Akun Terbuka vs Surat Kredit: Mana yang Lebih Baik untuk Pembeli yang Sudah Terbiasa?
Setelah seorang pembeli menyelesaikan beberapa pesanan sukses dengan pemasok luar negeri yang sama, syarat pembayaran sering kali menjadi negosiasi besar berikutnya. Hubungan mungkin dimulai dengan deposit, T/T sebelum pengiriman atau surat kredit, tetapi pembeli yang sudah terbiasa mungkin akhirnya meminta syarat akun terbuka seperti 30, 60 atau 90 hari.
Bagi pembeli, akun terbuka dapat meningkatkan modal kerja, mengurangi gesekan perbankan dan mempermudah pembelian ulang. Namun, bagi pemasok, ini berarti mengirim barang sebelum menerima pembayaran. Surat kredit, sebaliknya, menjaga struktur pembayaran dokumenter yang didukung bank dalam transaksi dan dapat mengurangi beberapa bentuk risiko pembayaran bagi penjual.
Oleh karena itu, pilihan yang tepat tidak hanya metode pembayaran dengan biaya terendah. Ini tergantung pada kekuatan hubungan komersial, nilai pesanan, kelayakan kredit pembeli, risiko negara, kebutuhan pembiayaan pemasok, persyaratan dokumentasi dan apa yang ingin dilindungi oleh masing-masing pihak.
Jika Anda masih membandingkan struktur transfer bank dengan kredit dokumenter, LC vs T/T: Metode Pembayaran Mana yang Lebih Aman untuk Importir? menjelaskan keputusan tahap awal antara LC dan T/T dari perspektif importir.
Apa Arti Akun Terbuka dalam Perdagangan Internasional?
Di bawah syarat akun terbuka, pemasok mengirim barang sebelum pembayaran jatuh tempo. Pembeli kemudian membayar faktur pada tanggal yang disepakati di masa depan, biasanya 30, 60 atau 90 hari tergantung pada hubungan dan industri.
Ini menarik bagi pembeli karena uang tidak keluar dari bisnis sebelum pengiriman diproduksi dan dikirim. Tergantung pada tanggal jatuh tempo yang disepakati, pembeli bahkan dapat menerima, memeriksa, mendistribusikan atau menjual sebagian dari inventaris sebelum faktur pemasok jatuh tempo.
Akun terbuka oleh karena itu mengalihkan lebih banyak risiko pembayaran kepada pemasok. Eksportir secara efektif memperpanjang kredit komersial kepada pembeli dan harus merasa nyaman bahwa faktur akan dibayar penuh dan tepat waktu.
Bagi pembeli yang sudah terbiasa, pergeseran itu sering kali menjadi titik negosiasi. Riwayat pembayaran yang kuat, volume pembelian berulang dan profil keuangan yang transparan dapat mengubah kinerja sebelumnya menjadi syarat komersial yang lebih baik.
Apa yang Diubah oleh Surat Kredit?
Surat kredit, atau LC, adalah komitmen bank untuk membayar pemasok ketika syarat dokumenter yang diperlukan terpenuhi. Bank penerbit bertindak atas nama pembeli, sementara pemasok menyajikan dokumen yang ditentukan dalam kredit.
LC mungkin memerlukan dokumen seperti faktur komersial, daftar kemasan, dokumen transportasi, sertifikat asal atau sertifikat inspeksi. Pembayaran dapat disusun pada saat tampak atau, tergantung pada kredit, pada tanggal jatuh tempo di masa depan.
Perbedaan penting adalah bahwa LC menciptakan kontrol dokumenter, bukan kontrol fisik atas barang. Bank memeriksa dokumen daripada produk yang sebenarnya, jadi LC tidak menggantikan spesifikasi, inspeksi, kontrol kualitas atau kontrak pembelian yang kuat.
Perbedaan itu penting bagi tim pengadaan yang berpengalaman. Sekumpulan dokumen yang sepenuhnya sesuai masih dapat menyertai barang yang kemudian menciptakan sengketa komersial. Keamanan pembayaran dan risiko kinerja produk harus dikelola secara terpisah.
