Tiga Pemasok Mengutip Produk yang Sama: Tawaran Mana yang Sebenarnya Terbaik?
Tiga pemasok dapat mengutip apa yang tampaknya produk yang sama dan tetap menawarkan tiga kesepakatan yang sangat berbeda. Satu mungkin memiliki harga unit terendah tetapi tidak termasuk biaya pengiriman, kemasan, atau pengujian. Yang lain mungkin mengenakan biaya lebih per unit tetapi menawarkan syarat pembayaran yang lebih baik, waktu pengiriman yang lebih singkat, dan kontrol kualitas yang lebih kuat. Yang ketiga mungkin terlihat mahal sampai kutipan diubah menjadi biaya total yang sebenarnya.
Bagi pembeli, pertanyaan yang berguna bukan hanya siapa pemasok yang termurah. Pertanyaan sebenarnya adalah tawaran mana yang menciptakan kombinasi terbaik dari kepatuhan spesifikasi, biaya total, keandalan pengiriman, eksposur pembayaran, dan risiko pemasok untuk pesanan tertentu.
Perbandingan menjadi jauh lebih mudah ketika setiap kutipan diubah menjadi format komersial yang sama. Jika kutipan dikumpulkan dengan spesifikasi yang berbeda atau detail RFQ yang tidak lengkap, biasanya layak untuk memperbaikinya terlebih dahulu. Proses di Cara Mendapatkan Penawaran dari Pemasok Secara Online: Panduan RFQ Langkah demi Langkah membantu pembeli meminta tawaran yang benar-benar dapat dibandingkan secara berdampingan.
Mulailah dengan Memeriksa Apakah Tiga Pemasok Mengutip Hal yang Sama
Kesalahan pertama dalam perbandingan kutipan adalah menganggap bahwa nama produk yang identik berarti spesifikasi yang identik. Perbedaan kecil dalam grade material, dimensi, toleransi, finishing, aksesori, sertifikasi, kemasan, atau layanan yang disertakan dapat menjelaskan kesenjangan harga yang besar.
Sebelum melihat jumlah total, buat kolom persyaratan dan tandai setiap spesifikasi sebagai patuh, tidak jelas, atau berbeda untuk setiap pemasok. Jika Pemasok A mengutip baja tahan karat 304, Pemasok B mengutip baja tahan karat 201 dan Pemasok C tidak menyatakan grade, ketiga harga tersebut belum dapat dibandingkan. Prinsip yang sama berlaku untuk motor, bantalan, komponen elektronik, pelapisan, alat, suku cadang, dan hampir semua produk industri.
Sebuah kutipan yang meninggalkan spesifikasi penting yang tidak terdefinisi tidak boleh secara otomatis dianggap sebagai tawaran terbaik. Detail yang hilang itu sendiri adalah risiko komersial karena pembeli mungkin menemukan perbedaan hanya setelah produksi atau pengiriman.
Ubah Harga Unit Menjadi Tawaran Komersial yang Dapat Dibandingkan
Harga unit hanyalah satu baris dalam keputusan pembelian. Bandingkan jumlah yang dikutip, MOQ, jumlah kemasan, biaya alat atau pengaturan, biaya sampel, biaya inspeksi, biaya sertifikasi, kemasan ekspor, transportasi darat, dan biaya wajib lainnya. Kemudian hitung total nilai pesanan pada jumlah yang dibutuhkan yang sama.
Misalnya, seorang pemasok yang menawarkan $8,40 per unit pada MOQ 5.000 tidak selalu lebih murah bagi pembeli yang membutuhkan 1.500 unit dibandingkan dengan pemasok yang menawarkan $9,10 dengan MOQ 1.500. Stok berlebih menghabiskan uang tunai, ruang gudang, dan dapat menciptakan risiko usang. Kerangka keputusan di MOQ vs Harga Satuan: Kapan Pesanan Lebih Besar Sebenarnya Lebih Murah? berguna ketika harga unit yang lebih rendah memerlukan pesanan yang secara material lebih besar.
