Việc tìm nguồn cung ứng bao bì thực phẩm từ một quốc gia khác có thể trông đơn giản cho đến khi các báo giá đầu tiên đến. Một nhà cung cấp báo giá vật liệu mỏng hơn, một nhà cung cấp khác không bao gồm bản in, và nhà cung cấp thứ ba cung cấp số lượng thùng carton khác làm thay đổi chi phí vận chuyển. Cả ba báo giá có thể trông hợp lý, nhưng chúng có thể mô tả ba sản phẩm khác nhau. Cách thực tế để tránh điều này là coi bao bì như một giao dịch mua kỹ thuật ngay từ đầu, không phải như một yêu cầu đơn giản cho một cốc, túi, khay hoặc hộp.
Một thông số rõ ràng giúp các nhà cung cấp nghiêm túc phản hồi chính xác. Nó cũng giúp dễ dàng xác định các đề nghị yếu hoặc không đầy đủ. Hướng dẫn này giải thích cách chuẩn bị yêu cầu, những gì cần hỏi trước khi đặt hàng và cách so sánh các nhà cung cấp bao bì thực phẩm quốc tế mà không biến quá trình thành những tuần tin nhắn không cần thiết.
Bắt đầu với thực phẩm, quy trình nạp và kênh bán hàng
Bao bì phải phù hợp với sản phẩm bên trong. Một container được sử dụng cho salad lạnh có các yêu cầu khác so với một túi được sử dụng cho cà phê rang, một thùng carton cho thực phẩm đông lạnh hoặc một khay cho một bữa ăn sẵn. Trước khi thảo luận về hình thức, hãy mô tả cách bao bì sẽ được sử dụng thực sự.
Thông tin khởi đầu hữu ích bao gồm:
- Loại thực phẩm và liệu nó có khô, dầu, axit, đông lạnh, lạnh hoặc được nạp nóng không
- Thời hạn sử dụng dự kiến
- Nhiệt độ nạp và phương pháp niêm phong
- Liệu việc nạp là thủ công hay được thực hiện trên một máy hiện có
- Cách sản phẩm sẽ được lưu trữ, vận chuyển và trưng bày
- Thị trường đích
Nếu bao bì phải hoạt động trên một dây chuyền nạp hoặc niêm phong hiện có, hãy cung cấp mô hình máy, bản vẽ liên quan và dung sai. Một sự khác biệt nhỏ trong hình dạng vành, chiều rộng phim hoặc kích thước túi có thể gây ra sự chậm trễ trong sản xuất ngay cả khi bao bì tự nó trông có vẻ chấp nhận được.
Mô tả mặt hàng bằng các thuật ngữ có thể đo lường
Người mua thường gửi ảnh tham khảo mà không có kích thước. Ảnh rất hữu ích, nhưng chúng không định nghĩa dung tích, độ dày thành, cấu trúc vật liệu hoặc hiệu suất đóng. Một nhà cung cấp cần chi tiết có thể đo lường để tái tạo mặt hàng dự kiến và tính toán giá chính xác.
Đối với một container cứng, hãy chỉ định kích thước bên ngoài, thể tích sử dụng, vật liệu, màu sắc, loại nắp, khả năng chịu nhiệt và yêu cầu xếp chồng. Đối với một túi linh hoạt hoặc phim, mô tả chiều rộng, chiều dài, lớp vật liệu, tổng độ dày, yêu cầu rào cản, khu vực niêm phong và độ phủ in. Đối với một thùng carton giấy, bao gồm loại bảng, lớp phủ, cấu trúc, khu vực tiếp xúc thực phẩm và sở thích giao hàng phẳng hoặc lắp ráp.
Một yêu cầu có thể sử dụng có thể đọc:
Container mang đi hình chữ nhật 750 ml bằng polypropylene với nắp chống sương mù trong suốt. Đế phải phù hợp với các bữa ăn nóng và hâm nóng bằng lò vi sóng. Đơn hàng đầu tiên: 50.000 bộ. Cần mẫu trơn trước khi in vỏ bọc tùy chỉnh. Vui lòng báo giá FOB và CIF Rotterdam, bao gồm số lượng mỗi thùng carton và số lượng tải ước tính.
