ซัพพลายเออร์สามรายเสนอราคาสำหรับผลิตภัณฑ์เดียวกัน: ข้อเสนอใดที่ดีที่สุดจริงๆ?

ซัพพลายเออร์สามรายเสนอราคาสำหรับผลิตภัณฑ์เดียวกัน: ข้อเสนอใดที่ดีที่สุดจริงๆ?

ซัพพลายเออร์สามรายสามารถเสนอราคาสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ดูเหมือนจะเหมือนกันและยังคงเสนอข้อเสนอที่แตกต่างกันมาก หนึ่งรายอาจมีราคาต่อหน่วยต่ำที่สุดแต่ไม่รวมค่าขนส่ง บรรจุภัณฑ์ หรือการทดสอบ อีกหนึ่งรายอาจเรียกเก็บเงินมากกว่าต่อหน่วยแต่เสนอเงื่อนไขการชำระเงินที่ดีกว่า ระยะเวลาในการจัดส่งที่สั้นกว่า และการควบคุมคุณภาพที่เข้มงวดกว่า รายที่สามอาจดูแพงจนกว่าการเสนอราคาจะถูกแปลงเป็นต้นทุนรวมที่แท้จริง

สำหรับผู้ซื้อ คำถามที่มีประโยชน์ไม่ใช่แค่ซัพพลายเออร์ใดที่ถูกที่สุด คำถามที่แท้จริงคือข้อเสนอใดสร้างการรวมกันที่ดีที่สุดของการปฏิบัติตามข้อกำหนด ต้นทุนรวม ความน่าเชื่อถือในการจัดส่ง ความเสี่ยงจากการชำระเงิน และความเสี่ยงจากซัพพลายเออร์สำหรับคำสั่งซื้อนั้น

การเปรียบเทียบจะง่ายขึ้นมากเมื่อการเสนอราคาแต่ละรายการถูกแปลงเป็นรูปแบบการค้าเดียวกัน หากการเสนอราคาได้รับการรวบรวมด้วยข้อกำหนดที่แตกต่างกันหรือรายละเอียด RFQ ที่ไม่สมบูรณ์ มักจะคุ้มค่าที่จะทำการแก้ไขก่อน ขั้นตอนใน วิธีการขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ออนไลน์: คู่มือ RFQ แบบทีละขั้นตอน ช่วยให้ผู้ซื้อขอข้อเสนอที่สามารถเปรียบเทียบกันได้จริงๆ

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์สามรายเสนอสิ่งเดียวกันหรือไม่

ความผิดพลาดครั้งแรกในการเปรียบเทียบใบเสนอราคาคือการสมมติว่าชื่อผลิตภัณฑ์ที่เหมือนกันหมายถึงข้อกำหนดที่เหมือนกัน ความแตกต่างเล็กน้อยในเกรดวัสดุ ขนาด ความทนทาน การตกแต่ง อุปกรณ์เสริม การรับรอง บรรจุภัณฑ์ หรือบริการที่รวมอยู่สามารถอธิบายช่องว่างด้านราคาได้มาก

ก่อนที่จะดูจำนวนรวม ให้สร้างคอลัมน์ความต้องการและทำเครื่องหมายข้อกำหนดแต่ละข้อว่าเป็นไปตามข้อกำหนด ไม่ชัดเจน หรือแตกต่างกันสำหรับแต่ละซัพพลายเออร์ หากซัพพลายเออร์ A เสนอราคาเหล็กกล้าไร้สนิม 304 ซัพพลายเออร์ B เสนอราคาเหล็กกล้าไร้สนิม 201 และซัพพลายเออร์ C ไม่ได้ระบุเกรด ราคาทั้งสามยังไม่สามารถเปรียบเทียบได้ หลักการเดียวกันนี้ใช้กับมอเตอร์ แบริ่ง องค์ประกอบอิเล็กทรอนิกส์ เคลือบ เครื่องมือ ชิ้นส่วนสำรอง และผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมเกือบทุกชนิด

ใบเสนอราคาที่ไม่ระบุข้อกำหนดที่สำคัญควรได้รับการพิจารณาว่าไม่ใช่ข้อเสนอที่ดีที่สุดโดยอัตโนมัติ รายละเอียดที่ขาดหายไปนั้นเป็นความเสี่ยงทางการค้าเพราะผู้ซื้ออาจค้นพบความแตกต่างได้ก็ต่อเมื่อผลิตหรือจัดส่งแล้ว

แปลงราคาต่อหน่วยเป็นข้อเสนอการค้าที่เปรียบเทียบได้

ราคาต่อหน่วยเป็นเพียงบรรทัดเดียวในกระบวนการตัดสินใจซื้อ เปรียบเทียบปริมาณที่เสนอ ราคาต่ำสุด MOQ ค่าบรรจุภัณฑ์ ค่าตั้งค่า หรือค่าติดตั้ง ค่าตัวอย่าง ค่าตรวจสอบ ค่ารับรอง ค่าบรรจุส่งออก การขนส่งภายใน และค่าธรรมเนียมบังคับอื่นๆ จากนั้นคำนวณมูลค่าคำสั่งซื้อทั้งหมดที่ปริมาณที่ต้องการเดียวกัน

ตัวอย่างเช่น ซัพพลายเออร์ที่เสนอราคา $8.40 ต่อหน่วยที่ MOQ 5,000 ไม่จำเป็นต้องถูกกว่าสำหรับผู้ซื้อที่ต้องการ 1,500 หน่วยกว่าซัพพลายเออร์ที่เสนอราคา $9.10 โดยมี MOQ 1,500 สต็อกส่วนเกินใช้เงินสด พื้นที่จัดเก็บ และอาจสร้างความเสี่ยงในการล้าสมัย กรอบการตัดสินใจใน MOQ กับราคาต่อหน่วย: เมื่อไหร่ที่การสั่งซื้อมากขึ้นจริงๆ แล้วถูกกว่า? มีประโยชน์เมื่อราคาต่อหน่วยที่ต่ำกว่าต้องการคำสั่งซื้อที่มีมูลค่ามากขึ้น

แยกค่าใช้จ่ายครั้งเดียวออกจากค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อต่อเนื่อง เครื่องมือ แม่พิมพ์ ตาย การตั้งค่าภาพ และค่าวิศวกรรมสามารถบิดเบือนคำสั่งซื้อแรก แต่สามารถหายไปจากการซื้อในภายหลัง ผู้ซื้อที่เปรียบเทียบซัพพลายเออร์ใหม่กับซัพพลายเออร์ที่มีอยู่จึงควรพิจารณาทั้งต้นทุนคำสั่งซื้อแรกและต้นทุนที่คาดหวังในการสั่งซื้อต่อเนื่อง

คำนวณต้นทุนรวม ไม่ใช่แค่ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์

การเปรียบเทียบที่ยุติธรรมต้องการจุดหมายปลายทางที่เหมือนกันและขอบเขตต้นทุนที่เหมือนกัน เพิ่มต้นทุนทั้งหมดที่จำเป็นในการเคลื่อนย้ายสินค้าไปจากจุดที่ซัพพลายเออร์เสนอราคาไปยังสถานที่ที่ผู้ซื้อจำเป็นต้องใช้จริงๆ ขึ้นอยู่กับใบเสนอราคา อาจรวมถึงการขนส่งต้นทาง การจัดการการส่งออก ค่าขนส่ง ประกัน ค่าธรรมเนียมปลายทาง การจัดการศุลกากร ภาษีนำเข้า การจัดส่งในท้องถิ่น และค่าใช้จ่ายด้านโลจิสติกส์ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้อื่นๆ

นี่คือจุดที่ใบเสนอราคาที่ดูเหมือนจะถูกมักจะเปลี่ยนตำแหน่ง ราคาที่ต่ำ EXW อาจกลายเป็นราคาแพงกว่าราคาที่สูงกว่า FCA, CIF, DAP หรือ DDP เมื่อผู้ซื้อเพิ่มความรับผิดชอบด้านโลจิสติกส์ที่ขาดหายไป Incoterm จึงต้องอ่านร่วมกับสถานที่ที่ระบุ ไม่ใช่เป็นเพียงป้ายสามตัวอักษรเพียงอย่างเดียว คำอธิบาย Incoterms 2020 สำหรับผู้นำเข้า: EXW, FCA, FOB, CIF และ DDP อธิบายความรับผิดชอบและจุดการโอนความเสี่ยงที่สำคัญเมื่อทำให้ข้อเสนอจากซัพพลายเออร์ระหว่างประเทศเป็นมาตรฐาน