Juga pisahkan biaya satu kali dari biaya pesanan ulang. Alat, cetakan, die, pengaturan karya seni, dan biaya rekayasa dapat mendistorsi pesanan pertama tetapi mungkin menghilang dari pembelian berikutnya. Seorang pembeli yang membandingkan pemasok baru dengan pemasok yang sudah mapan harus melihat biaya pesanan pertama dan biaya pesanan ulang yang diharapkan.
Hitung Biaya Total, Bukan Hanya Faktur Pemasok
Perbandingan yang adil membutuhkan tujuan yang sama dan batas biaya yang sama. Tambahkan semua biaya yang diperlukan untuk memindahkan barang dari titik yang dikutip pemasok ke lokasi di mana pembeli benar-benar membutuhkannya. Tergantung pada kutipan, itu mungkin termasuk transportasi asal, penanganan ekspor, pengiriman, asuransi, biaya tujuan, perantara bea cukai, bea masuk, pengiriman lokal, dan biaya logistik lain yang tidak dapat dihindari.
Di sinilah kutipan yang tampaknya murah sering kali berubah posisi. Harga EXW yang rendah dapat menjadi lebih mahal daripada harga FCA, CIF, DAP, atau DDP yang lebih tinggi setelah pembeli menambahkan tanggung jawab logistik yang hilang. Oleh karena itu, Incoterm harus dibaca bersama dengan tempat yang disebutkan, bukan sebagai label tiga huruf sendiri. Incoterms 2020 Dijelaskan untuk Importir: EXW, FCA, FOB, CIF dan DDP menjelaskan tanggung jawab dan titik transfer risiko yang penting saat menormalkan tawaran pemasok internasional.
Ketika bea atau pajak tergantung pada klasifikasi produk, asal, atau nilai bea, gunakan asumsi yang sama untuk ketiga pemasok. Jika tidak, perhitungan dapat membuat satu tawaran terlihat menarik secara artifisial.
Risiko Kualitas Dapat Menghapus Keuntungan Harga Kecil
Sebuah kutipan harus dinilai terhadap biaya menerima produk yang salah, bukan hanya biaya membeli yang benar. Tanyakan bukti kualitas apa yang diberikan setiap pemasok sebelum produksi, selama produksi, dan sebelum pengiriman. Tergantung pada produk, ini dapat mencakup gambar yang disetujui, sertifikat material, laporan pengujian, catatan inspeksi, sampel, sampel emas, pelacakan nomor seri, atau inspeksi pihak ketiga.
Pertimbangkan juga efek finansial dari tingkat cacat. Seorang pemasok yang 3 persen lebih murah dapat menjadi pilihan yang lebih mahal jika penolakan, pengerjaan ulang, klaim garansi, atau waktu henti produksi secara material lebih tinggi. Untuk komponen yang digunakan di dalam produk jadi lainnya, masalah kualitas kecil yang masuk dapat menciptakan biaya jauh melebihi nilai barang yang dibeli.
Pembeli juga harus membedakan antara janji dan kontrol yang dapat diverifikasi. Pernyataan seperti "kualitas tinggi" atau "inspeksi ketat" memiliki sedikit nilai komparatif kecuali pemasok dapat menjelaskan apa yang diperiksa, terhadap standar mana, pada tahap apa, dan catatan apa yang tersedia.
Bandingkan Waktu Pengiriman sebagai Biaya Bisnis
Waktu pengiriman harus didefinisikan dengan tepat. Satu pemasok mungkin berarti hari setelah menerima deposit, yang lain setelah persetujuan gambar, dan yang lain setelah konfirmasi sampel. Tanyakan pemicu awal produksi, durasi produksi, jendela inspeksi, dan tanggal penyerahan yang diharapkan secara terpisah.
Waktu pengiriman yang lebih pendek dapat membenarkan harga pembelian yang lebih tinggi ketika mengurangi kekurangan stok, pengiriman darurat, atau kehilangan produksi. Sebaliknya juga benar. Pemasok dengan biaya rendah yang memiliki jadwal yang tidak dapat diandalkan dapat menciptakan konsekuensi mahal jika pembeli harus menyimpan stok cadangan tambahan atau berulang kali beralih pengiriman dari laut ke udara.