Đây vẫn là một yêu cầu ngắn, nhưng nó cung cấp cho các nhà cung cấp đủ thông tin để đặt câu hỏi tập trung thay vì đoán về sản phẩm cơ bản.
Tách bao bì tiêu chuẩn khỏi phát triển tùy chỉnh
Các mặt hàng tiêu chuẩn thường cung cấp số lượng tối thiểu thấp hơn và mẫu nhanh hơn. Bao bì tùy chỉnh có thể cung cấp sự phù hợp tốt hơn và trình bày thương hiệu mạnh mẽ hơn, nhưng nó có thể yêu cầu khuôn, die cắt, xi lanh in hoặc công cụ khác. Người mua nên xác định sớm xem dự án có thể sử dụng một định dạng hiện có hay thực sự cần một thiết kế mới.
Khi công cụ liên quan, hãy hỏi ai sở hữu nó, nơi nó sẽ được lưu trữ, bao lâu nó được dự kiến sẽ kéo dài và liệu chi phí thay thế có thể phát sinh. Cũng xác nhận liệu công cụ có độc quyền cho công ty của bạn hay không. Giá công cụ ban đầu thấp sẽ kém hấp dẫn nếu các điều khoản sở hữu không rõ ràng.
Đối với bao bì in, làm rõ số lượng màu, phương pháp in, định dạng tác phẩm nghệ thuật và liệu giá báo có bao gồm chi phí thiết lập hay không. Hỏi cách màu sắc sẽ được phê duyệt. Một bằng chứng kỹ thuật số có thể xác nhận bố cục, nhưng nó có thể không đại diện đáng tin cậy màu cuối cùng trên giấy kraft, phim trong suốt, nhôm hoặc vật liệu sản xuất khác.
Yêu cầu tài liệu tiếp xúc thực phẩm trước khi phê duyệt cuối cùng
Yêu cầu tiếp xúc thực phẩm khác nhau theo vật liệu, cách sử dụng và thị trường đích. Đừng giả định rằng một tuyên bố chung như "cấp thực phẩm" là đủ. Nói với nhà cung cấp nơi bao bì hoàn thiện sẽ được bán và hỏi tài liệu nào họ có thể cung cấp cho cấu trúc vật liệu và ứng dụng cụ thể đó.
Tùy thuộc vào dự án, người mua có thể yêu cầu một tuyên bố tuân thủ, kết quả kiểm tra di chuyển, thông số vật liệu, thông tin về mực in và chất kết dính, hoặc chứng chỉ liên quan đến hệ thống chất lượng và an toàn thực phẩm của nhà cung cấp. Tài liệu nên liên quan đến mặt hàng thực tế được cung cấp, không chỉ đơn thuần cho một nhóm vật liệu rộng lớn.
Tài liệu cũng cần duy trì sự nhất quán với sản xuất. Nếu nhà cung cấp đề xuất thay thế vật liệu sau khi phê duyệt, xác nhận liệu tài liệu kiểm tra hiện có vẫn áp dụng. Điều này đặc biệt quan trọng khi báo giá được sửa đổi để giảm giá.
Yêu cầu một báo giá có thể so sánh
Giá đơn vị một mình không đủ. Các báo giá bao bì thường khác nhau về độ dày vật liệu, độ phủ in, số lượng thùng carton, công cụ, điều khoản giao hàng và các phụ kiện bao gồm. Tạo một bảng so sánh đơn giản và yêu cầu mỗi nhà cung cấp trả lời các câu hỏi thương mại giống nhau.
