan Pengiriman atau Diskon Menyembunyikan Biaya Menyimpan Inventaris

Pembeli biasanya membandingkan harga pabrik dan pengiriman tetapi melupakan biaya menyimpan stok tambahan yang diciptakan oleh pesanan yang lebih besar. Inventaris menggunakan kas yang sebaliknya dapat mendanai pembelian lain, pemasaran, gaji, peralatan, atau modal kerja.

Juga bisa ada sewa gudang, asuransi, penanganan, penyusutan, kerusakan, kedaluwarsa, usang, dan risiko markdown. Semakin lama inventaris tetap tidak terjual, semakin penting biaya ini menjadi.

Diskon jumlah hanya berharga ketika penghematan melebihi biaya dan risiko tambahan yang diciptakan dengan membeli lebih awal dari yang diperlukan. Harga pembelian terendah tidak otomatis menjadi biaya total terendah.

Pertanyaan untuk Dijawab Sebelum Menyetujui Pesanan Pembelian Pertama yang Besar

• Berapa banyak unit yang dapat kita jual atau konsumsi secara realistis setiap bulan?
• Berapa lama pesanan ulang dari PO hingga stok yang dapat digunakan?
• Apa yang terjadi jika pengiriman ini terlambat satu bulan?
• Apa yang terjadi jika 5% atau 10% dari unit gagal inspeksi?
• Bisakah barang-barang diperbaiki secara lokal, atau apakah mereka perlu dikembalikan atau dibuang?
• Berapa banyak kas yang akan terikat dari deposit hingga inventaris terjual?
• Apa biaya yang sebenarnya pada MOQ dan pada jumlah yang lebih besar?
• Seberapa banyak biaya pengiriman per unit sebenarnya meningkat?
• Berapa banyak bulan inventaris yang akan diciptakan oleh pesanan yang lebih besar?
• Apakah produk kemungkinan akan kedaluwarsa, menjadi usang, atau kehilangan permintaan?
• Apakah pemasok ini berhasil memproduksi spesifikasi yang sama dalam skala besar?
• Bisakah kita memeriksa pesanan sebelum pembayaran akhir atau pengiriman?
• Jika pemasok ini gagal, seberapa cepat sumber lain dapat menggantikan stok?
• Apakah kita meningkatkan jumlah karena ekonomi mendukungnya, atau karena diskon terasa sulit untuk ditolak?

Catatan Sourcing

Tidak ada jumlah pesanan pertama yang universal yang benar untuk setiap pemasok atau produk. Untuk banyak hubungan pemasok baru, titik awal yang masuk akal adalah dekat dengan jumlah terkecil yang mewakili produksi komersial normal dan memberikan ekonomi biaya yang dapat diterima.

Tingkatkan jumlah itu hanya ketika permintaan, waktu pengiriman, pengiriman, ekonomi produksi, atau risiko kekurangan memberikan alasan yang jelas. MOQ dan diskon harga pemasok penting, tetapi mereka tidak boleh memutuskan pesanan untuk Anda.

Pemasok baru yang baik harus dapat mendapatkan lebih banyak volume Anda. Pesanan pertama yang sukses memberi Anda bukti tentang kualitas, komunikasi, pengiriman, dan keandalan komersial. Bukti itu jauh lebih berguna ketika memutuskan ukuran pesanan kedua dan ketiga daripada janji apa pun yang dibuat sebelum produksi dimulai.