Tre fornitori quotano lo stesso prodotto: quale offerta è realmente la migliore?

Tre fornitori quotano lo stesso prodotto: quale offerta è realmente la migliore?

Tre fornitori possono quotare quello che sembra essere lo stesso prodotto e offrire comunque tre affari molto diversi. Uno può avere il prezzo unitario più basso ma escludere il trasporto, l'imballaggio o i test. Un altro può addebitare di più per unità ma offrire migliori condizioni di pagamento, un tempo di consegna più breve e controlli di qualità più rigorosi. Un terzo può sembrare costoso fino a quando la quotazione non viene convertita in un vero costo totale.

Per i compratori, la domanda utile non è semplicemente quale fornitore sia il più economico. La vera domanda è quale offerta crea la migliore combinazione di conformità alle specifiche, costo totale, affidabilità della consegna, esposizione al pagamento e rischio del fornitore per l'ordine particolare.

Il confronto diventa molto più semplice quando ogni quotazione è convertita nello stesso formato commerciale. Se le quotazioni sono state raccolte con specifiche diverse o dettagli RFQ incompleti, di solito vale la pena correggere prima questo. Il processo in Come Ottenere Preventivi dai Fornitori Online: Una Guida Passo-Passo per RFQ aiuta i compratori a richiedere offerte che possono essere effettivamente confrontate fianco a fianco.

Inizia controllando se i tre fornitori hanno quotato la stessa cosa

Il primo errore nel confronto delle quotazioni è assumere che nomi di prodotto identici significhino specifiche identiche. Piccole differenze nel grado del materiale, dimensioni, tolleranze, finitura, accessori, certificazione, imballaggio o servizi inclusi possono spiegare un grande divario di prezzo.

Prima di guardare l'importo totale, crea una colonna dei requisiti e segna ogni specifica come conforme, poco chiara o diversa per ciascun fornitore. Se il Fornitore A ha quotato acciaio inossidabile 304, il Fornitore B ha quotato acciaio inossidabile 201 e il Fornitore C non ha indicato il grado, i tre prezzi non sono ancora comparabili. Lo stesso principio si applica a motori, cuscinetti, componenti elettronici, rivestimenti, attrezzature, pezzi di ricambio e quasi qualsiasi prodotto industriale.

Una quotazione che lascia importanti specifiche non definite non dovrebbe essere automaticamente trattata come la migliore offerta. Il dettaglio mancante è di per sé un rischio commerciale perché il compratore potrebbe scoprire la differenza solo dopo la produzione o la consegna.

Converti il prezzo unitario in un'offerta commerciale comparabile

Il prezzo unitario è solo una riga nella decisione di acquisto. Confronta la quantità quotata, MOQ, quantità di imballaggio, costi di attrezzaggio o setup, costi dei campioni, costi di ispezione, costi di certificazione, imballaggio per l'esportazione, trasporto interno e qualsiasi altra tassa obbligatoria. Quindi calcola il valore totale dell'ordine alla stessa quantità richiesta.

Ad esempio, un fornitore che offre $8,40 per unità a un MOQ di 5.000 non è necessariamente più economico per un compratore che ha bisogno di 1.500 unità rispetto a un fornitore che offre $9,10 con un MOQ di 1.500. L'eccesso di stock consuma liquidità, spazio di magazzino e può creare rischio di obsolescenza. Il quadro decisionale in MOQ vs Prezzo Unitario: Quando un Ordine Maggiore è Davvero Più Economico? è utile quando un prezzo unitario più basso richiede un ordine materialmente più grande.

Separa anche i costi una tantum dai costi di riordino. Attrezzature, stampi, matrici, setup di opere d'arte e costi di ingegneria possono distorcere il primo ordine ma possono scomparire dagli acquisti successivi. Un compratore che confronta un nuovo fornitore con un fornitore consolidato dovrebbe quindi considerare sia il costo del primo ordine che il costo previsto del riordino.

Calcola il costo totale, non solo la fattura del fornitore

Un confronto equo richiede una destinazione comune e un confine di costo comune. Aggiungi tutti i costi necessari per spostare le merci dal punto quotato dal fornitore alla posizione in cui il compratore ne ha effettivamente bisogno. A seconda della quotazione, ciò può includere trasporto di origine, gestione delle esportazioni, trasporto, assicurazione, spese di destinazione, brokeraggio doganale, dazi all'importazione, consegna locale e altri costi logistici inevitabili.

È qui che quotazioni apparentemente economiche spesso cambiano posizione. Un prezzo EXW basso può diventare più costoso di un prezzo FCA, CIF, DAP o DDP più alto una volta che il compratore aggiunge le responsabilità logistiche mancanti. L'Incoterm deve quindi essere letto insieme al luogo nominato, non come un'etichetta di tre lettere da sola. Incoterms 2020 Spiegati per gli Importatori: EXW, FCA, FOB, CIF e DDP spiega le responsabilità e i punti di trasferimento del rischio che contano quando si normalizzano le offerte dei fornitori internazionali.

