ثلاثة موردين يقدمون عرضًا لنفس المنتج: أي عرض هو الأفضل حقًا؟
يمكن لثلاثة موردين تقديم عروض لما يبدو أنه نفس المنتج ومع ذلك يقدمون ثلاث صفقات مختلفة تمامًا. قد يكون لدى أحدهم أقل سعر للوحدة ولكنه يستثني الشحن أو التعبئة أو الاختبار. قد يتقاضى آخر المزيد لكل وحدة ولكنه يقدم شروط دفع أفضل، ووقت تسليم أقصر، ورقابة جودة أقوى. قد يبدو عرض ثالث مكلفًا حتى يتم تحويل الاقتباس إلى تكلفة نهائية حقيقية.
بالنسبة للمشترين، السؤال المفيد ليس ببساطة أي مورد هو الأرخص. السؤال الحقيقي هو أي عرض يخلق أفضل مجموعة من الامتثال للمواصفات، التكلفة الإجمالية، موثوقية التسليم، التعرض للدفع ومخاطر المورد للطلب المحدد.
تصبح المقارنة أسهل بكثير عندما يتم تحويل كل اقتباس إلى نفس التنسيق التجاري. إذا تم جمع الاقتباسات بمواصفات مختلفة أو تفاصيل RFQ غير مكتملة، فإنه يستحق عادةً تصحيح ذلك أولاً. تساعد العملية في كيفية الحصول على عروض أسعار من الموردين عبر الإنترنت: دليل خطوة بخطوة لطلب عرض الأسعار المشترين على طلب عروض يمكن مقارنتها فعليًا جنبًا إلى جنب.
ابدأ بالتحقق مما إذا كان الموردون الثلاثة قد اقتبسوا نفس الشيء
الخطأ الأول في مقارنة الاقتباسات هو افتراض أن أسماء المنتجات المتطابقة تعني مواصفات متطابقة. يمكن أن تفسر الفروق الصغيرة في درجة المادة، الأبعاد، التسامح، التشطيب، الملحقات، الشهادات، التعبئة أو الخدمات المضمنة فجوة سعرية كبيرة.
قبل النظر إلى المبلغ الإجمالي، أنشئ عمود متطلبات وحدد كل مواصفة على أنها متوافقة، غير واضحة أو مختلفة لكل مورد. إذا اقتبس المورد A الفولاذ المقاوم للصدأ 304، واقتبس المورد B الفولاذ المقاوم للصدأ 201 ولم يحدد المورد C الدرجة، فإن الأسعار الثلاثة ليست قابلة للمقارنة بعد. ينطبق نفس المبدأ على المحركات، والمحامل، والمكونات الإلكترونية، والطلاءات، والأدوات، وقطع الغيار وأي منتج صناعي تقريبًا.
لا ينبغي اعتبار الاقتباس الذي يترك مواصفات مهمة غير محددة تلقائيًا كأفضل عرض. فالتفاصيل المفقودة هي في حد ذاتها مخاطرة تجارية لأن المشتري قد يكتشف الفرق فقط بعد الإنتاج أو التسليم.
تحويل سعر الوحدة إلى عرض تجاري قابل للمقارنة
سعر الوحدة هو مجرد سطر واحد في قرار الشراء. قارن الكمية المقتبسة، MOQ، كمية التعبئة، رسوم الأدوات أو الإعداد، تكاليف العينات، رسوم الفحص، تكاليف الشهادات، التعبئة للتصدير، النقل الداخلي وأي رسوم إلزامية أخرى. ثم احسب القيمة الإجمالية للطلب بنفس الكمية المطلوبة.
على سبيل المثال، قد لا يكون المورد الذي يقدم 8.40 دولارًا لكل وحدة عند MOQ قدره 5000 أرخص بالضرورة لمشتري يحتاج إلى 1500 وحدة من المورد الذي يقدم 9.10 دولارات مع MOQ قدره 1500. تستهلك المخزونات الزائدة النقد، ومساحة التخزين وقد تخلق مخاطر التقادم. الإطار التقريري في الحد الأدنى للطلب مقابل سعر الوحدة: متى يكون الطلب الأكبر أرخص فعلاً؟ مفيد عندما يتطلب سعر الوحدة المنخفض طلبًا أكبر بشكل مادي.
