Tài khoản mở so với Thư tín dụng: Cái nào tốt hơn cho những người mua đã thiết lập?
Khi một người mua đã hoàn thành một vài đơn hàng thành công với cùng một nhà cung cấp nước ngoài, các điều khoản thanh toán thường trở thành cuộc đàm phán lớn tiếp theo. Mối quan hệ có thể bắt đầu với một khoản đặt cọc, T/T trước khi giao hàng hoặc một thư tín dụng, nhưng một người mua đã thiết lập có thể cuối cùng yêu cầu các điều khoản tài khoản mở như 30, 60 hoặc 90 ngày.
Đối với người mua, tài khoản mở có thể cải thiện vốn lưu động, giảm ma sát ngân hàng và làm cho việc mua hàng lặp lại dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với nhà cung cấp, điều này có nghĩa là giao hàng trước khi thu tiền. Một thư tín dụng, ngược lại, giữ một cấu trúc thanh toán tài liệu được ngân hàng hỗ trợ trong giao dịch và có thể giảm một số hình thức rủi ro thanh toán cho người bán.
Vì vậy, lựa chọn đúng không chỉ đơn giản là phương thức thanh toán có phí thấp nhất. Nó phụ thuộc vào sức mạnh của mối quan hệ thương mại, giá trị đơn hàng, khả năng tín dụng của người mua, rủi ro quốc gia, nhu cầu tài chính của nhà cung cấp, yêu cầu tài liệu và những gì mỗi bên đang cố gắng bảo vệ.
Nếu bạn vẫn đang so sánh các cấu trúc chuyển khoản ngân hàng với các tín dụng tài liệu, LC và T/T: Phương Thức Thanh Toán Nào An Toàn Hơn Cho Người Nhập Khẩu? giải thích quyết định giai đoạn trước giữa LC và T/T từ quan điểm của người nhập khẩu.
Tài khoản mở có nghĩa là gì trong thương mại quốc tế?
Dưới các điều khoản tài khoản mở, nhà cung cấp giao hàng trước khi thanh toán đến hạn. Người mua sau đó thanh toán hóa đơn vào một ngày trong tương lai đã thỏa thuận, thường là 30, 60 hoặc 90 ngày tùy thuộc vào mối quan hệ và ngành nghề.
Điều này hấp dẫn đối với người mua vì tiền mặt không rời khỏi doanh nghiệp trước khi hàng hóa được sản xuất và giao đi. Tùy thuộc vào ngày đến hạn đã thỏa thuận, người mua thậm chí có thể nhận, kiểm tra, phân phối hoặc bán một phần hàng tồn kho trước khi hóa đơn của nhà cung cấp đến hạn thanh toán.
Tài khoản mở do đó chuyển nhiều rủi ro thanh toán hơn về phía nhà cung cấp. Người xuất khẩu thực sự đang mở rộng tín dụng thương mại cho người mua và phải cảm thấy thoải mái rằng hóa đơn sẽ được thanh toán đầy đủ và đúng hạn.
Đối với một người mua đã thiết lập, sự chuyển giao đó thường là điểm của cuộc đàm phán. Một lịch sử thanh toán mạnh mẽ, khối lượng mua lặp lại và hồ sơ tài chính minh bạch có thể biến hiệu suất trước đó thành các điều khoản thương mại tốt hơn.
Thư tín dụng thay đổi điều gì?
Một thư tín dụng, hay LC, là một cam kết của ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp khi các điều kiện tài liệu yêu cầu được đáp ứng. Ngân hàng phát hành hành động thay mặt cho người mua, trong khi nhà cung cấp trình bày các tài liệu được chỉ định trong tín dụng.
Một LC có thể yêu cầu các tài liệu như hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, tài liệu vận chuyển, chứng nhận xuất xứ hoặc chứng nhận kiểm tra. Thanh toán có thể được cấu trúc ngay lập tức hoặc, tùy thuộc vào tín dụng, vào một ngày đáo hạn trong tương lai.
Sự phân biệt quan trọng là một LC tạo ra kiểm soát tài liệu, không phải kiểm soát vật lý đối với hàng hóa. Các ngân hàng kiểm tra tài liệu thay vì sản phẩm thực tế, vì vậy một LC không thay thế các thông số kỹ thuật, kiểm tra, kiểm soát chất lượng hoặc một hợp đồng mua hàng mạnh mẽ.
Sự phân biệt đó quan trọng đối với các đội ngũ mua sắm có kinh nghiệm. Một bộ tài liệu hoàn toàn tuân thủ vẫn có thể đi kèm với hàng hóa mà sau này tạo ra một tranh chấp thương mại. An ninh thanh toán và rủi ro hiệu suất sản phẩm do đó phải được quản lý riêng biệt.
