วิธีการขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ออนไลน์: คู่มือ RFQ แบบทีละขั้นตอน

วิธีการขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ออนไลน์ | คู่มือ RFQ

การขอราคาจากซัพพลายเออร์นั้นง่าย การขอใบเสนอราคาที่คุณสามารถเปรียบเทียบ อนุมัติ และเปลี่ยนเป็นคำสั่งซื้อนั้นต้องใช้ความพยายามมากขึ้น

ข้อความเช่น "กรุณาส่งราคาที่ดีที่สุดสำหรับน็อต" ทิ้งการตัดสินใจมากเกินไปให้กับซัพพลายเออร์ บริษัทหนึ่งอาจเสนอราคาสำหรับน็อตเหล็กกล้าคาร์บอนชุบสังกะสีในกล่องขนาดใหญ่ บริษัทอื่นอาจเสนอชิ้นส่วนสแตนเลสในกล่องขายปลีก และบริษัทที่สามอาจไม่รวมค่าขนส่งเลย ตัวเลขดูเหมือนจะเปรียบเทียบได้ แต่ข้อเสนออธิบายการซื้อที่แตกต่างกัน

คู่มือนี้อธิบายวิธีการขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ออนไลน์ ข้อมูลที่ควรรวม และวิธีการเปรียบเทียบข้อเสนอโดยไม่ถูกหลอกลวงโดยราคาต่อหน่วยที่ต่ำ

เกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ออนไลน์?

การขอใบเสนอราคาออนไลน์ ซึ่งมักเรียกว่า RFQ จะบอกซัพพลายเออร์ว่าคุณต้องการซื้ออะไรและขอให้พวกเขาส่งข้อเสนอทางการค้า ข้อเสนอที่มีประโยชน์ควรระบุผลิตภัณฑ์ ปริมาณ ฐานราคา เงื่อนไขการจัดส่ง ระยะเวลาในการผลิต เงื่อนไขการชำระเงิน และระยะเวลาที่ข้อเสนอมีผล

กระบวนการนี้มักจะมีห้าขั้นตอน:

1. คุณอธิบายผลิตภัณฑ์และความต้องการในการซื้อ
2. ผู้ผลิต ผู้ส่งออก หรือผู้ค้าส่งที่เกี่ยวข้องตรวจสอบคำขอ
3. ซัพพลายเออร์ส่งใบเสนอราคาหรือสอบถามข้อมูลทางเทคนิค
4. คุณวางข้อเสนอในฐานะการค้าเดียวกัน
5. คุณตรวจสอบซัพพลายเออร์ที่คัดเลือกก่อนชำระเงินหรือสั่งซื้อ

คุณภาพของการตอบกลับขึ้นอยู่กับคุณภาพของคำขอ RFQ ที่ละเอียดไม่จำเป็นต้องยาว แต่ต้องลบการตั้งสมมติฐานที่มีผลต่อราคา

เริ่มต้นด้วยข้อกำหนดที่ซัพพลายเออร์สามารถตั้งราคาได้

ก่อนติดต่อซัพพลายเออร์ ให้เขียนรายละเอียดผลิตภัณฑ์ขั้นต่ำที่ยอมรับได้ ใช้รายละเอียดที่สามารถวัดได้ทุกครั้งที่ทำได้

• ผลิตภัณฑ์: ชื่อที่แน่นอน รุ่น หรือการใช้งานที่ตั้งใจ
• ปริมาณ: ชิ้น กิโลกรัม ตัน ชุด หรือภาชนะ
• วัสดุ: เกรด ส่วนผสม เคลือบ หรือการตกแต่ง
• ขนาด: ขนาด ความหนา ความคลาดเคลื่อน หรือความจุ
• มาตรฐาน: DIN, ISO, EN, ASTM, ข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับอาหาร หรือข้อกำหนดเฉพาะภาค
• บรรจุภัณฑ์: ขนาดใหญ่ ขายปลีก พาเลท กล่อง หรือบรรจุภัณฑ์ที่มีตราสินค้าเฉพาะ
• จุดหมาย: เมือง ท่าเรือ และประเทศ
• วันที่ต้องการ: เมื่อสินค้าควรพร้อมหรือจัดส่ง

