Ba nhà cung cấp báo giá cho cùng một sản phẩm: Đề nghị nào thực sự là tốt nhất?
Ba nhà cung cấp có thể báo giá cho sản phẩm có vẻ giống nhau nhưng vẫn đưa ra ba thỏa thuận rất khác nhau. Một nhà cung cấp có thể có giá đơn vị thấp nhất nhưng không bao gồm chi phí vận chuyển, đóng gói hoặc kiểm tra. Một nhà cung cấp khác có thể tính phí cao hơn mỗi đơn vị nhưng cung cấp điều khoản thanh toán tốt hơn, thời gian giao hàng ngắn hơn và kiểm soát chất lượng mạnh mẽ hơn. Một nhà cung cấp thứ ba có thể trông đắt đỏ cho đến khi báo giá được chuyển đổi thành chi phí thực tế.
Đối với người mua, câu hỏi hữu ích không chỉ đơn giản là nhà cung cấp nào rẻ nhất. Câu hỏi thực sự là đề nghị nào tạo ra sự kết hợp tốt nhất giữa việc tuân thủ thông số kỹ thuật, tổng chi phí, độ tin cậy giao hàng, rủi ro thanh toán và rủi ro nhà cung cấp cho đơn hàng cụ thể.
Việc so sánh trở nên dễ dàng hơn nhiều khi mỗi báo giá được chuyển đổi thành cùng một định dạng thương mại. Nếu các báo giá được thu thập với các thông số kỹ thuật khác nhau hoặc chi tiết RFQ không đầy đủ, thường thì việc sửa chữa điều đó là đáng giá. Quy trình trong Cách nhận báo giá từ nhà cung cấp trực tuyến: Hướng dẫn RFQ từng bước giúp người mua yêu cầu các đề nghị có thể thực sự được so sánh bên cạnh nhau.
Bắt đầu bằng cách kiểm tra xem ba nhà cung cấp có báo giá cùng một sản phẩm không
Sai lầm đầu tiên trong việc so sánh báo giá là giả định rằng tên sản phẩm giống nhau có nghĩa là thông số kỹ thuật giống nhau. Những khác biệt nhỏ trong chất liệu, kích thước, dung sai, hoàn thiện, phụ kiện, chứng nhận, đóng gói hoặc dịch vụ đi kèm có thể giải thích cho một khoảng cách giá lớn.
Trước khi nhìn vào tổng số tiền, hãy tạo một cột yêu cầu và đánh dấu mỗi thông số kỹ thuật là tuân thủ, không rõ ràng hoặc khác nhau cho mỗi nhà cung cấp. Nếu Nhà cung cấp A báo giá thép không gỉ 304, Nhà cung cấp B báo giá thép không gỉ 201 và Nhà cung cấp C không nêu rõ loại, thì ba mức giá chưa thể so sánh được. Nguyên tắc tương tự áp dụng cho động cơ, vòng bi, linh kiện điện tử, lớp phủ, dụng cụ, phụ tùng và hầu hết mọi sản phẩm công nghiệp.
Một báo giá không xác định các thông số kỹ thuật quan trọng không nên tự động được coi là đề nghị tốt nhất. Chi tiết thiếu sót đó tự nó là một rủi ro thương mại vì người mua có thể phát hiện ra sự khác biệt chỉ sau khi sản xuất hoặc giao hàng.
Chuyển đổi giá đơn vị thành một đề nghị thương mại có thể so sánh
Giá đơn vị chỉ là một dòng trong quyết định mua hàng. So sánh số lượng báo giá, MOQ, số lượng đóng gói, chi phí dụng cụ hoặc thiết lập, chi phí mẫu, chi phí kiểm tra, chi phí chứng nhận, đóng gói xuất khẩu, vận chuyển nội địa và bất kỳ khoản phí bắt buộc nào khác. Sau đó, tính toán tổng giá trị đơn hàng tại cùng một số lượng yêu cầu.
Ví dụ, một nhà cung cấp báo giá 8,40 đô la mỗi đơn vị với MOQ là 5.000 không nhất thiết phải rẻ hơn cho một người mua cần 1.500 đơn vị so với một nhà cung cấp báo giá 9,10 đô la với MOQ là 1.500. Hàng tồn kho dư thừa tiêu tốn tiền mặt, không gian kho và có thể tạo ra rủi ro lỗi thời. Khung quyết định trong MOQ so với Giá Đơn Vị: Khi Nào Đặt Hàng Lớn Hơn Thực Sự Rẻ Hơn? rất hữu ích khi một mức giá đơn vị thấp hơn yêu cầu một đơn hàng lớn hơn về mặt vật chất.