Tại sao những người mua đã thiết lập thường thích tài khoản mở
Tài khoản mở đặc biệt hấp dẫn khi người mua và nhà cung cấp đã biết cách hoạt động của nhau. Sau một lịch sử giao hàng thành công và thanh toán đúng hạn, việc liên tục trả phí ngân hàng và chuẩn bị các tín dụng tài liệu cho các đơn hàng thông thường có thể bắt đầu tăng chi phí mà không mang lại cùng mức giá trị thực tiễn mà nó đã cung cấp vào đầu mối quan hệ.
Đối với người mua, lợi ích rõ ràng nhất là dòng tiền. Tiền vẫn có sẵn cho hàng tồn kho, tiền lương, vận chuyển, thuế hải quan, tiếp thị hoặc các chi phí hoạt động khác cho đến khi hóa đơn đến hạn.
Tài khoản mở cũng có thể đơn giản hóa việc đặt hàng lặp lại. Đội ngũ mua sắm không cần mở hoặc sửa đổi một LC cho mỗi lô hàng tiêu chuẩn, và nhà cung cấp không cần chuẩn bị tài liệu chủ yếu để đáp ứng các điều kiện ngân hàng trước khi nhận thanh toán.
Giảm ma sát đó có thể trở nên quan trọng khi tần suất mua hàng tăng lên. Một cấu trúc thanh toán mà có thể quản lý cho hai đơn hàng lớn mỗi năm có thể không hiệu quả khi mối quan hệ phát triển thành các lô hàng hàng tháng.
Lợi ích tài chính lớn hơn phí ngân hàng
Người mua đôi khi so sánh tài khoản mở và LC chỉ bằng cách nhìn vào phí ngân hàng. Điều đó bỏ lỡ tác động lớn hơn đến vốn lưu động.
Hãy xem xét một người mua đặt hàng quốc tế thường xuyên với chu kỳ sản xuất và vận chuyển dài. Dưới một thỏa thuận thanh toán trước hoặc LC được cấu trúc chặt chẽ, tiền có thể được cam kết từ rất sớm trước khi hàng tồn kho bắt đầu tạo ra doanh thu. Dưới các điều khoản tài khoản mở, thanh toán xảy ra muộn hơn trong chu kỳ.
Sự khác biệt có thể giảm số vốn lưu động bị ràng buộc trong mỗi lần mua. Đối với một người mua nhập khẩu liên tục, ngay cả một cải thiện 30 ngày trong thời gian thanh toán cũng có thể quan trọng hơn về mặt hoạt động so với phí ngân hàng trực tiếp được tiết kiệm.
Tuy nhiên, người mua không nên giả định rằng tài khoản mở tự động rẻ hơn trong mọi báo giá. Một nhà cung cấp có thể bao gồm chi phí tài chính cho các khoản phải thu, bảo hiểm tín dụng, chiết khấu hoặc rủi ro bổ sung trong giá sản phẩm. So sánh chính xác là tổng chi phí thương mại, không chỉ là ngày đến hạn của hóa đơn.
Đây là một lý do mà các điều khoản thanh toán nên được chuẩn hóa khi so sánh các báo giá. Ba nhà cung cấp báo giá cho cùng một sản phẩm: Đề nghị nào thực sự là tốt nhất? giải thích tại sao giá cả, Incoterms, thời gian thanh toán, thời gian giao hàng và rủi ro nhà cung cấp nên được so sánh cùng nhau thay vì như các con số riêng biệt.
Tài khoản mở không giống như tín dụng không giới hạn
Những người mua đã thiết lập đôi khi coi tài khoản mở như một quyền lợi vĩnh viễn khi mối quan hệ đạt đến một kích thước nhất định. Các nhà cung cấp có thể nhìn nhận điều đó khác đi.
Một nhà cung cấp có thể cung cấp tài khoản mở trong khi vẫn đặt ra một giới hạn tín dụng, yêu cầu các hóa đơn quá hạn phải được thanh toán trước khi giao hàng mới, giảm điều khoản trong các giai đoạn rủi ro cao hơn hoặc yêu cầu thông tin tài chính cập nhật.
Sự sẵn lòng của nhà cung cấp để mở rộng tín dụng cũng có thể phụ thuộc vào sự tập trung đơn hàng. Một người mua đột nhiên gấp đôi khối lượng hàng tháng đang yêu cầu nhà cung cấp tài trợ cho một số dư phải thu lớn hơn nhiều, ngay cả khi lịch sử thanh toán vẫn hoàn hảo.