Quando i dazi o le tasse dipendono dalla classificazione del prodotto, dall'origine o dal valore doganale, utilizza le stesse assunzioni per tutti e tre i fornitori. Altrimenti, il calcolo può far sembrare un'offerta artificialmente attraente.

Il rischio di qualità può annullare un piccolo vantaggio di prezzo

Una quotazione dovrebbe essere giudicata rispetto al costo di ricevere il prodotto sbagliato, non solo al costo di acquistare quello giusto. Chiedi quali prove di qualità ogni fornitore fornisce prima della produzione, durante la produzione e prima della spedizione. A seconda del prodotto, ciò può includere disegni approvati, certificati di materiale, rapporti di test, registri di ispezione, campioni, campioni d'oro, tracciabilità del numero di serie o ispezione di terze parti.

Considera anche l'effetto finanziario di un tasso di difetti. Un fornitore che è più economico del 3 percento può diventare la scelta più costosa se i rifiuti, le riparazioni, le richieste di garanzia o i tempi di inattività della produzione sono materialmente più elevati. Per i componenti utilizzati all'interno di un altro prodotto finito, un piccolo problema di qualità in entrata può creare costi ben oltre il valore dell'oggetto acquistato.

I compratori dovrebbero anche distinguere tra promesse e controlli verificabili. Dichiarazioni come "alta qualità" o "ispezione rigorosa" hanno poco valore comparativo a meno che il fornitore non possa spiegare cosa viene ispezionato, secondo quale standard, a quale stadio e quali registri sono disponibili.

Confronta il tempo di consegna come costo aziendale

Il tempo di consegna dovrebbe essere definito con precisione. Un fornitore può intendere giorni dopo aver ricevuto il deposito, un altro dopo l'approvazione del disegno e un altro dopo la conferma del campione. Chiedi separatamente il trigger di inizio produzione, la durata della produzione, la finestra di ispezione e la data di consegna prevista.

Un tempo di consegna più breve può giustificare un prezzo di acquisto più alto quando riduce le rotture di stock, il trasporto d'emergenza o la produzione persa. Il contrario è anche vero. Un fornitore a basso costo con un programma inaffidabile può creare conseguenze costose se il compratore deve mantenere un ulteriore stock di sicurezza o cambiare ripetutamente le spedizioni dal mare all'aria.

Per il riapprovvigionamento ripetuto, confronta la coerenza così come la data del primo ordine quotata. Un tempo di consegna realistico di 30 giorni che viene regolarmente raggiunto può essere più prezioso di un tempo di consegna promesso di 20 giorni che diventa frequentemente 35 giorni.

Le condizioni di pagamento cambiano sia il costo che l'esposizione

Due quotazioni con lo stesso prezzo totale non sono economicamente identiche se una richiede il pagamento anticipato del 100 percento e l'altra consente un deposito con il saldo dopo l'ispezione o prima della spedizione. Il timing del pagamento influisce sul capitale circolante, sulla leva su questioni di qualità irrisolte e sull'importo di denaro esposto prima che il compratore controlli le merci.

Confronta la percentuale di deposito, il trigger del saldo, il metodo di pagamento accettato, la valuta, le spese bancarie, i requisiti di lettera di credito e qualsiasi periodo di credito. Se un fornitore richiede un deposito di produzione del 30 percento, valuta il motivo del deposito insieme alla verifica del fornitore, ai traguardi di produzione e alle prove che l'ordine sta progredendo. Dovresti pagare un deposito del 30% a un fornitore prima della produzione? copre i controlli di rischio pratici che i compratori possono utilizzare prima di inviare fondi anticipati.

Non assegnare un valore artificiale a condizioni di pagamento generose senza controllare il fornitore dietro di esse. Termini attraenti sono utili solo quando il fornitore è credibile, il beneficiario bancario corrisponde alla parte contraente e i documenti commerciali sono coerenti.

Il rischio del fornitore appartiene al confronto delle quotazioni

La migliore offerta dovrebbe comunque avere senso se qualcosa va storto. Verifica l'identità legale dell'azienda, la storia operativa, le certificazioni rilevanti, la capacità di produzione o fornitura, l'esperienza nell'esportazione e la coerenza tra la quotazione, la fattura, il conto bancario e i dettagli dell'azienda.

Il rischio include anche la dipendenza. Un fornitore molto piccolo può avere difficoltà con un aumento di volume improvviso. Un'azienda commerciale può dipendere da una fabbrica a monte che il compratore non può controllare direttamente. Un grande fornitore può essere affidabile ma mettere un piccolo compratore in fondo alla coda di produzione. Nessuno di questi modelli è automaticamente buono o cattivo, ma influiscono su quanto fiducia dovrebbe essere riposta nel prezzo e nel tempo di consegna quotati.