เมื่อภาษีหรือค่าธรรมเนียมขึ้นอยู่กับการจำแนกประเภทผลิตภัณฑ์ ต้นทาง หรือมูลค่าศุลกากร ให้ใช้สมมติฐานเดียวกันสำหรับซัพพลายเออร์ทั้งสามราย มิฉะนั้นการคำนวณอาจทำให้ข้อเสนอหนึ่งดูน่าสนใจเกินจริง

ความเสี่ยงด้านคุณภาพสามารถลบข้อได้เปรียบด้านราคาเล็กน้อย

ใบเสนอราคาควรได้รับการประเมินตามต้นทุนในการรับสินค้าที่ไม่ถูกต้อง ไม่ใช่แค่ต้นทุนในการซื้อสินค้าที่ถูกต้อง ถามว่าซัพพลายเออร์แต่ละรายให้หลักฐานคุณภาพอะไรบ้างก่อนการผลิต ระหว่างการผลิต และก่อนการจัดส่ง ขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์ อาจรวมถึงแบบที่ได้รับการอนุมัติ ใบรับรองวัสดุ รายงานการทดสอบ บันทึกการตรวจสอบ ตัวอย่าง ตัวอย่างทองคำ การติดตามหมายเลขประจำตัว หรือการตรวจสอบจากบุคคลที่สาม

พิจารณาผลกระทบทางการเงินของอัตราข้อบกพร่องด้วย ซัพพลายเออร์ที่ถูกกว่าร้อยละ 3 อาจกลายเป็นทางเลือกที่แพงกว่าได้หากการปฏิเสธ การทำงานใหม่ การเรียกร้องการรับประกัน หรือเวลาหยุดการผลิตสูงกว่ามาก สำหรับส่วนประกอบที่ใช้ภายในผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป ปัญหาคุณภาพเล็กน้อยที่เข้ามาอาจสร้างค่าใช้จ่ายที่สูงกว่ามูลค่าของรายการที่ซื้อ

ผู้ซื้อควรแยกแยะระหว่างคำมั่นสัญญากับการควบคุมที่สามารถตรวจสอบได้ คำแถลงเช่น "คุณภาพสูง" หรือ "การตรวจสอบที่เข้มงวด" มีมูลค่าการเปรียบเทียบเพียงเล็กน้อย เว้นแต่ซัพพลายเออร์สามารถอธิบายได้ว่าตรวจสอบอะไร ตามมาตรฐานใด ในระยะใด และมีบันทึกอะไรบ้าง

เปรียบเทียบระยะเวลาในการจัดส่งในฐานะต้นทุนทางธุรกิจ

ระยะเวลาในการจัดส่งควรกำหนดอย่างแม่นยำ ซัพพลายเออร์หนึ่งรายอาจหมายถึงวันหลังจากได้รับเงินมัดจำ อีกหนึ่งรายหลังจากการอนุมัติแบบ และอีกหนึ่งรายหลังจากการยืนยันตัวอย่าง ถามเกี่ยวกับการกระตุ้นการเริ่มผลิต ระยะเวลาการผลิต ช่วงเวลาการตรวจสอบ และวันที่คาดว่าจะส่งมอบแยกกัน

ระยะเวลาในการจัดส่งที่สั้นกว่าสามารถทำให้ราคาซื้อสูงขึ้นเมื่อมันลดการขาดแคลน สินค้าฉุกเฉิน หรือการผลิตที่สูญหาย ในทางกลับกัน ซัพพลายเออร์ที่มีต้นทุนต่ำพร้อมตารางเวลาที่ไม่เชื่อถือได้อาจสร้างผลกระทบที่มีค่าใช้จ่ายสูงหากผู้ซื้อจำเป็นต้องถือสต็อกความปลอดภัยเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนการจัดส่งจากทางทะเลเป็นทางอากาศซ้ำแล้วซ้ำเล่า