Mengapa Pembeli yang Sudah Terbiasa Sering Memilih Akun Terbuka
Akun terbuka sangat menarik ketika pembeli dan pemasok sudah tahu bagaimana kinerja masing-masing. Setelah sejarah pengiriman yang sukses dan pembayaran tepat waktu, membayar biaya bank secara berulang dan menyiapkan kredit dokumenter untuk pesanan rutin dapat mulai menambah biaya tanpa menambah tingkat nilai praktis yang sama seperti yang diberikan di awal hubungan.
Bagi pembeli, manfaat yang paling jelas adalah arus kas. Uang tetap tersedia untuk inventaris, gaji, pengiriman, bea cukai, pemasaran atau biaya operasional lainnya hingga faktur mencapai tanggal jatuh temponya.
Akun terbuka juga dapat menyederhanakan pemesanan ulang. Tim pengadaan tidak perlu membuka atau mengubah LC untuk setiap pengiriman standar, dan pemasok tidak perlu menyiapkan dokumen terutama untuk memenuhi syarat bank sebelum menerima pembayaran.
Pengurangan gesekan itu dapat menjadi penting ketika frekuensi pembelian meningkat. Struktur pembayaran yang dapat dikelola untuk dua pesanan besar per tahun mungkin tidak efisien ketika hubungan berkembang menjadi pengiriman bulanan.
Manfaat Finansial Lebih Besar daripada Biaya Bank
Pembeli kadang-kadang membandingkan akun terbuka dan LC hanya dengan melihat biaya bank. Itu mengabaikan efek modal kerja yang lebih besar.
Pertimbangkan seorang pembeli yang melakukan pesanan internasional secara teratur dengan siklus produksi dan pengiriman yang panjang. Di bawah pengaturan pembayaran di muka atau LC yang terstruktur ketat, uang mungkin terikat jauh sebelum inventaris mulai menghasilkan pendapatan. Di bawah syarat akun terbuka, pembayaran terjadi lebih lambat dalam siklus.
Perbedaan itu dapat mengurangi jumlah modal kerja yang terikat dalam setiap pembelian. Bagi pembeli yang terus-menerus mengimpor, bahkan perbaikan waktu pembayaran 30 hari dapat lebih berarti secara operasional daripada biaya bank langsung yang dihemat.
Namun, pembeli tidak boleh menganggap bahwa akun terbuka secara otomatis lebih murah dalam setiap penawaran. Pemasok mungkin memasukkan biaya pembiayaan piutang, asuransi kredit, factoring atau risiko tambahan dalam harga produk. Perbandingan yang benar adalah total biaya komersial, bukan hanya tanggal jatuh tempo faktur.
Ini adalah salah satu alasan syarat pembayaran harus dinormalisasi saat membandingkan penawaran. Tiga Pemasok Mengutip Produk yang Sama: Tawaran Mana yang Sebenarnya Terbaik? menjelaskan mengapa harga, Incoterms, waktu pembayaran, waktu pengiriman dan risiko pemasok harus dibandingkan bersama-sama daripada sebagai angka terpisah.
Akun Terbuka Tidak Sama dengan Kredit Tanpa Batas
Pembeli yang sudah terbiasa kadang-kadang menganggap akun terbuka sebagai hak permanen setelah hubungan mencapai ukuran tertentu. Pemasok mungkin melihatnya berbeda.
Pemasok dapat menawarkan akun terbuka sambil tetap menetapkan batas kredit, memerlukan faktur yang jatuh tempo untuk dibayar sebelum pengiriman baru, mengurangi syarat selama periode risiko yang lebih tinggi atau meminta informasi keuangan yang diperbarui.
Kesediaan pemasok untuk memperpanjang kredit juga dapat bergantung pada konsentrasi pesanan. Pembeli yang tiba-tiba menggandakan volume bulanan meminta pemasok untuk membiayai saldo piutang yang jauh lebih besar, bahkan jika riwayat pembayaran tetap sempurna.
