Drei Anbieter bieten dasselbe Produkt an: Welches Angebot ist tatsächlich das beste?
Drei Anbieter können dasselbe Produkt anbieten und dennoch drei sehr unterschiedliche Angebote machen. Einer kann den niedrigsten Stückpreis haben, aber Fracht, Verpackung oder Tests ausschließen. Ein anderer kann mehr pro Einheit verlangen, bietet aber bessere Zahlungsbedingungen, eine kürzere Lieferzeit und strengere Qualitätskontrollen. Ein dritter Anbieter mag teuer erscheinen, bis das Angebot in die tatsächlichen Gesamtkosten umgerechnet wird.
Für Käufer ist die nützliche Frage nicht einfach, welcher Anbieter der günstigste ist. Die eigentliche Frage ist, welches Angebot die beste Kombination aus Spezifikationskonformität, Gesamtkosten, Lieferzuverlässigkeit, Zahlungsexposition und Lieferantenrisiko für die jeweilige Bestellung schafft.
Der Vergleich wird viel einfacher, wenn jedes Angebot in dasselbe kommerzielle Format umgewandelt wird. Wenn die Angebote mit unterschiedlichen Spezifikationen oder unvollständigen RFQ-Details gesammelt wurden, ist es in der Regel sinnvoll, dies zuerst zu korrigieren. Der Prozess in Wie man online Angebote von Lieferanten erhält: Ein Schritt-für-Schritt RFQ-Leitfaden hilft Käufern, Angebote anzufordern, die tatsächlich nebeneinander verglichen werden können.
Überprüfen Sie zunächst, ob die drei Anbieter dasselbe Angebot gemacht haben
Der erste Fehler beim Vergleich von Angeboten besteht darin, anzunehmen, dass identische Produktnamen identische Spezifikationen bedeuten. Kleine Unterschiede in Materialqualität, Abmessungen, Toleranzen, Oberflächenbehandlung, Zubehör, Zertifizierung, Verpackung oder enthaltenen Dienstleistungen können eine große Preisdifferenz erklären.
Bevor Sie den Gesamtbetrag betrachten, erstellen Sie eine Anforderungsspalte und markieren Sie jede Spezifikation als konform, unklar oder unterschiedlich für jeden Anbieter. Wenn Anbieter A 304 Edelstahl angeboten hat, Anbieter B 201 Edelstahl und Anbieter C die Güteklasse nicht angegeben hat, sind die drei Preise noch nicht vergleichbar. Dasselbe Prinzip gilt für Motoren, Lager, elektronische Komponenten, Beschichtungen, Werkzeuge, Ersatzteile und fast jedes industrielle Produkt.
Ein Angebot, das wichtige Spezifikationen undefiniert lässt, sollte nicht automatisch als das beste Angebot behandelt werden. Das fehlende Detail ist ein kommerzielles Risiko, da der Käufer den Unterschied möglicherweise erst nach der Produktion oder Lieferung entdeckt.
Umwandlung des Stückpreises in ein vergleichbares kommerzielles Angebot
Der Stückpreis ist nur eine Zeile in der Kaufentscheidung. Vergleichen Sie die angebotene Menge, MOQ, Verpackungsmenge, Werkzeug- oder Einrichtungsgebühren, Musterkosten, Inspektionsgebühren, Zertifizierungskosten, Exportverpackung, Inlandstransport und alle anderen obligatorischen Gebühren. Berechnen Sie dann den Gesamtauftragswert bei der gleichen erforderlichen Menge.
Ein Anbieter, der 8,40 $ pro Einheit bei einem MOQ von 5.000 anbietet, ist für einen Käufer, der 1.500 Einheiten benötigt, nicht unbedingt günstiger als ein Anbieter, der 9,10 $ bei einem MOQ von 1.500 anbietet. Überbestände binden Kapital, Lagerfläche und können das Risiko der Veralterung erhöhen. Der Entscheidungsrahmen in MOQ vs Stückpreis: Wann ist eine größere Bestellung tatsächlich günstiger? ist nützlich, wenn ein niedrigerer Stückpreis eine wesentlich größere Bestellung erfordert.