สำหรับการจัดหาซ้ำ เปรียบเทียบความสอดคล้องเช่นเดียวกับวันที่สั่งซื้อครั้งแรกที่เสนอ เป้าหมายระยะเวลา 30 วันที่เป็นจริงซึ่งบรรลุผลได้อย่างสม่ำเสมออาจมีค่ามากกว่าระยะเวลา 20 วันที่สัญญาไว้ซึ่งมักจะกลายเป็น 35 วัน

เงื่อนไขการชำระเงินเปลี่ยนแปลงทั้งต้นทุนและความเสี่ยง

ใบเสนอราคาสองใบที่มีราคาเดียวกันทั้งหมดไม่เหมือนกันทางเศรษฐกิจหากใบหนึ่งต้องการการชำระเงินล่วงหน้า 100 เปอร์เซ็นต์และอีกใบอนุญาตให้มีเงินมัดจำพร้อมกับยอดคงเหลือหลังการตรวจสอบหรือก่อนการจัดส่ง เวลาการชำระเงินมีผลต่อเงินทุนหมุนเวียน อำนาจเหนือปัญหาคุณภาพที่ยังไม่ได้แก้ไข และจำนวนเงินที่เปิดเผยก่อนที่ผู้ซื้อจะควบคุมสินค้า

เปรียบเทียบเปอร์เซ็นต์เงินมัดจำ ตัวกระตุ้นยอดคงเหลือ วิธีการชำระเงินที่ยอมรับ สกุลเงิน ค่าธรรมเนียมธนาคาร ข้อกำหนดในการเปิดเครดิต และระยะเวลาการชำระเงิน หากซัพพลายเออร์ขอเงินมัดจำการผลิต 30 เปอร์เซ็นต์ ให้ประเมินเหตุผลสำหรับเงินมัดจำร่วมกับการตรวจสอบซัพพลายเออร์ ขั้นตอนการผลิต และหลักฐานว่าคำสั่งกำลังดำเนินการอยู่ คุณควรจ่ายเงินมัดจำ 30% ให้กับผู้จัดจำหน่ายก่อนการผลิตหรือไม่? ครอบคลุมการควบคุมความเสี่ยงที่เป็นประโยชน์ที่ผู้ซื้อสามารถใช้ก่อนส่งเงินล่วงหน้า

อย่าให้คุณค่าที่ไม่เป็นธรรมกับเงื่อนไขการชำระเงินที่เอื้อเฟื้อโดยไม่ตรวจสอบซัพพลายเออร์ที่อยู่เบื้องหลังพวกเขา เงื่อนไขที่น่าสนใจมีประโยชน์เฉพาะเมื่อซัพพลายเออร์มีความน่าเชื่อถือ ผู้รับเงินในธนาคารตรงกับคู่สัญญา และเอกสารทางการค้ามีความสอดคล้องกัน

ความเสี่ยงจากซัพพลายเออร์ควรอยู่ในการเปรียบเทียบใบเสนอราคา

ข้อเสนอที่ดีที่สุดควรยังคงมีเหตุผลหากมีบางอย่างผิดพลาด ตรวจสอบตัวตนทางกฎหมายของบริษัท ประวัติการดำเนินงาน การรับรองที่เกี่ยวข้อง ความสามารถในการผลิตหรือจัดหา ประสบการณ์การส่งออก และความสอดคล้องระหว่างใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ บัญชีธนาคาร และรายละเอียดบริษัท

ความเสี่ยงยังรวมถึงการพึ่งพา ซัพพลายเออร์ที่มีขนาดเล็กมากอาจประสบปัญหาในการเพิ่มปริมาณอย่างกะทันหัน บริษัทการค้าอาจพึ่งพาโรงงานต้นน้ำที่ผู้ซื้อไม่สามารถควบคุมได้โดยตรง ซัพพลายเออร์ขนาดใหญ่สามารถเชื่อถือได้แต่ทำให้ผู้ซื้อขนาดเล็กอยู่ที่ด้านหลังของคิวการผลิต โมเดลเหล่านี้ไม่มีใครดีหรือไม่ดีโดยอัตโนมัติ แต่พวกเขามีผลต่อความมั่นใจที่ควรมีในราคาที่เสนอและระยะเวลาในการจัดส่ง