Đối với các đội ngũ mua sắm, bài học thực tiễn là đàm phán cả thời gian thanh toán và khả năng tín dụng. Điều khoản Net 60 ít hữu ích hơn nhiều nếu giới hạn tín dụng của nhà cung cấp chỉ đủ cho một lô hàng nhỏ tại một thời điểm.
Khi nào một Thư tín dụng vẫn có ý nghĩa
Một mối quan hệ đã thiết lập không làm cho một LC trở nên lỗi thời. Có những giao dịch mà cấu trúc bổ sung vẫn hữu ích.
Một người mua có thể vẫn thích một LC khi giá trị đơn hàng lớn bất thường, sản phẩm được mua từ một nhà máy mới trong nhóm nhà cung cấp, điểm đến hoặc môi trường ngân hàng đã thay đổi, chu kỳ sản xuất dài, hoặc giao dịch yêu cầu các điều kiện tài liệu cụ thể.
Nhà cung cấp cũng có thể yêu cầu một LC khi họ không thể thoải mái với sự tiếp xúc phải thu của người mua. Điều này có thể xảy ra ngay cả với một người mua đáng tin cậy nếu đơn hàng lớn so với bảng cân đối kế toán của nhà cung cấp.
Nói cách khác, lịch sử mối quan hệ chỉ là một phần của phép tính rủi ro. Kích thước giao dịch và khả năng tài chính cũng quan trọng.
Rủi ro quốc gia và ngân hàng có thể thay đổi quyết định
Một người mua có thể có một lịch sử thanh toán xuất sắc trong khi môi trường thương mại xung quanh trở nên ít dự đoán hơn. Kiểm soát tiền tệ, gián đoạn ngân hàng, bất ổn chính trị hoặc hạn chế chuyển tiền xuyên biên giới có thể ảnh hưởng đến sự sẵn lòng của nhà cung cấp để chỉ dựa vào một hóa đơn đến hạn 60 ngày sau.
Trong những tình huống này, các bên có thể quyết định rằng một cấu trúc được ngân hàng hỗ trợ là đáng giữ cho một số đơn hàng nhất định ngay cả khi họ sử dụng tài khoản mở cho thương mại thông thường ở nơi khác.
Điều ngược lại cũng có thể xảy ra. Một nhà cung cấp có thể ban đầu yêu cầu một LC vì họ có thông tin hạn chế về người mua. Sau nhiều năm giao dịch đáng tin cậy và một hồ sơ tín dụng rõ ràng, cùng nhà cung cấp đó có thể cảm thấy thoải mái khi chuyển các lô hàng thông thường sang tài khoản mở trong khi giữ LCs cho các giao dịch đặc biệt.
Đây là lý do mà các phương thức thanh toán nên được xem xét lại khi mối quan hệ thay đổi thay vì được sao chép tự động từ đơn hàng đầu tiên mãi mãi.
Rủi ro thanh toán và rủi ro sản phẩm là khác nhau
Đối với người mua, một sai lầm phổ biến là giả định rằng một LC bảo vệ chống lại mọi vấn đề của nhà cung cấp. Nó không làm vậy.
Một LC có thể điều kiện thanh toán dựa trên sự tuân thủ tài liệu, nhưng các ngân hàng không kiểm tra kích thước, thử nghiệm vật liệu, kiểm tra tay nghề hoặc xác nhận rằng mỗi đơn vị đều khớp với mẫu đã được phê duyệt. Những kiểm soát đó thuộc về quy trình mua sắm thương mại.
Tài khoản mở thực sự có thể cho người mua nhiều quyền lực thương mại hơn sau khi giao hàng vì thanh toán vẫn chưa được thực hiện. Nhưng lợi thế đó không nên khuyến khích kiểm soát chất lượng yếu. Nếu hàng hóa bị lỗi đến, người mua vẫn có thể phải đối mặt với sự chậm trễ trong việc thay thế, ngừng sản xuất, khiếu nại của khách hàng, chi phí lưu trữ hoặc tranh chấp về trách nhiệm.
Bất kể phương thức thanh toán, các thông số kỹ thuật kỹ thuật, quyền kiểm tra, tiêu chí chấp nhận, nghĩa vụ bảo hành và quy trình tranh chấp nên được thỏa thuận rõ ràng trước khi sản xuất.
Tài khoản mở có thể được kết hợp với bảo vệ rủi ro không?
Có. Việc chuyển từ một LC truyền thống không có nghĩa là nhà cung cấp phải chấp nhận toàn bộ rủi ro không thanh toán mà không có sự bảo vệ.