Bagi tim pengadaan, pelajaran praktis adalah untuk merundingkan baik periode pembayaran maupun kapasitas kredit. Syarat net 60 jauh lebih tidak berguna jika batas kredit pemasok hanya mencakup satu pengiriman kecil pada satu waktu.
Kapan Surat Kredit Masih Masuk Akal
Hubungan yang sudah terbiasa tidak membuat LC menjadi usang. Ada transaksi di mana struktur tambahan tetap berguna.
Pembeli mungkin masih lebih memilih LC ketika nilai pesanan sangat besar, produk dibeli dari pabrik baru dalam kelompok pemasok, tujuan atau lingkungan perbankan telah berubah, siklus produksi panjang, atau transaksi memerlukan syarat dokumenter tertentu.
Pemasok juga dapat meminta LC ketika tidak dapat dengan nyaman menanggung eksposur piutang pembeli. Ini dapat terjadi bahkan dengan pembeli yang dapat dipercaya jika pesanan besar relatif terhadap neraca pemasok sendiri.
Dengan kata lain, riwayat hubungan hanya satu bagian dari perhitungan risiko. Ukuran transaksi dan kapasitas pembiayaan juga penting.
Risiko Negara dan Perbankan Dapat Mengubah Keputusan
Pembeli mungkin memiliki riwayat pembayaran yang sangat baik sementara lingkungan komersial di sekitarnya menjadi kurang dapat diprediksi. Kontrol mata uang, gangguan perbankan, ketidakstabilan politik atau pembatasan pada transfer lintas batas dapat mempengaruhi kesediaan pemasok untuk hanya mengandalkan faktur yang jatuh tempo 60 hari kemudian.
Dalam situasi ini, pihak-pihak mungkin memutuskan bahwa struktur yang didukung bank layak dipertahankan untuk pesanan tertentu meskipun mereka menggunakan akun terbuka untuk perdagangan rutin di tempat lain.
Sebaliknya juga bisa terjadi. Pemasok mungkin awalnya memerlukan LC karena memiliki informasi terbatas tentang pembeli. Setelah bertahun-tahun perdagangan yang dapat diandalkan dan catatan kredit yang jelas, pemasok yang sama mungkin merasa nyaman memindahkan pengiriman biasa ke akun terbuka sambil menyimpan LC untuk transaksi luar biasa.
Inilah mengapa metode pembayaran harus ditinjau seiring perubahan hubungan daripada disalin secara otomatis dari pesanan pembelian pertama selamanya.
Risiko Pembayaran dan Risiko Produk Berbeda
Bagi pembeli, satu kesalahan umum adalah menganggap bahwa LC melindungi terhadap setiap masalah pemasok. Itu tidak.
LC dapat mensyaratkan pembayaran berdasarkan kepatuhan dokumenter, tetapi bank tidak memeriksa dimensi, menguji bahan, memeriksa pengerjaan atau mengonfirmasi bahwa setiap unit sesuai dengan sampel yang disetujui. Kontrol tersebut termasuk dalam proses pengadaan komersial.
Akun terbuka sebenarnya dapat memberi pembeli lebih banyak kekuatan komersial setelah pengiriman karena pembayaran masih tertunda. Namun, keuntungan itu tidak boleh mendorong kontrol kualitas yang lemah. Jika barang cacat tiba, pembeli mungkin masih menghadapi keterlambatan penggantian, penghentian produksi, klaim pelanggan, biaya penyimpanan atau sengketa mengenai tanggung jawab.
Terlepas dari metode pembayaran, spesifikasi teknis, hak inspeksi, kriteria penerimaan, kewajiban garansi dan prosedur sengketa harus disepakati dengan jelas sebelum produksi.
Bisakah Akun Terbuka Digabungkan dengan Perlindungan Risiko?
Ya. Beralih dari LC tradisional tidak berarti pemasok harus menerima seluruh risiko non-pembayaran tanpa perlindungan.