สำหรับผลิตภัณฑ์ในแคตตาล็อกมาตรฐาน หมายเลขรุ่นของผู้ผลิตหรือภาพอ้างอิงอาจเพียงพอ สำหรับชิ้นส่วนที่กำหนดเอง ให้แนบภาพวาดและระบุขนาดที่สำคัญ ระบุหน่วยให้ชัดเจน ซัพพลายเออร์ไม่ควรต้องเดาว่า "10" หมายถึงมิลลิเมตร เซนติเมตร หรือนิ้ว

RFQ ที่อ่อนแอและ RFQ ที่ใช้งานได้

คำขอที่อ่อนแอ:

เราต้องการอุปกรณ์ยึดอุตสาหกรรม ส่งราคา

คำขอที่ใช้งานได้:

เราต้องการน็อตหกเหลี่ยม 12 ตัน น็อต และแหวนรองสำหรับการประกอบเครื่องจักร กรุณาเสนอราคาเหล็กกล้าคาร์บอนเกรด 8.8 ที่ชุบสังกะสีและทางเลือกสแตนเลส A2 ผลิตภัณฑ์ต้องเป็นไปตามมาตรฐาน DIN ที่ระบุในเอกสารแนบ บรรจุแต่ละขนาดแยกกันในกล่องส่งออก เสนอราคา DAP ทาลลินน์ เอสโตเนีย และระบุระยะเวลาในการผลิต ความพร้อมของตัวอย่าง เงื่อนไขการชำระเงิน และระยะเวลาที่ข้อเสนอมีผล

คำขอที่สองให้ข้อมูลเพียงพอแก่ซัพพลายเออร์ในการคำนวณต้นทุนวัสดุ การผลิต การบรรจุ และการจัดส่ง นอกจากนี้ยังขอให้ซัพพลายเออร์ทุกคนตอบคำถามทางการค้าเดียวกัน

บอกซัพพลายเออร์วิธีการเสนอราคาในการจัดส่ง

ราคาต่อหน่วยมีความหมายเพียงเล็กน้อยหากคุณไม่ทราบว่าความรับผิดชอบของซัพพลายเออร์สิ้นสุดที่ไหน ขอให้ระบุ Incoterm และสถานที่ เช่น EXW โรงงานซัพพลายเออร์ FOB เซี่ยงไฮ้ CIF ท่าเรือเจเบลอาลี หรือ DAP คลังสินค้าของคุณ

อย่าเปรียบเทียบใบเสนอราคา EXW โดยตรงกับใบเสนอราคา CIF หรือ DAP ราคาที่ EXW อาจไม่รวมการจัดการการส่งออก การขนส่งภายในพิธีการศุลกากร และการขนส่งระหว่างประเทศ ข้อเสนอที่ดูสูงกว่าที่จัดส่งอาจถูกกว่าเมื่อรวมค่าใช้จ่ายเหล่านี้

เมื่อคุณไม่แน่ใจว่าออปชันใดดีที่สุด ให้ขอให้ซัพพลายเออร์แสดงราคาสองฐาน ตัวอย่างเช่น:

• ราคาที่โรงงาน EXW
• ราคาที่ FOB ที่ท่าเรือที่ระบุ
• ราคาที่ CIF ไปยังท่าเรือปลายทางของคุณ

สิ่งนี้ทำให้ต้นทุนผลิตภัณฑ์และต้นทุนโลจิสติกส์แยกออกจากกันได้ง่ายขึ้น

ขอรายละเอียดที่เปลี่ยนแปลงต้นทุนสุดท้าย

ราคาต่อหน่วยเป็นเพียงบรรทัดเดียวในคำสั่งซื้อ ขอให้ซัพพลายเออร์เปิดเผยสิ่งต่อไปนี้ก่อนที่คุณจะคัดเลือกข้อเสนอ:

• ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ
• ราคาตัวอย่างและค่าขนส่งตัวอย่าง
• ค่าแม่พิมพ์ เครื่องมือ แผ่น หรือค่าติดตั้ง
• ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และบรรจุภัณฑ์ที่กำหนดเอง
• จำนวนหน่วยต่อกล่องหรือพาเลท
• น้ำหนักรวมและปริมาณการจัดส่ง
• ระยะเวลาในการผลิต
• เงื่อนไขการรับประกันและอะไหล่
• เงื่อนไขการชำระเงินและเงินมัดจำที่ต้องการ
• ระยะเวลาที่ข้อเสนอมีผล

