Üç Tedarikçi Aynı Ürünü Teklif Ediyor: Hangi Teklif Gerçekten En İyisi?
Üç tedarikçi, aynı ürünü teklif ediyor gibi görünebilir ve yine de üç çok farklı anlaşma sunabilir. Birisi en düşük birim fiyatına sahip olabilir ancak nakliye, ambalaj veya testleri hariç tutabilir. Diğeri birim başına daha fazla ücret alabilir ancak daha iyi ödeme koşulları, daha kısa bir teslimat süresi ve daha güçlü kalite kontrolleri sunabilir. Üçüncüsü, teklif gerçek bir varış maliyetine dönüştürülene kadar pahalı görünebilir.
Alıcılar için faydalı soru sadece hangi tedarikçinin en ucuz olduğu değildir. Gerçek soru, belirli bir sipariş için hangi teklifin en iyi spesifikasyon uyumu, toplam maliyet, teslimat güvenilirliği, ödeme maruziyeti ve tedarikçi riski kombinasyonunu oluşturduğudur.
Her teklif aynı ticari formata dönüştürüldüğünde karşılaştırma çok daha kolay hale gelir. Teklifler farklı spesifikasyonlarla veya eksik RFQ detaylarıyla toplandıysa, önce bunu düzeltmek genellikle faydalıdır. Tedarikçilerden Çevrimiçi Teklif Almanın Yolu: Adım Adım RFQ Rehberi'daki süreç, alıcılara yan yana karşılaştırılabilir teklifleri talep etmelerine yardımcı olur.
Üç Tedarikçinin Aynı Şeyi Teklif Edip Etmediğini Kontrol Edin
Teklif karşılaştırmasındaki ilk hata, aynı ürün adlarının aynı spesifikasyonları ifade ettiğini varsaymaktır. Malzeme kalitesi, boyutlar, toleranslar, yüzey, aksesuarlar, sertifikasyon, ambalaj veya dahil edilen hizmetlerdeki küçük farklılıklar büyük bir fiyat farkını açıklayabilir.
Toplam tutara bakmadan önce, bir gereksinim sütunu oluşturun ve her tedarikçi için her spesifikasyonu uyumlu, belirsiz veya farklı olarak işaretleyin. Tedarikçi A 304 paslanmaz çelik teklif ettiyse, Tedarikçi B 201 paslanmaz çelik teklif ettiyse ve Tedarikçi C kaliteyi belirtmediyse, üç fiyat henüz karşılaştırılabilir değildir. Aynı ilke motorlar, rulmanlar, elektronik bileşenler, kaplamalar, aletler, yedek parçalar ve neredeyse her endüstriyel ürün için geçerlidir.
Önemli spesifikasyonları tanımlamayan bir teklif otomatik olarak en iyi teklif olarak değerlendirilmemelidir. Eksik detay, alıcının üretim veya teslimat sonrasında fark edebileceği bir ticari risk oluşturur.
Birim Fiyatı Karşılaştırılabilir Ticari Teklife Dönüştürün
Birim fiyatı, satın alma kararında yalnızca bir satırdır. Teklif edilen miktarı, MOQ'yu, ambalaj miktarını, alet veya kurulum ücretlerini, örnek maliyetlerini, denetim ücretlerini, sertifikasyon maliyetlerini, ihracat ambalajını, iç nakliyeyi ve diğer zorunlu ücretleri karşılaştırın. Ardından, aynı gerekli miktarda toplam sipariş değerini hesaplayın.
Örneğin, 5,000 MOQ ile birim başına 8.40 $ teklif eden bir tedarikçi, 1,500 birime ihtiyaç duyan bir alıcı için 1,500 MOQ ile 9.10 $ teklif eden bir tedarikçiden daha ucuz olmayabilir. Fazla stok, nakit, depo alanı tüketir ve eski olma riski yaratabilir. MOQ ve Birim Fiyatı: Daha Büyük Bir Sipariş Gerçekten Daha Uygun Ne Zaman?'deki karar çerçevesi, daha düşük birim fiyatının önemli ölçüde daha büyük bir sipariş gerektirdiği durumlarda faydalıdır.