افصل أيضًا التكاليف لمرة واحدة عن تكاليف الطلب المتكرر. يمكن أن تشوه رسوم الأدوات، والقوالب، والأدوات، وإعداد الأعمال الفنية، ورسوم الهندسة الطلب الأول ولكن قد تختفي من المشتريات اللاحقة. يجب على المشتري الذي يقارن موردًا جديدًا بمورد قائم أن ينظر إلى كل من تكلفة الطلب الأول وتكلفة الطلب المتكرر المتوقعة.
احسب التكلفة النهائية، وليس فقط فاتورة المورد
تحتاج المقارنة العادلة إلى وجهة مشتركة وحدود تكلفة مشتركة. أضف جميع التكاليف المطلوبة لنقل البضائع من نقطة الاقتباس الخاصة بالمورد إلى الموقع الذي يحتاجه المشتري فعليًا. اعتمادًا على الاقتباس، قد يشمل ذلك النقل من المنشأ، والمعالجة للتصدير، والشحن، والتأمين، ورسوم الوجهة، والوساطة الجمركية، والرسوم الجمركية، والتسليم المحلي وأي تكاليف لوجستية لا مفر منها.
هنا حيث تتغير الاقتباسات الرخيصة ظاهريًا. يمكن أن يصبح سعر EXW المنخفض أكثر تكلفة من سعر FCA أو CIF أو DAP أو DDP الأعلى بمجرد أن يضيف المشتري المسؤوليات اللوجستية المفقودة. يجب قراءة مصطلح Incoterm مع المكان المحدد، وليس كعلامة مكونة من ثلاثة أحرف بمفردها. شروط التجارة الدولية 2020 موضحة للمستوردين: EXW و FCA و FOB و CIF و DDP يشرح المسؤوليات ونقاط نقل المخاطر التي تهم عند تطبيع عروض الموردين الدوليين.
عندما تعتمد الرسوم أو الضرائب على تصنيف المنتج، أو المنشأ، أو القيمة الجمركية، استخدم نفس الافتراضات لجميع الموردين الثلاثة. خلاف ذلك، يمكن أن تجعل الحساب عرضًا واحدًا يبدو جذابًا بشكل مصطنع.
يمكن أن تمحو مخاطر الجودة ميزة سعر صغيرة
يجب الحكم على الاقتباس بناءً على تكلفة استلام المنتج الخطأ، وليس فقط تكلفة شراء المنتج الصحيح. اسأل عن الأدلة على الجودة التي يقدمها كل مورد قبل الإنتاج، أثناء الإنتاج وقبل الشحن. اعتمادًا على المنتج، قد يشمل ذلك الرسومات المعتمدة، وشهادات المواد، وتقارير الاختبار، وسجلات الفحص، والعينات، والعينات الذهبية، وتتبع أرقام السلاسل أو الفحص من طرف ثالث.
اعتبر التأثير المالي لمعدل العيوب أيضًا. يمكن أن يصبح المورد الذي هو 3 في المئة أرخص الخيار الأكثر تكلفة إذا كانت العيوب، أو إعادة العمل، أو مطالبات الضمان، أو توقف الإنتاج أعلى بشكل مادي. بالنسبة للمكونات المستخدمة داخل منتج نهائي آخر، يمكن أن تخلق مشكلة صغيرة في الجودة الواردة تكاليف تتجاوز بكثير قيمة العنصر المشتراة.
يجب على المشترين أيضًا التمييز بين الوعود والرقابة القابلة للتحقق. التصريحات مثل "جودة عالية" أو "فحص صارم" لها قيمة مقارنة قليلة ما لم يتمكن المورد من شرح ما يتم فحصه، وفقًا لأي معيار، في أي مرحلة وما هي السجلات المتاحة.
قارن وقت التسليم كتكلفة تجارية
يجب تعريف وقت التسليم بدقة. قد يعني مورد واحد الأيام بعد استلام الإيداع، وآخر بعد الموافقة على الرسومات، وآخر بعد تأكيد العينة. اطلب بدء الإنتاج، ومدة الإنتاج، ونافذة الفحص وتاريخ التسليم المتوقع بشكل منفصل.