Quando la differenza di prezzo tra i fornitori è piccola, una documentazione più forte, una comunicazione più chiara e un rischio di esecuzione più basso possono ragionevolmente superare un risparmio marginale sul prezzo unitario.

Rendi il trasporto e gli Incoterms comparabili prima di scegliere

Le quotazioni internazionali diventano spesso fuorvianti quando i fornitori quotano diversi Incoterms o luoghi nominati diversi. Il Fornitore A può quotare FOB Shanghai, il Fornitore B FCA la sua città di fabbrica e il Fornitore C DAP il magazzino del compratore. Queste cifre non possono essere classificate fino a quando il compratore non compila i costi di trasporto e gestione mancanti fino allo stesso punto finale.

Controlla chi prenota il trasporto principale, chi gestisce lo sdoganamento, dove si trasferisce il rischio, se l'assicurazione è inclusa, quali spese di destinazione rimangono da pagare e se il porto o il luogo nominato è operativamente adatto. Per le merci containerizzate, la comodità commerciale di un termine familiare non dovrebbe sostituire il controllo se il termine si adatta alla catena di trasporto effettiva.

Le tariffe di trasporto possono anche cambiare dopo che la quotazione del fornitore è stata emessa. Se l'ordine è sensibile al trasporto, confronta le offerte dei fornitori utilizzando stime logistiche raccolte all'incirca nello stesso momento. Altrimenti, un'assunzione di trasporto obsoleta può creare un falso vincitore.

Utilizza un punteggio ponderato invece di scegliere in base a un numero

Una volta che i termini commerciali sono normalizzati, un semplice punteggio ponderato può rendere la decisione finale più disciplinata. I pesi dovrebbero riflettere l'ordine piuttosto che una formula universale. Un compratore che approvvigiona un articolo standardizzato a basso rischio può dare più peso al costo totale, mentre un compratore che approvvigiona un componente critico per la produzione può dare più peso alla conformità alle specifiche, all'assicurazione della qualità e all'affidabilità della consegna.

Un punteggio pratico può includere conformità alle specifiche, costo totale, adattamento MOQ, controlli di qualità, tempi di consegna, condizioni di pagamento, verifica del fornitore, qualità della comunicazione e semplicità logistica. Valuta ogni fornitore utilizzando le stesse prove e documenta perché un fornitore ha guadagnato o perso punti. Questo previene che un numero attraente domini la decisione senza contesto.

Può anche essere utile calcolare il premio di prezzo per l'offerta più forte. Se il Fornitore B è più costoso del 2,5 percento rispetto al Fornitore A ma offre registri di qualità verificati, un tempo di consegna affidabile più breve e condizioni di pagamento materialmente più sicure, il compratore può decidere se quei vantaggi valgono il 2,5 percento. Questa è una decisione molto più chiara rispetto a semplicemente chiamare il Fornitore A più economico.

Checklist per il compratore prima di assegnare l'ordine

• Conferma che tutte e tre le quotazioni utilizzino la stessa specifica di prodotto, revisione e quantità.
• Identifica esclusioni, articoli opzionali e assunzioni in ogni offerta.
• Normalizza MOQ, attrezzature, imballaggio e altre spese obbligatorie.
• Calcola il costo totale alla stessa destinazione utilizzando assunzioni logistiche coerenti.
• Confronta l'Incoterm insieme al luogo nominato.
• Verifica i passaggi di controllo della qualità e i documenti che dimostreranno la conformità.
• Definisci i trigger del tempo di consegna e le date di spedizione realistiche.
• Confronta deposito, trigger del saldo, valuta e esposizione al pagamento.
• Verifica l'identità legale del fornitore, il beneficiario bancario e la capacità operativa.
• Registra il motivo per cui è stato selezionato il fornitore vincente, specialmente quando non è il prezzo unitario più basso.

Note di approvvigionamento

La migliore quotazione è l'offerta che rimane competitiva dopo che ogni fornitore è stato confrontato sulla stessa base tecnica, commerciale e di rischio. In alcuni acquisti, questo sarà il fornitore con il prezzo più basso. In altri, la decisione migliore sarà quella del fornitore con il costo totale più basso, il miglior adattamento MOQ, la migliore assicurazione della qualità, la struttura di pagamento più sicura o il piano di consegna più affidabile.

Tre quotazioni sono utili perché espongono i compromessi. Il loro valore deriva dalla normalizzazione di quei compromessi prima di effettuare l'assegnazione. Una volta che specifiche, costi, Incoterms, condizioni di pagamento, tempi di consegna e rischio del fornitore sono stati collocati sullo stesso foglio di confronto, l'offerta più forte diventa di solito molto più facile da identificare.