Untuk pengadaan ulang, bandingkan konsistensi serta tanggal pesanan pertama yang dikutip. Waktu pengiriman 30 hari yang realistis yang secara teratur tercapai dapat lebih berharga daripada waktu pengiriman 20 hari yang dijanjikan yang sering menjadi 35 hari.
Syarat Pembayaran Mengubah Biaya dan Eksposur
Dua kutipan dengan total harga yang sama tidak identik secara ekonomi jika satu memerlukan pembayaran di muka 100 persen dan yang lain memungkinkan deposit dengan sisa setelah inspeksi atau sebelum pengiriman. Waktu pembayaran mempengaruhi modal kerja, pengaruh atas masalah kualitas yang belum terselesaikan, dan jumlah uang yang terpapar sebelum pembeli mengendalikan barang.
Bandingkan persentase deposit, pemicu sisa, metode pembayaran yang diterima, mata uang, biaya bank, persyaratan letter-of-credit, dan periode kredit apa pun. Jika seorang pemasok meminta deposit produksi 30 persen, evaluasi alasan untuk deposit tersebut bersama dengan verifikasi pemasok, tonggak produksi, dan bukti bahwa pesanan sedang diproses. Apakah Anda Harus Membayar Deposit 30% kepada Pemasok Sebelum Produksi? mencakup kontrol risiko praktis yang dapat digunakan pembeli sebelum mengirimkan dana di muka.
Jangan memberikan nilai buatan pada syarat pembayaran yang menguntungkan tanpa memeriksa pemasok di baliknya. Syarat yang menarik hanya berguna ketika pemasok dapat dipercaya, penerima bank cocok dengan pihak yang mengontrak, dan dokumen komersial konsisten.
Risiko Pemasok Termasuk dalam Perbandingan Kutipan
Tawaran terbaik harus tetap masuk akal jika sesuatu berjalan salah. Verifikasi identitas perusahaan yang sah, sejarah operasional, sertifikasi yang relevan, kemampuan produksi atau pasokan, pengalaman ekspor, dan konsistensi antara kutipan, faktur, rekening bank, dan detail perusahaan.
Risiko juga termasuk ketergantungan. Pemasok yang sangat kecil mungkin kesulitan dengan peningkatan volume yang tiba-tiba. Perusahaan perdagangan mungkin bergantung pada pabrik hulu yang tidak dapat dikendalikan langsung oleh pembeli. Pemasok besar mungkin dapat diandalkan tetapi menempatkan pembeli kecil di belakang antrean produksi. Tidak ada model ini yang secara otomatis baik atau buruk, tetapi mereka mempengaruhi seberapa banyak kepercayaan yang harus diberikan pada harga dan waktu pengiriman yang dikutip.
Ketika perbedaan harga antara pemasok kecil, dokumentasi yang lebih kuat, komunikasi yang lebih jelas, dan risiko pelaksanaan yang lebih rendah dapat secara wajar melebihi penghematan harga unit yang marginal.
Jadikan Biaya Pengiriman dan Incoterms Dapat Dibandingkan Sebelum Memilih
Kutipan internasional sering kali menjadi menyesatkan ketika pemasok mengutip Incoterms yang berbeda atau tempat yang disebutkan berbeda. Pemasok A mungkin mengutip FOB Shanghai, Pemasok B FCA kota pabriknya, dan Pemasok C DAP gudang pembeli. Angka-angka tersebut tidak dapat diranking sampai pembeli mengisi biaya transportasi dan penanganan yang hilang ke titik akhir yang sama.
Periksa siapa yang memesan pengangkutan utama, siapa yang menangani pembersihan ekspor, di mana risiko berpindah, apakah asuransi termasuk, biaya tujuan mana yang tetap harus dibayar, dan apakah pelabuhan atau tempat yang disebutkan cocok secara operasional. Untuk kargo terkontainer, kenyamanan komersial dari istilah yang dikenal tidak boleh menggantikan pemeriksaan apakah istilah tersebut sesuai dengan rantai transportasi yang sebenarnya.