يمكن أن يبرر وقت التسليم الأقصر سعر شراء أعلى عندما يقلل من نفاد المخزون، أو الشحن العاجل أو فقد الإنتاج. والعكس صحيح أيضًا. قد يخلق مورد منخفض التكلفة بجدول زمني غير موثوق عواقب مكلفة إذا كان يجب على المشتري الاحتفاظ بمخزون أمان إضافي أو التبديل بشكل متكرر من الشحنات من البحر إلى الجو.
لعمليات الشراء المتكررة، قارن الاتساق بالإضافة إلى تاريخ الطلب الأول المقتبس. يمكن أن يكون وقت التسليم الواقعي البالغ 30 يومًا الذي يتم تحقيقه بانتظام أكثر قيمة من وقت التسليم الموعود البالغ 20 يومًا الذي يتحول غالبًا إلى 35 يومًا.
تغير شروط الدفع كل من التكلفة والتعرض
لا تكون الاقتباسات التي لها نفس السعر الإجمالي متطابقة اقتصاديًا إذا كان أحدها يتطلب دفع 100 في المئة مقدمًا والآخر يسمح بإيداع مع الرصيد بعد الفحص أو قبل الشحن. يؤثر توقيت الدفع على رأس المال العامل، والقدرة على التعامل مع قضايا الجودة غير المحلولة، ومقدار المال المعرض قبل أن يتحكم المشتري في البضائع.
قارن نسبة الإيداع، ومحفز الرصيد، وطريقة الدفع المقبولة، والعملة، ورسوم البنك، ومتطلبات خطاب الاعتماد وأي فترة ائتمان. إذا طلب مورد إيداع إنتاج بنسبة 30 في المئة، فقم بتقييم سبب الإيداع مع التحقق من المورد، ومعالم الإنتاج والأدلة على تقدم الطلب. هل يجب عليك دفع 30% كوديعة للمورد قبل الإنتاج؟ يغطي ضوابط المخاطر العملية التي يمكن أن يستخدمها المشترون قبل إرسال الأموال المقدمة.
لا تعطي قيمة مصطنعة لشروط الدفع السخية دون التحقق من المورد وراءها. تكون الشروط الجذابة مفيدة فقط عندما يكون المورد موثوقًا، ويتطابق المستفيد من البنك مع الطرف المتعاقد وتكون الوثائق التجارية متسقة.
تنتمي مخاطر المورد إلى مقارنة الاقتباسات
يجب أن يكون أفضل عرض منطقيًا حتى إذا حدث خطأ ما. تحقق من هوية الشركة القانونية، وتاريخ التشغيل، والشهادات ذات الصلة، والقدرة على الإنتاج أو التوريد، وخبرة التصدير والاتساق بين الاقتباس، والفاتورة، وحساب البنك وتفاصيل الشركة.
تشمل المخاطر أيضًا الاعتماد. قد يواجه مورد صغير جدًا صعوبة في زيادة الحجم المفاجئ. قد يعتمد شركة تجارية على مصنع أعلى لا يمكن للمشتري التحكم فيه مباشرة. قد يكون المورد الكبير موثوقًا ولكنه يضع المشتري الصغير في نهاية قائمة الإنتاج. لا يعد أي من هذه النماذج جيدًا أو سيئًا تلقائيًا، ولكنها تؤثر على مقدار الثقة التي يجب وضعها في السعر المقتبس ووقت التسليم.
عندما تكون الفجوة السعرية بين الموردين صغيرة، يمكن أن تفوق الوثائق الأقوى، والتواصل الأكثر وضوحًا، ومخاطر التنفيذ الأقل بشكل معقول توفير سعر الوحدة الهامشي.
اجعل الشحن ومصطلحات Incoterms قابلة للمقارنة قبل الاختيار
غالبًا ما تصبح الاقتباسات الدولية مضللة عندما يقتبس الموردون مصطلحات Incoterms مختلفة أو أماكن محددة مختلفة. قد يقتبس المورد A FOB شنغهاي، والمورد B FCA مدينته الصناعية، والمورد C DAP مستودع المشتري. لا يمكن تصنيف هذه الأرقام حتى يملأ المشتري تكاليف النقل والتعامل المفقودة إلى نفس النقطة النهائية.
تحقق من من يحجز النقل الرئيسي، ومن يتعامل مع التخليص الجمركي، وأين تنتقل المخاطر، وما إذا كانت التأمينات مشمولة، وما هي رسوم الوجهة المتبقية المستحقة، وما إذا كانت الميناء أو المكان المحدد مناسبًا من الناحية التشغيلية. بالنسبة للبضائع المحملة في حاويات، يجب ألا تحل راحة المصطلح المألوف محل التحقق مما إذا كان المصطلح يناسب سلسلة النقل الفعلية.