Các nhà xuất khẩu có thể sử dụng các công cụ như bảo hiểm tín dụng xuất khẩu, chiết khấu hoặc tài chính phải thu để hỗ trợ doanh số bán hàng tài khoản mở. Một khả năng khác trong một mối quan hệ đã thiết lập là một thư tín dụng dự phòng, có thể cung cấp một biện pháp bảo vệ nếu người mua không thanh toán như đã thỏa thuận trong khi cho phép các hóa đơn thông thường hoạt động theo các điều khoản tài khoản mở.
Các cấu trúc này có thể hữu ích vì chúng tách biệt quy trình thanh toán thương mại hàng ngày khỏi chiến lược giảm thiểu rủi ro của nhà cung cấp. Người mua nhận được các điều khoản đơn giản hơn, trong khi nhà cung cấp vẫn có thể có cách để quản lý sự tiếp xúc phải thu.
Chi phí của sự bảo vệ đó không biến mất. Nó có thể được thanh toán trực tiếp bởi nhà cung cấp, phản ánh trong giá bán hoặc được thương lượng giữa các bên. Do đó, người mua nên hỏi liệu một sự thay đổi trong cấu trúc thanh toán có thay đổi giá sản phẩm được báo giá hay không.
Bạn nên thương lượng điều gì trước khi chuyển sang tài khoản mở?
Một thỏa thuận tài khoản mở tốt cần nhiều chi tiết hơn là chỉ viết "Net 60" trên một đơn hàng.
Đầu tiên, xác định chính xác khi nào thời gian thanh toán bắt đầu. Nó có thể bắt đầu từ ngày hóa đơn, ngày giao hàng, ngày vận đơn, ngày nhận hàng hoặc một cột mốc đã thỏa thuận khác. Một điều khoản 60 ngày bắt đầu từ ngày giao hàng khác biệt về mặt vật chất so với 60 ngày sau khi nhận hàng tại kho của người mua.
Thứ hai, đồng ý về tiền tệ, phí ngân hàng, phương thức thanh toán và cách xử lý các khoản tiền tranh chấp. Hợp đồng cũng nên làm rõ liệu một yêu cầu chưa được giải quyết có cho phép người mua giữ lại toàn bộ hóa đơn hay chỉ phần tranh chấp.
Thứ ba, hiểu giới hạn tín dụng của nhà cung cấp và điều gì sẽ xảy ra khi các hóa đơn chưa thanh toán gần đến nó. Một người mua nên biết liệu các đơn hàng mới có tiếp tục giao hàng bình thường hay không hoặc liệu chúng sẽ bị hoãn lại cho đến khi các hóa đơn trước đó được thanh toán.
Cuối cùng, thiết lập một quy trình để xem xét các điều khoản. Nếu khối lượng mua tăng đáng kể, cả hai bên có thể cần tăng giới hạn tín dụng hoặc thay đổi thời gian thanh toán thay vì để các vấn đề hoạt động xuất hiện mà không có cảnh báo.
Người mua đã thiết lập nên yêu cầu các điều khoản tốt hơn như thế nào?
Luận điểm mạnh nhất là bằng chứng, không phải áp lực. Một người mua yêu cầu chuyển từ LC sang tài khoản mở nên sẵn sàng cho thấy lý do tại sao rủi ro của nhà cung cấp đã thay đổi.
Bằng chứng hữu ích có thể bao gồm hồ sơ thanh toán đúng hạn, khối lượng mua hàng năm tăng, dự đoán đơn hàng ổn định, thông tin công ty rõ ràng và sẵn sàng cung cấp tài liệu tín dụng hợp lý khi thích hợp.
Người mua cũng có thể đề xuất một quá trình chuyển đổi dần dần. Ví dụ, các bên có thể bắt đầu với Net 30 trên một hạn mức tín dụng hạn chế, sau đó mở rộng thời gian hoặc tăng giới hạn sau một vài chu kỳ thành công.
Cách tiếp cận theo giai đoạn này thường dễ dàng hơn cho một nhà cung cấp để phê duyệt hơn là một yêu cầu ngay lập tức để chuyển tất cả việc mua hàng từ các điều khoản do ngân hàng kiểm soát sang Net 90.
Đừng đổi giá thấp hơn để có điều khoản thanh toán tồi tệ hơn mà không đo lường nó
Các điều khoản thanh toán có giá trị kinh tế. Một nhà cung cấp đưa ra giá đơn vị cao hơn một chút với Net 60 có thể hấp dẫn hơn so với một nhà cung cấp có giá thấp hơn yêu cầu một khoản đặt cọc lớn và toàn bộ số dư trước khi giao hàng.