Tarif pengiriman juga dapat berubah setelah kutipan pemasok dikeluarkan. Jika pesanan sensitif terhadap pengiriman, bandingkan tawaran pemasok menggunakan estimasi logistik yang dikumpulkan pada waktu yang hampir sama. Jika tidak, asumsi pengiriman yang sudah usang dapat menciptakan pemenang yang salah.
Gunakan Skor Tertimbang Alih-alih Memilih Berdasarkan Satu Angka
Setelah syarat komersial dinormalkan, skor tertimbang sederhana dapat membuat keputusan akhir lebih disiplin. Bobot harus mencerminkan pesanan daripada formula universal. Seorang pembeli yang mengadakan pengadaan barang berisiko rendah yang terstandarisasi mungkin memberikan lebih banyak bobot pada biaya total, sementara pembeli yang mengadakan komponen produksi kritis mungkin memberikan lebih banyak bobot pada kepatuhan spesifikasi, jaminan kualitas, dan keandalan pengiriman.
Skor praktis dapat mencakup kepatuhan spesifikasi, biaya total, kesesuaian MOQ, kontrol kualitas, waktu pengiriman, syarat pembayaran, verifikasi pemasok, kualitas komunikasi, dan kesederhanaan logistik. Beri skor setiap pemasok menggunakan bukti yang sama dan dokumentasikan mengapa seorang pemasok mendapatkan atau kehilangan poin. Ini mencegah satu angka yang menarik mendominasi keputusan tanpa konteks.
Juga berguna untuk menghitung premi harga untuk tawaran yang lebih kuat. Jika Pemasok B 2,5 persen lebih mahal daripada Pemasok A tetapi menawarkan catatan kualitas yang terverifikasi, waktu pengiriman yang lebih pendek dan lebih dapat diandalkan, serta syarat pembayaran yang secara material lebih aman, pembeli dapat memutuskan apakah keuntungan tersebut sepadan dengan 2,5 persen. Itu adalah keputusan yang jauh lebih jelas daripada hanya menyebut Pemasok A lebih murah.
Daftar Periksa Pembeli Sebelum Memberikan Pesanan
- Konfirmasi bahwa ketiga kutipan menggunakan spesifikasi produk, revisi, dan jumlah yang sama.
- Identifikasi pengecualian, item opsional, dan asumsi dalam setiap tawaran.
- Normalisasi MOQ, alat, kemasan, dan biaya wajib lainnya.
- Hitung biaya total ke tujuan yang sama menggunakan asumsi logistik yang konsisten.
- Bandingkan Incoterm bersama dengan tempat yang disebutkan.
- Verifikasi langkah-langkah kontrol kualitas dan dokumen yang akan membuktikan kepatuhan.
- Definisikan pemicu waktu pengiriman dan tanggal pengiriman yang realistis.
- Bandingkan deposit, pemicu sisa, mata uang, dan eksposur pembayaran.
- Verifikasi identitas hukum pemasok, penerima bank, dan kemampuan operasional.
- Catat alasan untuk memilih pemasok yang menang, terutama ketika itu bukan harga unit terendah.
Catatan Pengadaan
Kutipan terbaik adalah tawaran yang tetap kompetitif setelah setiap pemasok dibandingkan berdasarkan dasar teknis, komersial, dan risiko yang sama. Dalam beberapa pembelian, itu akan menjadi pemasok dengan harga terendah. Dalam yang lain, keputusan yang lebih baik akan menjadi pemasok dengan biaya total terendah, kesesuaian MOQ terbaik, jaminan kualitas terkuat, struktur pembayaran teraman, atau rencana pengiriman yang paling dapat diandalkan.
Tiga kutipan berguna karena mereka mengungkapkan trade-off. Nilai mereka berasal dari menormalkan trade-off tersebut sebelum membuat penghargaan. Setelah spesifikasi, biaya, Incoterms, syarat pembayaran, waktu pengiriman, dan risiko pemasok ditempatkan pada lembar perbandingan yang sama, tawaran terkuat biasanya menjadi jauh lebih mudah untuk diidentifikasi.