Cũng tách biệt các chi phí một lần khỏi chi phí đặt hàng lặp lại. Dụng cụ, khuôn, die, thiết lập nghệ thuật và chi phí kỹ thuật có thể làm sai lệch đơn hàng đầu tiên nhưng có thể biến mất trong các lần mua sau. Một người mua so sánh một nhà cung cấp mới với một nhà cung cấp đã thiết lập nên xem xét cả chi phí đơn hàng đầu tiên và chi phí dự kiến cho các đơn hàng lặp lại.
Tính toán chi phí thực tế, không chỉ hóa đơn của nhà cung cấp
Một so sánh công bằng cần một điểm đến chung và một ranh giới chi phí chung. Thêm tất cả các chi phí cần thiết để di chuyển hàng hóa từ điểm báo giá của nhà cung cấp đến vị trí mà người mua thực sự cần chúng. Tùy thuộc vào báo giá, điều đó có thể bao gồm vận chuyển xuất xứ, xử lý xuất khẩu, vận chuyển, bảo hiểm, phí đến nơi, môi giới hải quan, thuế nhập khẩu, giao hàng địa phương và các chi phí logistics không thể tránh khỏi khác.
Đây là nơi mà những báo giá có vẻ rẻ thường thay đổi vị trí. Một mức giá EXW thấp có thể trở nên đắt hơn so với một mức giá FCA, CIF, DAP hoặc DDP cao hơn khi người mua thêm các trách nhiệm logistics còn thiếu. Do đó, Incoterm phải được đọc cùng với địa điểm đã nêu, không chỉ là một nhãn ba chữ cái riêng lẻ. Giải thích Incoterms 2020 cho người nhập khẩu: EXW, FCA, FOB, CIF và DDP giải thích các trách nhiệm và điểm chuyển giao rủi ro quan trọng khi chuẩn hóa các đề nghị của nhà cung cấp quốc tế.
Khi thuế hoặc phí phụ thuộc vào phân loại sản phẩm, nguồn gốc hoặc giá trị hải quan, hãy sử dụng cùng một giả định cho cả ba nhà cung cấp. Nếu không, phép tính có thể khiến một đề nghị trông hấp dẫn một cách giả tạo.
Rủi ro chất lượng có thể xóa bỏ lợi thế giá nhỏ
Một báo giá nên được đánh giá dựa trên chi phí nhận sản phẩm sai, không chỉ chi phí mua sản phẩm đúng. Hãy hỏi bằng chứng chất lượng mà mỗi nhà cung cấp cung cấp trước sản xuất, trong quá trình sản xuất và trước khi giao hàng. Tùy thuộc vào sản phẩm, điều này có thể bao gồm bản vẽ đã được phê duyệt, chứng chỉ vật liệu, báo cáo kiểm tra, hồ sơ kiểm tra, mẫu, mẫu vàng, khả năng truy xuất số sê-ri hoặc kiểm tra bên thứ ba.
Cũng hãy xem xét tác động tài chính của tỷ lệ lỗi. Một nhà cung cấp rẻ hơn 3% có thể trở thành lựa chọn đắt hơn nếu tỷ lệ từ chối, làm lại, yêu cầu bảo hành hoặc thời gian ngừng sản xuất cao hơn về mặt vật chất. Đối với các linh kiện được sử dụng bên trong một sản phẩm hoàn chỉnh khác, một vấn đề chất lượng nhỏ có thể tạo ra chi phí vượt xa giá trị của mặt hàng đã mua.
Người mua cũng nên phân biệt giữa lời hứa và kiểm soát có thể xác minh. Các tuyên bố như "chất lượng cao" hoặc "kiểm tra nghiêm ngặt" có giá trị so sánh rất ít trừ khi nhà cung cấp có thể giải thích những gì được kiểm tra, theo tiêu chuẩn nào, ở giai đoạn nào và những hồ sơ nào có sẵn.
So sánh thời gian giao hàng như một chi phí kinh doanh
Thời gian giao hàng nên được định nghĩa chính xác. Một nhà cung cấp có thể có nghĩa là số ngày sau khi nhận tiền đặt cọc, một nhà cung cấp khác sau khi phê duyệt bản vẽ, và một nhà cung cấp khác sau khi xác nhận mẫu. Hãy hỏi về kích hoạt bắt đầu sản xuất, thời gian sản xuất, khoảng thời gian kiểm tra và ngày dự kiến bàn giao riêng biệt.
Thời gian giao hàng ngắn hơn có thể biện minh cho mức giá mua cao hơn khi nó giảm thiểu tình trạng thiếu hàng, vận chuyển khẩn cấp hoặc mất sản xuất. Điều ngược lại cũng đúng. Một nhà cung cấp giá rẻ với lịch trình không đáng tin cậy có thể tạo ra hậu quả tốn kém nếu người mua phải giữ thêm hàng tồn kho an toàn hoặc thường xuyên chuyển giao hàng từ đường biển sang đường hàng không.