Trennen Sie auch einmalige Kosten von wiederkehrenden Kosten. Werkzeuge, Formen, Stempel, Kunstwerke und Ingenieurkosten können die erste Bestellung verzerren, verschwinden jedoch möglicherweise bei späteren Käufen. Ein Käufer, der einen neuen Anbieter mit einem etablierten Anbieter vergleicht, sollte daher sowohl die Kosten der Erstbestellung als auch die erwarteten Kosten für Folgeaufträge betrachten.
Berechnen Sie die Gesamtkosten, nicht nur die Rechnung des Anbieters
Ein fairer Vergleich benötigt ein gemeinsames Ziel und eine gemeinsame Kostenobergrenze. Addieren Sie alle Kosten, die erforderlich sind, um die Waren vom angegebenen Punkt des Anbieters zu dem Ort zu bewegen, an dem der Käufer sie tatsächlich benötigt. Je nach Angebot kann dies Transportkosten, Exportabwicklung, Fracht, Versicherung, Zielgebühren, Zollabfertigung, Einfuhrzölle, lokale Lieferung und andere unvermeidbare Logistikkosten umfassen.
Hier ändern sich anscheinend günstige Angebote oft. Ein niedriger EXW-Preis kann teurer werden als ein höherer FCA-, CIF-, DAP- oder DDP-Preis, sobald der Käufer die fehlenden logistischen Verantwortlichkeiten hinzufügt. Der Incoterm muss daher zusammen mit dem benannten Ort gelesen werden, nicht als dreibuchstabige Bezeichnung für sich allein. Incoterms 2020 für Importeure: EXW, FCA, FOB, CIF und DDP erklärt erklärt die Verantwortlichkeiten und Risikotransferpunkte, die wichtig sind, wenn internationale Anbieterangebote normalisiert werden.
Wenn Zölle oder Steuern von der Produktklassifizierung, dem Ursprung oder dem Zollwert abhängen, verwenden Sie dieselben Annahmen für alle drei Anbieter. Andernfalls kann die Berechnung ein Angebot künstlich attraktiv erscheinen lassen.
Qualitätsrisiken können einen kleinen Preisvorteil auslöschen
Ein Angebot sollte anhand der Kosten für den Erhalt des falschen Produkts bewertet werden, nicht nur anhand der Kosten für den Kauf des richtigen. Fragen Sie, welche Qualitätsnachweise jeder Anbieter vor der Produktion, während der Produktion und vor dem Versand bereitstellt. Je nach Produkt kann dies genehmigte Zeichnungen, Materialzertifikate, Prüfberichte, Inspektionsprotokolle, Muster, Goldmuster, Seriennummernverfolgbarkeit oder Drittinspektionen umfassen.
Berücksichtigen Sie auch die finanziellen Auswirkungen einer Fehlerquote. Ein Anbieter, der 3 Prozent günstiger ist, kann die teurere Wahl werden, wenn Nacharbeiten, Garantieansprüche oder Produktionsausfälle erheblich höher sind. Bei Komponenten, die in einem anderen Fertigprodukt verwendet werden, kann ein kleines Qualitätsproblem bei der Ankunft Kosten verursachen, die weit über dem Wert des gekauften Artikels liegen.
Käufer sollten auch zwischen Versprechungen und überprüfbaren Kontrollen unterscheiden. Aussagen wie "hohe Qualität" oder "strenge Inspektion" haben wenig vergleichbaren Wert, es sei denn, der Anbieter kann erklären, was inspiziert wird, nach welchem Standard, in welcher Phase und welche Aufzeichnungen verfügbar sind.
Vergleichen Sie die Lieferzeit als Geschäftskosten
Die Lieferzeit sollte genau definiert werden. Ein Anbieter kann Tage nach Erhalt der Anzahlung meinen, ein anderer nach Genehmigung der Zeichnung und ein weiterer nach Bestätigung des Musters. Fragen Sie separat nach dem Produktionsstartauslöser, der Produktionsdauer, dem Inspektionszeitraum und dem erwarteten Übergabedatum.
Eine kürzere Lieferzeit kann einen höheren Kaufpreis rechtfertigen, wenn sie Lagerengpässe, Notfallfracht oder Produktionsausfälle reduziert. Das Gegenteil ist ebenfalls der Fall. Ein kostengünstiger Anbieter mit einem unzuverlässigen Zeitplan kann teure Folgen haben, wenn der Käufer zusätzliche Sicherheitsbestände halten oder wiederholt den Versand von See- auf Luftfracht umstellen muss.