Ayrıca bir kerelik maliyetleri tekrar sipariş maliyetlerinden ayırın. Aletler, kalıplar, kalıplar, sanat çalışması kurulumu ve mühendislik ücretleri ilk siparişi çarpıtabilir ancak sonraki alımlardan kaybolabilir. Yeni bir tedarikçiyi mevcut bir tedarikçiyle karşılaştıran bir alıcı, bu nedenle hem ilk sipariş maliyetine hem de beklenen tekrar sipariş maliyetine bakmalıdır.
Yalnızca Tedarikçi Faturasını Değil, Varış Maliyetini Hesaplayın
Adil bir karşılaştırma, ortak bir varış noktası ve ortak bir maliyet sınırı gerektirir. Malları tedarikçinin teklif ettiği noktadan alıcının gerçekten ihtiyaç duyduğu yere taşımak için gereken tüm maliyetleri ekleyin. Teklife bağlı olarak, bu, köken taşımacılığı, ihracat işlemleri, nakliye, sigorta, varış ücretleri, gümrük aracılığı, ithalat vergisi, yerel teslimat ve diğer kaçınılmaz lojistik maliyetlerini içerebilir.
Burada görünüşte ucuz teklifler genellikle pozisyon değiştirir. Düşük EXW fiyatı, alıcı eksik lojistik sorumluluklarını eklediğinde daha yüksek bir FCA, CIF, DAP veya DDP fiyatından daha pahalı hale gelebilir. Bu nedenle, Incoterm, adlandırılan yerle birlikte okunmalıdır, yalnızca üç harfli bir etiket olarak değil. İthalatçılar için Incoterms 2020 Açıklandı: EXW, FCA, FOB, CIF ve DDP'de, uluslararası tedarikçi tekliflerini normalize ederken önemli olan sorumluluklar ve risk transfer noktaları açıklanmaktadır.
Vergiler veya harçlar ürün sınıflandırmasına, kökenine veya gümrük değerine bağlıysa, tüm üç tedarikçi için aynı varsayımları kullanın. Aksi takdirde, hesaplama bir teklifi yapay olarak çekici gösterebilir.
Kalite Riski Küçük Bir Fiyat Avantajını Silip Sürebilir
Bir teklif, yalnızca doğru ürünü satın almanın maliyeti değil, yanlış ürünü almanın maliyeti ile de değerlendirilmelidir. Her tedarikçinin üretim öncesinde, üretim sırasında ve sevkiyat öncesinde sağladığı kalite kanıtlarını sorun. Ürüne bağlı olarak, bu onaylı çizimler, malzeme sertifikaları, test raporları, denetim kayıtları, örnekler, altın örnekler, seri numarası izlenebilirliği veya üçüncü taraf denetimi içerebilir.
Ayrıca bir hata oranının finansal etkisini de dikkate alın. Yüzde 3 daha ucuz bir tedarikçi, reddetmeler, yeniden işleme, garanti talepleri veya üretim duraklamaları önemli ölçüde daha yüksekse daha pahalı bir seçim haline gelebilir. Başka bir bitmiş ürünün içinde kullanılan bileşenler için, küçük bir gelen kalite sorunu, satın alınan ürünün değerinden çok daha yüksek maliyetler yaratabilir.
Alıcılar ayrıca vaatler ile doğrulanabilir kontroller arasında ayrım yapmalıdır. "Yüksek kalite" veya "sıkı denetim" gibi ifadelerin karşılaştırılabilir değeri yoktur, tedarikçi neyin denetlendiğini, hangi standarda göre, hangi aşamada ve hangi kayıtların mevcut olduğunu açıklayamazsa.
Öngörü Süresini Bir İş Maliyeti Olarak Karşılaştırın
Öngörü süresi kesin bir şekilde tanımlanmalıdır. Bir tedarikçi, depozito alındıktan sonra günleri, diğeri çizim onayından sonra ve diğeri örnek onayından sonra ifade edebilir. Üretim başlangıç tetikleyicisini, üretim süresini, denetim penceresini ve beklenen teslim tarihini ayrı ayrı sorun.
Daha kısa bir öngörü süresi, stok tükenmelerini, acil nakliyeyi veya kaybedilen üretimi azaltıyorsa daha yüksek bir satın alma fiyatını haklı çıkarabilir. Tersi de doğrudur. Güvenilir bir takvimi olmayan düşük maliyetli bir tedarikçi, alıcının ek güvenlik stoğu tutması veya nakliyeleri denizden havaya sürekli değiştirmesi gerektiğinde pahalı sonuçlar yaratabilir.