يمكن أن تتغير أسعار الشحن أيضًا بعد إصدار اقتباس المورد. إذا كانت الطلبات حساسة للشحن، قارن عروض الموردين باستخدام تقديرات اللوجستيات التي تم جمعها في نفس الوقت تقريبًا. خلاف ذلك، يمكن أن يؤدي افتراض الشحن القديم إلى خلق فائز زائف.
استخدم درجة مرجحة بدلاً من الاختيار برقم واحد
بمجرد تطبيع الشروط التجارية، يمكن أن تجعل درجة مرجحة بسيطة القرار النهائي أكثر انضباطًا. يجب أن تعكس الأوزان الطلب بدلاً من صيغة عالمية. قد يعطي المشتري الذي يشتري عنصرًا موحدًا منخفض المخاطر وزنًا أكبر للتكلفة النهائية، بينما قد يعطي المشتري الذي يشتري مكونًا حرجًا وزنًا أكبر للامتثال للمواصفات، وضمان الجودة وموثوقية التسليم.
يمكن أن تتضمن بطاقة الدرجات العملية الامتثال للمواصفات، والتكلفة النهائية، وملاءمة MOQ، وضوابط الجودة، ووقت التسليم، وشروط الدفع، والتحقق من المورد، وجودة التواصل وبساطة اللوجستيات. قم بتقييم كل مورد باستخدام نفس الأدلة وسجل سبب حصول مورد على نقاط أو فقدانها. يمنع ذلك رقمًا جذابًا واحدًا من الهيمنة على القرار دون سياق.
يمكن أن يكون من المفيد أيضًا حساب علاوة السعر للعرض الأقوى. إذا كان المورد B أغلى بنسبة 2.5 في المئة من المورد A ولكنه يقدم سجلات جودة موثوقة، ووقت تسليم موثوق أقصر وشروط دفع أكثر أمانًا بشكل مادي، يمكن للمشتري أن يقرر ما إذا كانت تلك المزايا تستحق 2.5 في المئة. هذا قرار أوضح بكثير من مجرد اعتبار المورد A أرخص.
قائمة التحقق للمشتري قبل منح الطلب
- تأكيد أن جميع الاقتباسات الثلاث تستخدم نفس مواصفات المنتج، والتعديل والكمية.
- تحديد الاستثناءات، والعناصر الاختيارية والافتراضات في كل عرض.
- تطبيع MOQ، والأدوات، والتعبئة وغيرها من الرسوم الإلزامية.
- احسب التكلفة النهائية إلى نفس الوجهة باستخدام افتراضات لوجستية متسقة.
- قارن مصطلح Incoterm مع المكان المحدد.
- تحقق من خطوات مراقبة الجودة والوثائق التي ستثبت الامتثال.
- حدد محفزات وقت التسليم وتواريخ الشحن الواقعية.
- قارن الإيداع، ومحفز الرصيد، والعملة والتعرض للدفع.
- تحقق من الهوية القانونية للمورد، والمستفيد من البنك والقدرة التشغيلية.
- سجل سبب اختيار المورد الفائز، خاصة عندما لا يكون هو أقل سعر للوحدة.
ملاحظات الشراء
أفضل اقتباس هو العرض الذي يبقى تنافسيًا بعد مقارنة كل مورد على نفس الأساس الفني والتجاري والمخاطر. في بعض المشتريات، سيكون المورد الأقل سعرًا. في حالات أخرى، سيكون القرار الأفضل هو المورد الذي لديه أقل تكلفة نهائية، وأفضل ملاءمة MOQ، وأقوى ضمان جودة، وأمان أكبر في الدفع أو خطة تسليم أكثر موثوقية.
تكون الاقتباسات الثلاث مفيدة لأنها تكشف عن التبادلات. تأتي قيمتها من تطبيع تلك التبادلات قبل منح الجائزة. بمجرد وضع المواصفات، والتكاليف، ومصطلحات Incoterms، وشروط الدفع، ووقت التسليم ومخاطر المورد على نفس ورقة المقارنة، يصبح من الأسهل عادةً تحديد العرض الأقوى.