Bei wiederholtem Einkauf sollten sowohl die Konsistenz als auch das angegebene Datum der Erstbestellung verglichen werden. Eine realistische Lieferzeit von 30 Tagen, die regelmäßig eingehalten wird, kann wertvoller sein als eine versprochene Lieferzeit von 20 Tagen, die häufig 35 Tage beträgt.
Zahlungsbedingungen ändern sowohl Kosten als auch Exposition
Zwei Angebote mit demselben Gesamtpreis sind wirtschaftlich nicht identisch, wenn eines 100 Prozent Vorauszahlung erfordert und das andere eine Anzahlung mit dem Restbetrag nach Inspektion oder vor dem Versand zulässt. Der Zeitpunkt der Zahlung beeinflusst das Betriebskapital, den Einfluss auf ungelöste Qualitätsprobleme und den Betrag an Geld, der exponiert ist, bevor der Käufer die Waren kontrolliert.
Vergleichen Sie den Prozentsatz der Anzahlung, den Auslöser des Restbetrags, die akzeptierte Zahlungsmethode, die Währung, die Bankgebühren, die Anforderungen an Akkreditive und die Kreditlaufzeit. Wenn ein Anbieter eine Anzahlung von 30 Prozent für die Produktion anfordert, bewerten Sie den Grund für die Anzahlung zusammen mit der Überprüfung des Anbieters, den Produktionsmeilensteinen und dem Nachweis, dass die Bestellung voranschreitet. Sollten Sie einem Lieferanten eine Anzahlung von 30 % vor der Produktion zahlen? behandelt die praktischen Risikokontrollen, die Käufer verwenden können, bevor sie Vorauszahlungen leisten.
Weisen Sie großzügigen Zahlungsbedingungen keinen künstlichen Wert zu, ohne den Anbieter dahinter zu überprüfen. Attraktive Bedingungen sind nur dann nützlich, wenn der Anbieter glaubwürdig ist, der Bankbegünstigte mit der Vertragspartei übereinstimmt und die Handelsdokumente konsistent sind.
Lieferantenrisiko gehört in den Angebotsvergleich
Das beste Angebot sollte auch dann sinnvoll sein, wenn etwas schiefgeht. Überprüfen Sie die rechtliche Identität des Unternehmens, die Betriebsgeschichte, relevante Zertifizierungen, Produktions- oder Lieferfähigkeit, Exporterfahrung und die Konsistenz zwischen Angebot, Rechnung, Bankkonto und Unternehmensdetails.
Risiko umfasst auch Abhängigkeit. Ein sehr kleiner Anbieter kann mit einem plötzlichen Anstieg des Volumens kämpfen. Ein Handelsunternehmen kann von einer vorgelagerten Fabrik abhängen, die der Käufer nicht direkt kontrollieren kann. Ein großer Anbieter kann zuverlässig sein, aber einen kleinen Käufer am Ende der Produktionsreihe platzieren. Keines dieser Modelle ist automatisch gut oder schlecht, aber sie beeinflussen, wie viel Vertrauen in den angegebenen Preis und die Lieferzeit gesetzt werden sollte.
Wenn der Preisunterschied zwischen den Anbietern gering ist, können stärkere Dokumentationen, klarere Kommunikation und geringeres Ausführungsrisiko einen marginalen Einsparung bei den Stückkosten vernünftig überwiegen.
Fracht und Incoterms vergleichbar machen, bevor Sie wählen
Internationale Angebote werden oft irreführend, wenn Anbieter unterschiedliche Incoterms oder unterschiedliche benannte Orte angeben. Anbieter A kann FOB Shanghai anbieten, Anbieter B FCA seine Fabrikstadt und Anbieter C DAP das Lager des Käufers. Diese Zahlen können nicht eingestuft werden, bis der Käufer die fehlenden Transport- und Handhabungskosten zum selben Endpunkt ergänzt.
Überprüfen Sie, wer den Haupttransport bucht, wer die Exportabwicklung übernimmt, wo das Risiko übergeht, ob eine Versicherung enthalten ist, welche Zielgebühren weiterhin zu zahlen sind und ob der benannte Hafen oder Ort betriebsbereit ist. Bei containerisierten Fracht sollte der kommerzielle Vorteil eines vertrauten Begriffs nicht den Check ersetzen, ob der Begriff zur tatsächlichen Transportkette passt.