Eksportir dapat menggunakan alat seperti asuransi kredit ekspor, factoring atau pembiayaan piutang untuk mendukung penjualan akun terbuka. Kemungkinan lain dalam hubungan yang sudah terbiasa adalah surat kredit standby, yang dapat memberikan jaminan jika pembeli gagal membayar sesuai kesepakatan sambil memungkinkan faktur rutin beroperasi dengan syarat akun terbuka.
Struktur ini dapat berguna karena memisahkan proses pembayaran komersial sehari-hari dari strategi mitigasi risiko pemasok. Pembeli menerima syarat yang lebih sederhana, sementara pemasok mungkin masih memiliki cara untuk mengelola eksposur piutang.
Biaya perlindungan itu tidak menghilang. Itu mungkin dibayar langsung oleh pemasok, tercermin dalam harga jual atau dinegosiasikan antara pihak-pihak. Oleh karena itu, pembeli harus bertanya apakah perubahan dalam struktur pembayaran juga mengubah harga produk yang dikutip.
Apa yang Harus Anda Negosiasikan Sebelum Beralih ke Akun Terbuka?
Perjanjian akun terbuka yang baik membutuhkan lebih banyak detail daripada sekadar menulis “Net 60” pada pesanan pembelian.
Pertama, tentukan dengan tepat kapan periode pembayaran dimulai. Itu mungkin berjalan dari tanggal faktur, tanggal pengiriman, tanggal bill of lading, penerimaan barang atau tonggak lain yang disepakati. Syarat 60 hari yang dimulai dari pengiriman sangat berbeda dari 60 hari setelah penerimaan di gudang pembeli.
Kedua, setujui mata uang, biaya bank, metode pembayaran dan perlakuan terhadap jumlah yang diperselisihkan. Kontrak juga harus menjelaskan apakah klaim yang belum diselesaikan memungkinkan pembeli untuk menahan seluruh faktur atau hanya bagian yang diperselisihkan.
Ketiga, pahami batas kredit pemasok dan apa yang terjadi ketika faktur yang belum dibayar mendekatinya. Pembeli harus tahu apakah pesanan baru terus dikirim secara normal atau apakah mereka akan ditahan hingga faktur sebelumnya dibayar.
Terakhir, tetapkan proses untuk meninjau syarat. Jika volume pembelian tumbuh secara substansial, kedua belah pihak mungkin perlu meningkatkan batas kredit atau mengubah periode pembayaran daripada membiarkan masalah operasional muncul tanpa peringatan.
Bagaimana Pembeli yang Sudah Terbiasa Meminta Syarat yang Lebih Baik?
Argumen terkuat adalah bukti, bukan tekanan. Pembeli yang meminta untuk beralih dari LC ke akun terbuka harus siap menunjukkan mengapa risiko pemasok telah berubah.
Bukti yang berguna dapat mencakup catatan pembayaran tepat waktu, peningkatan volume pembelian tahunan, perkiraan pesanan yang stabil, informasi perusahaan yang jelas dan kesediaan untuk memberikan dokumentasi kredit yang wajar jika diperlukan.
Pembeli juga dapat mengusulkan transisi bertahap. Misalnya, pihak-pihak dapat memulai dengan Net 30 pada batas kredit terbatas, kemudian memperpanjang syarat atau meningkatkan batas setelah beberapa siklus sukses.
Pendekatan bertahap ini sering kali lebih mudah disetujui oleh pemasok daripada permintaan langsung untuk memindahkan semua pembelian dari syarat yang dikendalikan bank ke Net 90.
Jangan Tukar Harga Lebih Rendah untuk Syarat Pembayaran yang Lebih Buruk Tanpa Mengukurnya
Syarat pembayaran memiliki nilai ekonomi. Pemasok yang menawarkan harga unit sedikit lebih tinggi dengan Net 60 mungkin lebih menarik daripada pemasok dengan harga lebih rendah yang memerlukan deposit besar dan saldo penuh sebelum pengiriman.