Tương tự, một nhà cung cấp có thể cung cấp chiết khấu cho việc thanh toán sớm. Các đội ngũ mua sắm nên tính toán xem liệu chiết khấu đó có đáng giá so với chi phí vốn lưu động và sự tiếp xúc bổ sung do thanh toán sớm tạo ra hay không.
Điều quan trọng là so sánh các đề nghị trên một cơ sở nhất quán. Giá sản phẩm, cơ sở vận chuyển, thuế, thời gian thanh toán, chi phí tài chính, rủi ro chất lượng, thời gian giao hàng và độ tin cậy của nhà cung cấp đều ảnh hưởng đến chi phí thực sự của việc mua hàng.
Cái nào tốt hơn cho một người mua đã thiết lập?
Đối với một người mua có khả năng tín dụng tốt với một nhà cung cấp lâu dài đáng tin cậy, lịch sử giao hàng ổn định và môi trường thương mại có thể dự đoán, tài khoản mở thường là cấu trúc hiệu quả hơn cho các giao dịch lặp lại thông thường. Nó cải thiện dòng tiền của người mua, giảm quản lý tài liệu và có thể làm cho việc mua hàng thường xuyên dễ dàng hơn.
Một thư tín dụng vẫn có giá trị khi giao dịch tự nó tạo ra rủi ro bổ sung. Các đơn hàng lớn một lần, điểm đến bất thường, điều kiện ngân hàng thay đổi, các sắp xếp sản xuất mới hoặc nhu cầu của nhà cung cấp về sự đảm bảo thanh toán mạnh mẽ hơn đều có thể biện minh cho việc giữ một LC.
Kết quả tốt nhất thường không phải là chọn một phương pháp vĩnh viễn. Các mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp trưởng thành có thể sử dụng tài khoản mở cho các đơn hàng lặp lại thông thường và giữ LC hoặc một cơ chế kiểm soát rủi ro khác cho các giao dịch đặc biệt.
Các người mua đã thiết lập nên coi các điều khoản thanh toán tốt hơn như một phần của quản lý mối quan hệ nhà cung cấp. Mục tiêu không chỉ đơn giản là trì hoãn thanh toán, mà là tạo ra một cấu trúc cải thiện vốn lưu động mà không làm cho nhà cung cấp cảm thấy không thoải mái về tài chính hoặc giới thiệu rủi ro giao hàng mới.
Danh sách kiểm tra của người mua trước khi thay đổi điều khoản thanh toán
- Chúng ta đã giao dịch với nhà cung cấp này bao lâu rồi?
- Cả hai bên đã liên tục đáp ứng nghĩa vụ thanh toán và giao hàng chưa?
- Giá trị đơn hàng bình thường là gì và nhà cung cấp sẽ chịu bao nhiêu rủi ro phải thu?
- Khi nào chính xác thì thời gian thanh toán tài khoản mở bắt đầu?
- Có giới hạn tín dụng nào ngoài điều khoản thanh toán không?
- Nhà cung cấp có thay đổi giá sản phẩm nếu họ tài trợ cho khoản phải thu của chúng ta không?
- Bảo hiểm tín dụng xuất khẩu, chiết khấu hoặc một LC dự phòng có hỗ trợ thỏa thuận không?
- Các điều kiện quốc gia, tiền tệ hoặc ngân hàng có biện minh cho việc giữ một LC không?
- Các kiểm soát kiểm tra sản phẩm và chấp nhận có đủ mạnh không bất kể phương thức thanh toán?
- Các đơn hàng thông thường và các đơn hàng giá trị cao đặc biệt có nên sử dụng các cấu trúc thanh toán khác nhau không?
Ghi chú về nguồn cung
Tài khoản mở thường là dấu hiệu cho thấy sự tin tưởng thương mại đã tăng lên, nhưng nó vẫn nên được đàm phán như một thỏa thuận tín dụng thay vì được coi là một sở thích hóa đơn thông thường. Người mua có được sự linh hoạt về vốn lưu động, trong khi các nhà cung cấp phải chịu thêm rủi ro phải thu.
Đối với các mối quan hệ đã thiết lập, thỏa thuận bền vững nhất là một thỏa thuận mà cấu trúc thanh toán phù hợp với khả năng tài chính của cả hai công ty. Người mua nên tìm kiếm dòng tiền tốt hơn và việc mua sắm đơn giản hơn, nhưng các điều khoản đặt áp lực quá mức lên nhà cung cấp cuối cùng có thể xuất hiện ở nơi khác thông qua giá cao hơn, sản xuất chậm trễ, giới hạn tín dụng giảm hoặc sự miễn cưỡng chấp nhận các đơn hàng lớn hơn.