Tekrar kaynak sağlama için, teklif edilen ilk sipariş tarihinin yanı sıra tutarlılığı da karşılaştırın. Düzenli olarak gerçekleştirilen gerçekçi bir 30 günlük öngörü süresi, sık sık 35 güne dönüşen vaat edilen 20 günlük bir öngörü süresinden daha değerli olabilir.
Ödeme Koşulları Hem Maliyeti Hem de Maruziyeti Değiştirir
Aynı toplam fiyata sahip iki teklif, biri yüzde 100 peşin ödeme gerektiriyorsa ve diğeri denetimden sonra veya sevkiyat öncesinde bir depozito ile bakiye kabul ediyorsa ekonomik olarak aynı değildir. Ödeme zamanlaması, çalışma sermayesini, çözülmemiş kalite sorunları üzerindeki etkisini ve alıcı malları kontrol etmeden önce maruz kalan para miktarını etkiler.
Depozito yüzdesini, bakiye tetikleyicisini, kabul edilen ödeme yöntemini, para birimini, banka masraflarını, akreditif gereksinimlerini ve herhangi bir kredi süresini karşılaştırın. Bir tedarikçi yüzde 30 üretim depozitosu talep ediyorsa, depozito için nedeni, tedarikçi doğrulaması, üretim aşamaları ve siparişin ilerlediğine dair kanıtla birlikte değerlendirin. Tedarikçiye Üretimden Önce %30 Depozito Ödemeli Misiniz?'de, alıcının peşin fon göndermeden önce kullanabileceği pratik risk kontrolleri ele alınmaktadır.
Çekici ödeme koşullarına yapay bir değer atamayın, tedarikçiyi kontrol etmeden. Çekici koşullar, yalnızca tedarikçi güvenilir olduğunda, banka alacaklısı sözleşme tarafıyla eşleştiğinde ve ticari belgeler tutarlı olduğunda faydalıdır.
Tedarikçi Riski Teklif Karşılaştırmasında Yer Almalıdır
En iyi teklif, bir şeyler ters gittiğinde bile mantıklı olmalıdır. Yasal şirket kimliğini, işletme geçmişini, ilgili sertifikaları, üretim veya tedarik yeteneğini, ihracat deneyimini ve teklif, fatura, banka hesabı ve şirket detayları arasındaki tutarlılığı doğrulayın.
Risk ayrıca bağımlılığı da içerir. Çok küçük bir tedarikçi, ani bir hacim artışıyla başa çıkmakta zorlanabilir. Bir ticaret şirketi, alıcının doğrudan kontrol edemediği bir üst fabrikaya bağımlı olabilir. Büyük bir tedarikçi güvenilir olabilir ancak küçük bir alıcıyı üretim sırasının arkasına yerleştirebilir. Bu modellerin hiçbiri otomatik olarak iyi veya kötü değildir, ancak teklif edilen fiyat ve öngörü süresine ne kadar güvenileceğini etkiler.
Tedarikçiler arasındaki fiyat farkı küçük olduğunda, daha güçlü belgeler, daha net iletişim ve daha düşük uygulama riski, marjinal bir birim fiyat tasarrufunu makul bir şekilde aşabilir.
Seçim Yapmadan Önce Nakliye ve Incoterms'i Karşılaştırılabilir Hale Getirin
Uluslararası teklifler, tedarikçiler farklı Incoterms veya farklı adlandırılan yerler teklif ettiğinde yanıltıcı hale gelebilir. Tedarikçi A FOB Şanghay, Tedarikçi B FCA fabrika şehri ve Tedarikçi C DAP alıcının deposunu teklif edebilir. Bu rakamlar, alıcı aynı nihai noktaya taşımak için eksik nakliye ve işleme maliyetlerini doldurana kadar sıralanamaz.
Ana taşımanın kim tarafından rezerve edildiğini, ihracat işlemlerini kimin yönettiğini, riskin nerede transfer edildiğini, sigortanın dahil olup olmadığını, hangi varış ücretlerinin ödenmesi gerektiğini ve adlandırılan limanın veya yerin operasyonel olarak uygun olup olmadığını kontrol edin. Konteynerli yük için, tanıdık bir terimin ticari kolaylığı, terimin gerçek taşıma zincirine uyup uymadığını kontrol etmenin yerini almamalıdır.