เมื่อความแตกต่างด้านราคาระหว่างซัพพลายเออร์มีขนาดเล็ก เอกสารที่แข็งแกร่งขึ้น การสื่อสารที่ชัดเจนขึ้น และความเสี่ยงในการดำเนินการที่ต่ำกว่าสามารถมีน้ำหนักมากกว่าการประหยัดราคาต่อหน่วยเล็กน้อย

ทำให้ค่าขนส่งและ Incoterms เปรียบเทียบได้ก่อนเลือก

ใบเสนอราคาระหว่างประเทศมักจะทำให้เข้าใจผิดเมื่อซัพพลายเออร์เสนอ Incoterms ที่แตกต่างกันหรือสถานที่ที่แตกต่างกัน ซัพพลายเออร์ A อาจเสนอ FOB เซี่ยงไฮ้ ซัพพลายเออร์ B FCA เมืองโรงงานของตน และซัพพลายเออร์ C DAP คลังสินค้าของผู้ซื้อ ตัวเลขเหล่านั้นไม่สามารถจัดอันดับได้จนกว่าผู้ซื้อจะเติมค่าขนส่งและค่าดำเนินการที่ขาดหายไปไปยังจุดสุดท้ายเดียวกัน

ตรวจสอบว่าใครจองการขนส่งหลัก ใครจัดการการเคลียร์การส่งออก ที่ไหนความเสี่ยงถูกโอน และประกันรวมอยู่ด้วยหรือไม่ ค่าธรรมเนียมปลายทางใดบ้างที่ยังคงต้องชำระ และท่าเรือหรือสถานที่ที่ระบุมีความเหมาะสมในการดำเนินงานหรือไม่ สำหรับสินค้าที่บรรจุในตู้คอนเทนเนอร์ ความสะดวกทางการค้าของคำที่คุ้นเคยไม่ควรแทนที่การตรวจสอบว่าคำนั้นเหมาะสมกับห่วงโซ่การขนส่งจริงหรือไม่

อัตราค่าขนส่งยังสามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากที่ใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ออก หากคำสั่งซื้อนั้นไวต่อค่าขนส่ง ให้เปรียบเทียบข้อเสนอจากซัพพลายเออร์โดยใช้การประมาณการด้านโลจิสติกส์ที่รวบรวมในช่วงเวลาเดียวกัน มิฉะนั้น การสมมติค่าขนส่งที่ล้าสมัยอาจสร้างผู้ชนะที่ผิด

ใช้คะแนนน้ำหนักแทนการเลือกโดยใช้ตัวเลขเดียว

เมื่อเงื่อนไขทางการค้าได้รับการปรับให้เป็นมาตรฐานแล้ว คะแนนน้ำหนักง่ายๆ สามารถทำให้การตัดสินใจขั้นสุดท้ายมีระเบียบมากขึ้น น้ำหนักควรสะท้อนถึงคำสั่งซื้อมากกว่าฟอร์มูลาสากล ผู้ซื้อที่จัดหาสินค้าที่มีความเสี่ยงต่ำมาตรฐานอาจให้ความสำคัญกับต้นทุนรวมมากขึ้น ในขณะที่ผู้ซื้อที่จัดหาส่วนประกอบการผลิตที่สำคัญอาจให้ความสำคัญกับการปฏิบัติตามข้อกำหนด การรับประกันคุณภาพ และความน่าเชื่อถือในการจัดส่งมากขึ้น

คะแนนที่ใช้งานได้จริงอาจรวมถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด ต้นทุนรวม ความเหมาะสมของ MOQ การควบคุมคุณภาพ ระยะเวลาในการจัดส่ง เงื่อนไขการชำระเงิน การตรวจสอบซัพพลายเออร์ คุณภาพการสื่อสาร และความเรียบง่ายด้านโลจิสติกส์ ให้คะแนนแต่ละซัพพลายเออร์โดยใช้หลักฐานเดียวกันและบันทึกเหตุผลว่าทำไมซัพพลายเออร์จึงได้คะแนนหรือสูญเสียคะแนน สิ่งนี้ป้องกันไม่ให้ตัวเลขที่น่าสนใจหนึ่งตัวครอบงำการตัดสินใจโดยไม่มีบริบท