| Mặt hàng báo giá | Những gì cần xác nhận |
|---|---|
| Giá đơn vị | Thông số chính xác, số lượng đơn hàng và tiền tệ |
| MOQ | Mỗi kích thước, màu sắc, thiết kế và phiên bản in |
| Công cụ | Chi phí và quyền sở hữu của khuôn, die, xi lanh hoặc tấm |
| Mẫu | Mẫu kho, mẫu tùy chỉnh, chi phí và thời gian chuẩn bị |
| Thời gian giao hàng | Từ tiền đặt cọc, phê duyệt tác phẩm nghệ thuật hoặc phê duyệt mẫu |
| Đóng gói | Số lượng mỗi thùng carton, kích thước thùng carton và phương pháp pallet |
| Điều khoản giao hàng | EXW, FOB, CIF, DAP hoặc một Incoterm rõ ràng khác |
| Thanh toán | Tiền đặt cọc, thời gian thanh toán còn lại và phương pháp chấp nhận |
| Tài liệu | Tài liệu tuân thủ và chất lượng bao gồm |
So sánh giống với giống. Giá FOB không thể so sánh trực tiếp với giá CIF, và báo giá cho phim 70 micron không tương đương với một cho phim 90 micron. Khi một đề nghị rẻ hơn nhiều, xác định lý do cụ thể trước khi coi nó là tiết kiệm.
Tính cước phí bằng cách sử dụng thể tích bao bì, không chỉ trọng lượng
Nhiều sản phẩm bao bì thực phẩm nhẹ nhưng cồng kềnh. Cốc, khay, chai và thùng carton lắp ráp có thể lấp đầy một container trước khi đạt giới hạn trọng lượng. Điều này làm cho kích thước thùng carton và số lượng tải trở thành các phần quan trọng của báo giá.
Hỏi số lượng mỗi thùng carton, kích thước thùng carton, trọng lượng tổng, cấu hình pallet và số lượng ước tính mỗi container. Một nhà cung cấp với giá đơn vị hơi cao hơn có thể có cách đóng gói hoặc xếp chồng hiệu quả hơn, dẫn đến chi phí giao hàng thấp hơn mỗi mặt hàng.
Cũng xem xét rủi ro hư hỏng vận chuyển. Các thùng carton bị nén quá mức có thể giảm thể tích vận chuyển nhưng làm biến dạng nắp, vành hoặc khay mỏng. Thảo luận về áp suất đóng gói chấp nhận được và, đối với các mặt hàng dễ vỡ, yêu cầu ảnh phương pháp đóng gói xuất khẩu.
Đánh giá mẫu trong điều kiện thực tế
Một mẫu nên làm nhiều hơn việc xác nhận sự xuất hiện. Đổ đầy với thực phẩm dự kiến hoặc một chất thay thế gần. Kiểm tra niêm phong, rò rỉ, xếp chồng, mở, hâm nóng, làm mát hoặc đông lạnh khi cần thiết. Kiểm tra xem bề mặt in có bị trầy xước, nhãn bị nâng lên, túi bị nhăn hoặc giấy mất sức mạnh hay không.
Nếu bao bì được sử dụng trên một dây chuyền sản xuất, hãy thực hiện một thử nghiệm máy nhỏ trước khi phê duyệt một đơn hàng lớn. Kiểm tra thủ công có thể không phát hiện ra các vấn đề cấp liệu, niêm phong hoặc dung sai trở nên rõ ràng ở tốc độ sản xuất.
Hỏi xem mẫu được làm bằng tay, lấy từ kho hay sản xuất trên dây chuyền sản xuất dự kiến. Một nguyên mẫu làm bằng tay có thể hữu ích cho kích thước và thiết kế, nhưng nó có thể không đại diện cho sự nhất quán trong sản xuất. Giữ một mẫu được phê duyệt và thông số cuối cùng bằng văn bản làm tài liệu tham khảo cho kiểm tra.
Kiểm tra cẩn thận đơn hàng sản xuất đầu tiên
Lần sản xuất hàng loạt đầu tiên xứng đáng được chú ý nhiều hơn so với các đơn hàng lặp lại. Xác nhận vật liệu được phê duyệt, kích thước, file in, tham chiếu màu sắc và hướng dẫn đóng gói trước khi sản xuất bắt đầu. Đối với các đơn hàng quan trọng, xem xét kiểm tra trước khi giao hàng để kiểm tra các đơn vị ngẫu nhiên so với thông số đã thỏa thuận.