Nakliye ücretleri, tedarikçi teklifi verildikten sonra da değişebilir. Sipariş nakliye duyarlıysa, tedarikçi tekliflerini yaklaşık aynı zamanda toplanan lojistik tahminleri kullanarak karşılaştırın. Aksi takdirde, eski bir nakliye varsayımı sahte bir kazanan yaratabilir.
Bir Sayı ile Seçmek Yerine Ağırlıklı Bir Puan Kullanın
Ticari şartlar normalize edildikten sonra, basit bir ağırlıklı puan, son kararı daha disiplinli hale getirebilir. Ağırlıklar, siparişi yansıtmalıdır, evrensel bir formül değil. Standartlaştırılmış düşük riskli bir ürün tedarik eden bir alıcı, varış maliyetine daha fazla ağırlık verebilirken, kritik bir üretim bileşeni tedarik eden bir alıcı, spesifikasyon uyumu, kalite güvencesi ve teslimat güvenilirliğine daha fazla ağırlık verebilir.
Pratik bir puan kartı, spesifikasyon uyumu, varış maliyeti, MOQ uyumu, kalite kontrolleri, öngörü süresi, ödeme koşulları, tedarikçi doğrulaması, iletişim kalitesi ve lojistik basitliğini içerebilir. Her tedarikçiyi aynı kanıtla puanlayın ve bir tedarikçinin neden puan kazandığını veya kaybettiğini belgeleyin. Bu, bir çekici sayının kararı bağlam olmadan domine etmesini önler.
Ayrıca, daha güçlü teklif için fiyat primini hesaplamak da faydalı olabilir. Tedarikçi B, Tedarikçi A'dan yüzde 2.5 daha pahalıysa ancak doğrulanmış kalite kayıtları, daha kısa güvenilir bir öngörü süresi ve önemli ölçüde daha güvenli ödeme koşulları sunuyorsa, alıcı bu avantajların yüzde 2.5'e değer olup olmadığını karar verebilir. Bu, Tedarikçi A'nın daha ucuz olduğunu söylemekten çok daha net bir karardır.
Siparişi Vermeden Önce Alıcı Kontrol Listesi
- Üç teklifin de aynı ürün spesifikasyonu, revizyon ve miktarı kullandığını doğrulayın.
- Her teklifteki hariç tutmaları, isteğe bağlı öğeleri ve varsayımları belirleyin.
- MOQ, alet, ambalaj ve diğer zorunlu ücretleri normalize edin.
- Aynı varış noktasına tutarlı lojistik varsayımları kullanarak varış maliyetini hesaplayın.
- Incoterm'i adlandırılan yerle birlikte karşılaştırın.
- Kalite kontrol adımlarını ve uyumu kanıtlayacak belgeleri doğrulayın.
- Öngörü süresi tetikleyicilerini ve gerçekçi sevkiyat tarihlerini tanımlayın.
- Depozito, bakiye tetikleyicisi, para birimi ve ödeme maruziyetini karşılaştırın.
- Tedarikçinin yasal kimliğini, banka alacaklısını ve işletme yeteneğini doğrulayın.
- Kazanan tedarikçiyi seçme nedenini kaydedin, özellikle de bu en düşük birim fiyatı değilse.
Kaynak Sağlama Notları
En iyi teklif, her tedarikçi aynı teknik, ticari ve risk temeli üzerinde karşılaştırıldığında rekabetçi kalan tekliftir. Bazı alımlarda bu en düşük fiyatlı tedarikçi olacaktır. Diğerlerinde, daha iyi karar, en düşük varış maliyetine, en iyi MOQ uyumuna, en güçlü kalite güvencesine, en güvenli ödeme yapısına veya en güvenilir teslimat planına sahip tedarikçi olacaktır.
Üç teklif, ticari değiş tokuşları ortaya çıkardığı için faydalıdır. Değerleri, ödül vermeden önce bu değiş tokuşları normalize etmekten gelir. Bir kez spesifikasyonlar, maliyetler, Incoterms, ödeme koşulları, öngörü süresi ve tedarikçi riski aynı karşılaştırma sayfasına yerleştirildiğinde, en güçlü teklif genellikle çok daha kolay tanımlanır.