นอกจากนี้ยังอาจเป็นประโยชน์ในการคำนวณเบี้ยประกันสำหรับข้อเสนอที่แข็งแกร่งกว่า หากซัพพลายเออร์ B มีราคาแพงกว่าซัพพลายเออร์ A ร้อยละ 2.5 แต่เสนอหลักฐานคุณภาพที่ได้รับการตรวจสอบ ระยะเวลาในการจัดส่งที่สั้นกว่าและเชื่อถือได้มากขึ้น และเงื่อนไขการชำระเงินที่ปลอดภัยกว่า ผู้ซื้อสามารถตัดสินใจได้ว่าข้อดีเหล่านั้นมีค่าเท่ากับร้อยละ 2.5 หรือไม่ นี่เป็นการตัดสินใจที่ชัดเจนกว่าการเรียกซัพพลายเออร์ A ว่าถูกกว่า

รายการตรวจสอบของผู้ซื้อก่อนมอบคำสั่งซื้อ

• ยืนยันว่าใบเสนอราคาทั้งสามใช้ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์เดียวกัน การแก้ไข และปริมาณ
• ระบุการยกเว้น รายการที่เลือกได้ และสมมติฐานในข้อเสนอแต่ละข้อ
• ปรับมาตรฐาน MOQ เครื่องมือ บรรจุภัณฑ์ และค่าธรรมเนียมบังคับอื่นๆ
• คำนวณต้นทุนรวมไปยังจุดหมายปลายทางเดียวกันโดยใช้สมมติฐานด้านโลจิสติกส์ที่สอดคล้องกัน
• เปรียบเทียบ Incoterm ร่วมกับสถานที่ที่ระบุ
• ตรวจสอบขั้นตอนการควบคุมคุณภาพและเอกสารที่จะพิสูจน์การปฏิบัติตาม
• กำหนดการกระตุ้นระยะเวลาและวันที่จัดส่งที่เป็นจริง
• เปรียบเทียบเงินมัดจำ ตัวกระตุ้นยอดคงเหลือ สกุลเงิน และความเสี่ยงในการชำระเงิน
• ตรวจสอบตัวตนทางกฎหมายของซัพพลายเออร์ ผู้รับเงินในธนาคาร และความสามารถในการดำเนินงาน
• บันทึกเหตุผลในการเลือกซัพพลายเออร์ที่ชนะ โดยเฉพาะเมื่อไม่ใช่ราคาต่อหน่วยที่ต่ำที่สุด

หมายเหตุการจัดหา

ใบเสนอราคาที่ดีที่สุดคือข้อเสนอที่ยังคงแข่งขันได้หลังจากเปรียบเทียบซัพพลายเออร์ทุกคนตามพื้นฐานทางเทคนิค การค้า และความเสี่ยงเดียวกัน ในการซื้อบางอย่างซัพพลายเออร์ที่มีราคาต่ำที่สุดจะเป็นผู้ชนะ ในขณะที่ในการตัดสินใจที่ดีกว่าคือซัพพลายเออร์ที่มีต้นทุนรวมต่ำที่สุด ความเหมาะสมของ MOQ ที่ดีที่สุด การรับประกันคุณภาพที่แข็งแกร่ง โครงสร้างการชำระเงินที่ปลอดภัยที่สุด หรือแผนการจัดส่งที่เชื่อถือได้มากที่สุด

ใบเสนอราคาสามใบมีประโยชน์เพราะเปิดเผยการแลกเปลี่ยน คุณค่าของพวกเขามาจากการทำให้การแลกเปลี่ยนเหล่านั้นเป็นมาตรฐานก่อนที่จะมอบรางวัล เมื่อข้อกำหนด ต้นทุน Incoterms เงื่อนไขการชำระเงิน ระยะเวลาในการจัดส่ง และความเสี่ยงจากซัพพลายเออร์ถูกวางไว้ในแผ่นเปรียบเทียบเดียวกัน ข้อเสนอที่แข็งแกร่งที่สุดมักจะระบุได้ง่ายขึ้น