Đối với việc tìm nguồn lặp lại, hãy so sánh tính nhất quán cũng như ngày đầu tiên báo giá. Một thời gian giao hàng thực tế 30 ngày thường xuyên đạt được có thể có giá trị hơn một thời gian giao hàng hứa hẹn 20 ngày thường xuyên trở thành 35 ngày.
Điều khoản thanh toán thay đổi cả chi phí và rủi ro
Hai báo giá có cùng tổng giá không giống nhau về mặt kinh tế nếu một báo giá yêu cầu thanh toán trước 100% và một báo giá khác cho phép đặt cọc với số dư sau khi kiểm tra hoặc trước khi giao hàng. Thời gian thanh toán ảnh hưởng đến vốn lưu động, khả năng kiểm soát các vấn đề chất lượng chưa được giải quyết và số tiền bị rủi ro trước khi người mua kiểm soát hàng hóa.
So sánh tỷ lệ đặt cọc, kích hoạt số dư, phương thức thanh toán được chấp nhận, tiền tệ, phí ngân hàng, yêu cầu thư tín dụng và bất kỳ thời gian tín dụng nào. Nếu một nhà cung cấp yêu cầu đặt cọc sản xuất 30%, hãy đánh giá lý do cho khoản đặt cọc cùng với xác minh nhà cung cấp, các cột mốc sản xuất và bằng chứng cho thấy đơn hàng đang tiến triển. Bạn có nên trả cho nhà cung cấp 30% tiền đặt cọc trước khi sản xuất? đề cập đến các biện pháp kiểm soát rủi ro thực tiễn mà người mua có thể sử dụng trước khi gửi tiền đặt cọc.
Đừng gán giá trị nhân tạo cho các điều khoản thanh toán hào phóng mà không kiểm tra nhà cung cấp đứng sau chúng. Các điều khoản hấp dẫn chỉ hữu ích khi nhà cung cấp đáng tin cậy, người thụ hưởng ngân hàng khớp với bên ký hợp đồng và các tài liệu thương mại nhất quán.
Rủi ro nhà cung cấp thuộc về so sánh báo giá
Đề nghị tốt nhất vẫn nên có ý nghĩa nếu có điều gì đó sai sót. Xác minh danh tính công ty hợp pháp, lịch sử hoạt động, chứng nhận liên quan, khả năng sản xuất hoặc cung cấp, kinh nghiệm xuất khẩu và tính nhất quán giữa báo giá, hóa đơn, tài khoản ngân hàng và chi tiết công ty.
Rủi ro cũng bao gồm sự phụ thuộc. Một nhà cung cấp rất nhỏ có thể gặp khó khăn với sự gia tăng khối lượng đột ngột. Một công ty thương mại có thể phụ thuộc vào một nhà máy thượng nguồn mà người mua không thể kiểm soát trực tiếp. Một nhà cung cấp lớn có thể đáng tin cậy nhưng đặt một người mua nhỏ ở cuối hàng sản xuất. Không mô hình nào trong số này tự động tốt hay xấu, nhưng chúng ảnh hưởng đến mức độ tin cậy nên được đặt vào mức giá và thời gian giao hàng đã báo giá.
Khi sự khác biệt giá giữa các nhà cung cấp là nhỏ, tài liệu mạnh mẽ hơn, giao tiếp rõ ràng hơn và rủi ro thực hiện thấp hơn có thể hợp lý vượt qua một khoản tiết kiệm giá đơn vị không đáng kể.
Đưa chi phí vận chuyển và Incoterms vào so sánh trước khi chọn
Các báo giá quốc tế thường trở nên gây hiểu lầm khi các nhà cung cấp báo giá các Incoterms khác nhau hoặc các địa điểm đã nêu khác nhau. Nhà cung cấp A có thể báo giá FOB Thượng Hải, Nhà cung cấp B FCA thành phố nhà máy của mình và Nhà cung cấp C DAP kho của người mua. Những con số đó không thể được xếp hạng cho đến khi người mua điền vào các chi phí vận chuyển và xử lý còn thiếu đến cùng một điểm cuối.
Kiểm tra ai đặt chỗ cho vận chuyển chính, ai xử lý thông quan xuất khẩu, nơi chuyển giao rủi ro, liệu bảo hiểm có được bao gồm hay không, các khoản phí đến nơi nào vẫn phải trả và liệu cảng hoặc địa điểm đã nêu có phù hợp về mặt hoạt động hay không. Đối với hàng hóa container, sự tiện lợi thương mại của một thuật ngữ quen thuộc không nên thay thế việc kiểm tra xem thuật ngữ có phù hợp với chuỗi vận chuyển thực tế hay không.