Demikian pula, pemasok mungkin menawarkan diskon untuk pembayaran lebih awal. Tim pengadaan harus menghitung apakah diskon itu sebanding dengan biaya modal kerja dan eksposur tambahan yang diciptakan dengan membayar lebih awal.
Poin penting adalah membandingkan penawaran secara konsisten. Harga produk, basis pengiriman, bea, waktu pembayaran, biaya pembiayaan, risiko kualitas, waktu pengiriman dan keandalan pemasok semuanya mempengaruhi biaya nyata dari pembelian.
Mana yang Lebih Baik untuk Pembeli yang Sudah Terbiasa?
Bagi pembeli yang layak kredit dengan pemasok jangka panjang yang dapat diandalkan, riwayat pengiriman yang stabil dan lingkungan komersial yang dapat diprediksi, akun terbuka sering kali merupakan struktur yang lebih efisien untuk bisnis berulang rutin. Ini meningkatkan arus kas pembeli, mengurangi administrasi dokumenter dan dapat mempermudah pembelian yang sering.
Surat kredit tetap berharga ketika transaksi itu sendiri menciptakan risiko tambahan. Pesanan besar sekali, tujuan yang tidak biasa, kondisi perbankan yang berubah, pengaturan produksi baru atau kebutuhan pemasok untuk jaminan pembayaran yang lebih kuat semuanya dapat membenarkan mempertahankan LC.
Hasil terbaik sering kali bukan memilih satu metode secara permanen. Hubungan pembeli-pemasok yang matang dapat menggunakan akun terbuka untuk pesanan berulang normal dan mempertahankan LC atau mekanisme kontrol risiko lainnya untuk transaksi luar biasa.
Pembeli yang sudah terbiasa harus memperlakukan syarat pembayaran yang lebih baik sebagai bagian dari manajemen hubungan pemasok. Tujuannya bukan hanya untuk menunda pembayaran, tetapi untuk menciptakan struktur yang meningkatkan modal kerja tanpa membuat pemasok merasa tidak nyaman secara finansial atau memperkenalkan risiko pengiriman baru.
Daftar Periksa Pembeli Sebelum Mengubah Syarat Pembayaran
- Sudah berapa lama kita berdagang dengan pemasok ini?
- Apakah kedua belah pihak secara konsisten memenuhi kewajiban pembayaran dan pengiriman?
- Apa nilai pesanan normal dan seberapa besar eksposur piutang yang akan ditanggung pemasok?
- Kapan tepatnya periode pembayaran akun terbuka dimulai?
- Apakah ada batas kredit selain syarat pembayaran?
- Apakah pemasok akan mengubah harga produk jika ia membiayai piutang kita?
- Apakah asuransi kredit ekspor, factoring atau LC standby mendukung pengaturan tersebut?
- Apakah kondisi negara, mata uang atau perbankan membenarkan mempertahankan LC?
- Apakah kontrol inspeksi produk dan penerimaan cukup kuat terlepas dari metode pembayaran?
- Apakah pesanan rutin dan pesanan bernilai tinggi yang luar biasa menggunakan struktur pembayaran yang berbeda?
Catatan Sourcing
Akun terbuka biasanya merupakan tanda bahwa kepercayaan komersial telah meningkat, tetapi tetap harus dinegosiasikan sebagai pengaturan kredit daripada diperlakukan sebagai preferensi faktur yang santai. Pembeli mendapatkan fleksibilitas modal kerja, sementara pemasok mengambil eksposur piutang tambahan.
Untuk hubungan yang sudah terbiasa, pengaturan yang paling tahan lama adalah yang di mana struktur pembayaran sesuai dengan kapasitas keuangan kedua perusahaan. Pembeli harus mencari arus kas yang lebih baik dan pembelian yang lebih sederhana, tetapi syarat yang memberikan tekanan berlebihan pada pemasok dapat muncul di tempat lain melalui harga yang lebih tinggi, keterlambatan produksi, batas kredit yang lebih rendah atau keengganan untuk menerima pesanan yang lebih besar.