ข้อมูลบรรจุภัณฑ์มีความสำคัญโดยเฉพาะสำหรับสินค้าที่มีน้ำหนักเบาหรือมีขนาดใหญ่ ซัพพลายเออร์สองรายอาจเสนอราคาต่อหน่วยเดียวกัน แต่ประสิทธิภาพของกล่องที่ไม่ดีอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายในการขนส่งและคลังสินค้า

ทำให้ใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์เปรียบเทียบได้

สร้างแผ่นเปรียบเทียบที่ง่าย อย่าคัดลอกเพียงราคาในหัวข้อ บันทึกแต่ละข้อเสนอในรูปแบบที่เสนอราคาแล้ว จากนั้นคำนวณฐานร่วม

หากเป็นไปได้ ให้คำนวณต้นทุนที่ดินโดยประมาณต่อหน่วยที่สามารถขายได้:

ต้นทุนที่ดิน = มูลค่าผลิตภัณฑ์ + ค่าแม่พิมพ์ + การตรวจสอบ + การขนส่งภายใน + การขนส่งระหว่างประเทศ + ประกันภัย + ค่าธรรมเนียมการนำเข้า + การจัดส่งในท้องถิ่น

การคำนวณไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบในระยะแรก จุดประสงค์คือเพื่อป้องกันไม่ให้ราคาที่ EXW ราคาถูกชนะข้อเสนอที่สมบูรณ์มากขึ้นโดยไม่มีการเปรียบเทียบที่เหมาะสม

อ่านการยกเว้นและสมมติฐานอย่างรอบคอบ

ใบเสนอราคาที่เป็นมืออาชีพควรระบุสิ่งที่รวมอยู่ อาจมีการระบุการยกเว้น ตรวจสอบวลีเช่น "ขึ้นอยู่กับการวาดสุดท้าย" "การบรรจุไม่รวมอยู่" "การประเมินค่าขนส่งเท่านั้น" "ภาษีไม่รวม" หรือ "ราคาขึ้นอยู่กับปริมาณเต็มคอนเทนเนอร์"

ตรวจสอบด้วยว่าซัพพลายเออร์ได้เปลี่ยนความต้องการของคุณโดยไม่รู้ตัว ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่:

• เกรดวัสดุที่แตกต่างกัน
• ผนังที่บางลงหรือความจุที่ต่ำลง
• บรรจุภัณฑ์ทั่วไปแทนที่จะเป็นตราสินค้าเฉพาะ
• MOQ ที่สูงกว่าที่ร้องขอ
• การรับรองที่แทนที่
• เงื่อนไขการจัดส่งที่แตกต่างกัน

ทางเลือกอาจมีประโยชน์ แต่ควรระบุว่าเป็นทางเลือกแทนที่จะนำเสนอเป็นการจับคู่โดยตรง

อย่าเลือกซัพพลายเออร์จากใบเสนอราคาเพียงอย่างเดียว

ใบเสนอราคาแสดงสิ่งที่บริษัทเสนอ มันไม่ได้พิสูจน์ว่าซัพพลายเออร์สามารถผลิตหรือจัดส่งได้อย่างสม่ำเสมอ

ก่อนที่จะวางคำสั่งซื้อที่มีความหมาย ให้ตรวจสอบธุรกิจและผลิตภัณฑ์ที่เสนอ ขึ้นอยู่กับคำสั่งซื้อ อาจรวมถึง:

• ตรวจสอบชื่อทางกฎหมายและรายละเอียดธุรกิจของบริษัท
• ตรวจสอบช่วงผลิตภัณฑ์และความสามารถในการผลิต
• ขอใบรับรองและรายงานการทดสอบที่เกี่ยวข้อง
• สั่งซื้อตัวอย่างหรืออนุมัติตัวอย่างก่อนการผลิต
• ใช้การตรวจสอบโรงงานหรือการตรวจสอบจากบุคคลที่สาม
• ยืนยันรายละเอียดธนาคารผ่านช่องทางที่รู้จัก
• เริ่มต้นด้วยคำสั่งซื้อลองที่จัดการได้

ระมัดระวังเมื่อซัพพลายเออร์ปฏิเสธที่จะตอบคำถามเฉพาะเกี่ยวกับข้อกำหนด กดดันให้คุณชำระเงินทันที เปลี่ยนรายละเอียดธนาคารโดยไม่คาดคิด หรือเสนอราคาที่ต่ำกว่าทุกใบเสนอราคาเปรียบเทียบโดยไม่มีคำอธิบายทางเทคนิค