Các mức giá vận chuyển cũng có thể thay đổi sau khi báo giá của nhà cung cấp được phát hành. Nếu đơn hàng nhạy cảm với vận chuyển, hãy so sánh các đề nghị của nhà cung cấp bằng cách sử dụng ước tính logistics được thu thập vào khoảng thời gian tương tự. Nếu không, một giả định vận chuyển cũ có thể tạo ra một người chiến thắng giả tạo.
Sử dụng điểm số có trọng số thay vì chọn bằng một số
Khi các điều khoản thương mại đã được chuẩn hóa, một điểm số có trọng số đơn giản có thể làm cho quyết định cuối cùng trở nên có kỷ luật hơn. Các trọng số nên phản ánh đơn hàng thay vì một công thức phổ quát. Một người mua tìm nguồn hàng hóa tiêu chuẩn có rủi ro thấp có thể cho nhiều trọng số hơn vào chi phí thực tế, trong khi một người mua tìm nguồn linh kiện sản xuất quan trọng có thể cho nhiều trọng số hơn vào việc tuân thủ thông số kỹ thuật, đảm bảo chất lượng và độ tin cậy giao hàng.
Một bảng điểm thực tế có thể bao gồm việc tuân thủ thông số kỹ thuật, chi phí thực tế, sự phù hợp MOQ, kiểm soát chất lượng, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán, xác minh nhà cung cấp, chất lượng giao tiếp và sự đơn giản trong logistics. Đánh giá từng nhà cung cấp bằng cách sử dụng cùng một bằng chứng và ghi lại lý do tại sao một nhà cung cấp đã nhận hoặc mất điểm. Điều này ngăn chặn một con số hấp dẫn chiếm ưu thế trong quyết định mà không có ngữ cảnh.
Cũng có thể hữu ích để tính toán khoản phí cao hơn cho đề nghị mạnh hơn. Nếu Nhà cung cấp B đắt hơn 2,5% so với Nhà cung cấp A nhưng cung cấp hồ sơ chất lượng đã được xác minh, thời gian giao hàng đáng tin cậy ngắn hơn và điều khoản thanh toán an toàn hơn về mặt vật chất, người mua có thể quyết định liệu những lợi thế đó có đáng giá 2,5% hay không. Đó là một quyết định rõ ràng hơn nhiều so với việc chỉ gọi Nhà cung cấp A rẻ hơn.
Danh sách kiểm tra của người mua trước khi trao đơn hàng
- Xác nhận tất cả ba báo giá sử dụng cùng một thông số kỹ thuật sản phẩm, phiên bản và số lượng.
- Xác định các loại trừ, mục tùy chọn và giả định trong mỗi đề nghị.
- Chuẩn hóa MOQ, dụng cụ, đóng gói và các khoản phí bắt buộc khác.
- Tính toán chi phí thực tế đến cùng một điểm đến bằng cách sử dụng các giả định logistics nhất quán.
- So sánh Incoterm cùng với địa điểm đã nêu.
- Xác minh các bước kiểm soát chất lượng và các tài liệu sẽ chứng minh sự tuân thủ.
- Định nghĩa các kích hoạt thời gian giao hàng và ngày giao hàng thực tế.
- So sánh tỷ lệ đặt cọc, kích hoạt số dư, tiền tệ và rủi ro thanh toán.
- Xác minh danh tính pháp lý của nhà cung cấp, người thụ hưởng ngân hàng và khả năng hoạt động.
- Ghi lại lý do chọn nhà cung cấp thắng cuộc, đặc biệt khi không phải là giá đơn vị thấp nhất.
Ghi chú tìm nguồn
Báo giá tốt nhất là đề nghị vẫn cạnh tranh sau khi mọi nhà cung cấp được so sánh trên cùng một cơ sở kỹ thuật, thương mại và rủi ro. Trong một số giao dịch, đó sẽ là nhà cung cấp có giá thấp nhất. Trong những giao dịch khác, quyết định tốt hơn sẽ là nhà cung cấp có chi phí thực tế thấp nhất, sự phù hợp MOQ tốt nhất, đảm bảo chất lượng mạnh nhất, cấu trúc thanh toán an toàn nhất hoặc kế hoạch giao hàng đáng tin cậy nhất.
Ba báo giá là hữu ích vì chúng phơi bày các sự đánh đổi. Giá trị của chúng đến từ việc chuẩn hóa những sự đánh đổi đó trước khi thực hiện trao giải. Khi thông số kỹ thuật, chi phí, Incoterms, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và rủi ro nhà cung cấp được đặt trên cùng một bảng so sánh, đề nghị mạnh nhất thường trở nên dễ dàng hơn để xác định.