Frachtpreise können sich auch ändern, nachdem das Angebot des Anbieters abgegeben wurde. Wenn die Bestellung frachtempfindlich ist, vergleichen Sie die Angebote der Anbieter mit Logistikschätzungen, die ungefähr zur gleichen Zeit gesammelt wurden. Andernfalls kann eine veraltete Frachtannahme einen falschen Gewinner schaffen.
Verwenden Sie eine gewichtete Punktzahl, anstatt nach einer Zahl zu wählen
Sobald die kommerziellen Bedingungen normalisiert sind, kann eine einfache gewichtete Punktzahl die endgültige Entscheidung disziplinierter gestalten. Die Gewichtungen sollten die Bestellung widerspiegeln und nicht eine universelle Formel. Ein Käufer, der einen standardisierten, risikoarmen Artikel beschafft, kann dem Gesamtkosten mehr Gewicht beimessen, während ein Käufer, der eine kritische Produktionskomponente beschafft, der Spezifikationskonformität, der Qualitätssicherung und der Lieferzuverlässigkeit mehr Gewicht beimessen kann.
Ein praktisches Punktesystem kann die Spezifikationskonformität, die Gesamtkosten, die Eignung des MOQ, die Qualitätskontrollen, die Lieferzeit, die Zahlungsbedingungen, die Überprüfung des Anbieters, die Kommunikationsqualität und die Logistikvereinfachung umfassen. Bewerten Sie jeden Anbieter anhand derselben Beweise und dokumentieren Sie, warum ein Anbieter Punkte gewonnen oder verloren hat. Dies verhindert, dass eine attraktive Zahl die Entscheidung ohne Kontext dominiert.
Es kann auch nützlich sein, den Preisaufschlag für das stärkere Angebot zu berechnen. Wenn Anbieter B 2,5 Prozent teurer ist als Anbieter A, aber überprüfte Qualitätsunterlagen, eine kürzere zuverlässige Lieferzeit und wesentlich sicherere Zahlungsbedingungen bietet, kann der Käufer entscheiden, ob diese Vorteile 2,5 Prozent wert sind. Das ist eine viel klarere Entscheidung, als einfach zu sagen, dass Anbieter A günstiger ist.
Checkliste für Käufer vor der Auftragsvergabe
- Bestätigen Sie, dass alle drei Angebote dieselbe Produktspezifikation, Revision und Menge verwenden.
- Identifizieren Sie Ausschlüsse, optionale Artikel und Annahmen in jedem Angebot.
- Normalisieren Sie MOQ, Werkzeuge, Verpackung und andere obligatorische Gebühren.
- Berechnen Sie die Gesamtkosten zum selben Ziel unter Verwendung konsistenter Logistikannahmen.
- Vergleichen Sie den Incoterm zusammen mit dem benannten Ort.
- Überprüfen Sie die Qualitätskontrollschritte und die Dokumente, die die Konformität nachweisen.
- Definieren Sie die Auslöser für die Lieferzeit und realistische Versanddaten.
- Vergleichen Sie Anzahlung, Auslöser des Restbetrags, Währung und Zahlungsexposition.
- Überprüfen Sie die rechtliche Identität des Anbieters, den Bankbegünstigten und die Betriebskapazität.
- Dokumentieren Sie den Grund für die Auswahl des gewinnenden Anbieters, insbesondere wenn es sich nicht um den niedrigsten Stückpreis handelt.
Beschaffungsnotizen
Das beste Angebot ist das Angebot, das wettbewerbsfähig bleibt, nachdem jeder Anbieter auf derselben technischen, kommerziellen und Risikobasis verglichen wurde. Bei einigen Käufen wird dies der günstigste Anbieter sein. In anderen Fällen wird die bessere Entscheidung der Anbieter mit den niedrigsten Gesamtkosten, der besten MOQ-Eignung, der stärksten Qualitätssicherung, der sichersten Zahlungsstruktur oder dem zuverlässigsten Lieferplan sein.
Drei Angebote sind nützlich, da sie Kompromisse aufzeigen. Ihr Wert ergibt sich aus der Normalisierung dieser Kompromisse, bevor die Vergabe erfolgt. Sobald Spezifikationen, Kosten, Incoterms, Zahlungsbedingungen, Lieferzeiten und Lieferantenrisiken auf demselben Vergleichsblatt stehen, wird das stärkste Angebot in der Regel viel einfacher zu identifizieren sein.