คำถามที่ส่งหลังจากได้รับใบเสนอราคา

คุณไม่จำเป็นต้องยอมรับหรือปฏิเสธข้อเสนอทันที รอบการชี้แจงสั้น ๆ มักจะเปิดเผยว่าซัพพลายเออร์ใดเข้าใจความต้องการ

1. คุณสามารถยืนยันได้ไหมว่าทุกชิ้นตรงตามข้อกำหนดที่แนบ?
2. ค่าใช้จ่ายใดบ้างที่ไม่รวมอยู่ในราคา?
3. ระยะเวลาที่เสนอราคานั้นวัดจากเงินมัดจำ การอนุมัติการวาดภาพ หรือการอนุมัติตัวอย่าง?
4. น้ำหนักที่บรรจุและปริมาณการจัดส่งคืออะไร?
5. คุณสามารถจัดหาตัวอย่างจากวัสดุและกระบวนการผลิตเดียวกันได้ไหม?
6. เอกสารใดบ้างที่จะจัดส่งพร้อมกับการจัดส่ง?
7. ระยะเวลาที่ข้อเสนอมีผลนานเท่าไร?
8. จะเกิดอะไรขึ้นหากการตรวจสอบพบความไม่ตรงกันของข้อกำหนด?

ส่งคำถามที่สำคัญเดียวกันไปยังซัพพลายเออร์ที่คัดเลือกทุกคน สิ่งนี้ทำให้การเปรียบเทียบยุติธรรมและสร้างบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรของพื้นฐานที่ตกลงกันไว้

แม่แบบ RFQ ออนไลน์ที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้

ผลิตภัณฑ์: [ชื่อผลิตภัณฑ์ที่แน่นอน]

การใช้งาน: [วิธีหรือที่ที่มันจะถูกใช้]

ข้อกำหนด: [วัสดุ ขนาด มาตรฐาน รุ่น และคุณสมบัติที่ต้องการ]

ปริมาณ: [จำนวนและหน่วย]

บรรจุภัณฑ์: [ขนาดใหญ่ ขายปลีก ตราสินค้าเฉพาะ หรือบรรจุภัณฑ์ส่งออก]

จุดหมาย: [เมือง/ท่าเรือและประเทศ]

ฐานการจัดส่ง: [Incoterm ที่ร้องขอและสถานที่ที่ระบุ]

วันที่ต้องการ: [วันที่สินค้าพร้อมหรือวันที่จัดส่ง]

กรุณารวม: ราคาต่อหน่วย MOQ เงื่อนไขตัวอย่าง ค่าใช้จ่ายในการผลิต ระยะเวลาในการผลิต เงื่อนไขการชำระเงิน ขนาดการจัดส่ง รายละเอียดการรับรอง และระยะเวลาที่ข้อเสนอมีผล

ปรับแม่แบบให้เข้ากับผลิตภัณฑ์ RFQ ของเครื่องจักรอาจต้องการแหล่งจ่ายไฟ ความจุ การติดตั้ง และอะไหล่ RFQ อาหารอาจต้องการส่วนผสม อายุการเก็บรักษา การติดฉลาก ใบรับรอง และเงื่อนไขการจัดเก็บ ชิ้นส่วนที่ผลิตตามสั่งอาจต้องการภาพวาด ขนาดที่ยอมรับได้ และเกณฑ์การตรวจสอบ

ขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ผ่าน FirmaPanel

FirmaPanel ช่วยให้ผู้ซื้อเผยแพร่ความต้องการในการซื้อและรับการตอบกลับจากซัพพลายเออร์ที่เกี่ยวข้อง แทนที่จะส่งคำถามที่ไม่สมบูรณ์ทีละบริษัท ให้เตรียมคำขอที่มีโครงสร้างเดียวที่ซัพพลายเออร์สามารถประเมินได้ในฐานะเดียวกัน

ก่อนส่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่า RFQ ของคุณมีข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ ปริมาณ จุดหมาย ความคาดหวังในการจัดส่ง และเอกสารหรือข้อกำหนดบรรจุภัณฑ์ใด ๆ ที่มีผลต่อราคา

ส่งคำขอใบเสนอราคา และเริ่มเปรียบเทียบข้อเสนอจากซัพพลายเออร์สำหรับการซื้อครั้งถัดไปของคุณ