Tiêu chí kiểm tra có thể bao gồm:
- Kích thước và trọng lượng đơn vị
- Vật liệu và độ dày
- Hiệu suất đóng hoặc niêm phong
- Đăng ký in và sự thay đổi màu rõ ràng
- Mùi, ô nhiễm hoặc khuyết điểm rõ ràng
- Số lượng thùng carton và ghi nhãn
- Tổng số lượng đơn hàng
Thỏa thuận trước cách các khuyết điểm sẽ được phân loại và xử lý. Một nhà cung cấp không thể phản hồi công bằng với một khiếu nại chất lượng không xác định, và một người mua không nên phải chấp nhận khuyết điểm chỉ vì không có tiêu chuẩn kiểm tra được viết.
Đánh giá nhà cung cấp bằng giao tiếp cũng như giá cả
Một nhà cung cấp có năng lực nên có khả năng giải thích các tùy chọn vật liệu, chỉ ra thông tin bị thiếu và phân biệt giữa những gì đã xác nhận và những gì vẫn cần kiểm tra. Phản hồi nhanh là hữu ích, nhưng phản hồi chính xác về kỹ thuật quan trọng hơn.
Cẩn thận khi một nhà cung cấp đồng ý với mọi yêu cầu mà không hỏi câu hỏi, cung cấp chứng chỉ không khớp với mặt hàng được đề xuất, thường xuyên thay đổi mô tả vật liệu, hoặc tránh cung cấp chi tiết về thùng carton và sản xuất. Những dấu hiệu này không tự động chứng minh rằng nhà cung cấp không phù hợp, nhưng chúng biện minh cho các kiểm tra bổ sung.
Đối với một đơn hàng ban đầu, nhiều người mua giảm rủi ro bằng cách phê duyệt một mẫu, sử dụng một thông số mua hàng được viết rõ ràng và tránh một số lượng đầu tiên không cần thiết. Một mối quan hệ lâu dài đáng tin cậy thường được xây dựng thông qua một đơn hàng được kiểm soát tốt hơn là qua những lời hứa trước khi sản xuất.
Câu hỏi đáng hỏi các nhà cung cấp trong danh sách ngắn
- Mặt hàng được báo giá là sản phẩm hiện có hay phát triển tùy chỉnh mới?
- Vật liệu và độ dày chính xác nào được bao gồm trong giá?
- Chi phí nào là một lần và chi phí nào lặp lại với mỗi đơn hàng?
- Tài liệu tiếp xúc thực phẩm nào có sẵn cho mặt hàng này?
- Bạn có thể cung cấp kích thước thùng carton và số lượng tải không?
- Mẫu sản xuất được phê duyệt như thế nào?
- Điều gì xảy ra nếu kiểm tra phát hiện sự không khớp vật liệu hoặc kích thước?
- Các đơn hàng lặp lại sẽ mất bao lâu sau lần sản xuất đầu tiên?
Những câu hỏi này thường tiết lộ nhiều hơn so với chỉ hỏi một tờ rơi công ty. Chúng cho thấy liệu nhà cung cấp có thể quản lý đơn hàng thực tế hay không, không chỉ liệu công ty có thể trình bày tốt.
Gửi một RFQ rõ ràng và so sánh các đề nghị liên quan
Một RFQ có cấu trúc cung cấp cho các nhà cung cấp cùng một thông tin khởi đầu và tiết kiệm cho người mua việc lặp lại thông số trong các cuộc trò chuyện riêng biệt. Bao gồm định dạng bao bì, ứng dụng, kích thước, ưu tiên vật liệu, số lượng, nhu cầu in, điểm đến và thời gian yêu cầu. Thêm bản vẽ, ảnh tham khảo hoặc tác phẩm nghệ thuật hiện có nếu có.
Bạn không cần liên hệ một danh sách dài các công ty. Một số lượng nhỏ các báo giá liên quan, đầy đủ hữu ích hơn hàng chục phản hồi chung. Xem xét các nhà cung cấp nào hiểu yêu cầu, sau đó sử dụng mẫu và câu hỏi tiếp theo để thu hẹp lựa chọn.
Để bắt đầu, gửi yêu cầu bao bì của bạn qua Đăng RFQ. Một yêu cầu chi tiết giúp các nhà cung cấp phù hợp báo giá cùng một sản phẩm và cung cấp cho bạn một cơ sở đáng tin cậy hơn để so sánh giá, chất lượng, tài liệu và giao hàng.
