Mengambil kemasan makanan dari negara lain bisa terlihat sederhana sampai penawaran pertama tiba. Satu pemasok memberikan harga untuk bahan yang lebih tipis, yang lain mengecualikan pelat cetak, dan yang ketiga menawarkan jumlah karton yang berbeda yang mengubah biaya pengiriman. Ketiga penawaran mungkin terlihat wajar, namun mereka mungkin menggambarkan tiga produk yang berbeda. Cara praktis untuk menghindari ini adalah dengan memperlakukan kemasan sebagai pembelian teknis dari awal, bukan sebagai permintaan sederhana untuk cangkir, kantong, nampan, atau kotak.
Spesifikasi yang jelas membantu pemasok serius merespons dengan akurat. Ini juga membuat tawaran yang lemah atau tidak lengkap lebih mudah diidentifikasi. Panduan ini menjelaskan cara menyiapkan permintaan, apa yang harus ditanyakan sebelum memesan, dan bagaimana membandingkan pemasok kemasan makanan internasional tanpa mengubah proses menjadi minggu-minggu pesan yang tidak perlu.
Mulailah dengan makanan, proses pengisian, dan saluran penjualan
Kemasan harus sesuai dengan produk di dalamnya. Wadah yang digunakan untuk salad dingin memiliki persyaratan yang berbeda dari kantong yang digunakan untuk kopi panggang, karton untuk makanan beku, atau nampan untuk makanan siap saji. Sebelum membahas penampilan, jelaskan bagaimana kemasan akan digunakan.
Informasi awal yang berguna mencakup:
- Jenis makanan dan apakah itu kering, berminyak, asam, beku, dingin, atau diisi panas
- Umur simpan yang diharapkan
- Suhu pengisian dan metode penyegelan
- Apakah pengisian dilakukan secara manual atau menggunakan mesin yang ada
- Bagaimana produk akan disimpan, diangkut, dan ditampilkan
- Pasar tujuan
Jika kemasan harus berjalan di jalur pengisian atau penyegelan yang ada, berikan model mesin, gambar relevan, dan toleransi. Perbedaan kecil dalam bentuk tepi, lebar film, atau dimensi kantong dapat menyebabkan penundaan produksi meskipun kemasan itu sendiri terlihat dapat diterima.
Deskripsikan item dalam istilah yang dapat diukur
Pembeli sering mengirim foto referensi tanpa ukuran. Foto membantu, tetapi tidak mendefinisikan kapasitas, ketebalan dinding, struktur material, atau kinerja penutupan. Pemasok membutuhkan detail yang dapat diukur untuk mereproduksi item yang dimaksud dan menghitung harga dengan benar.
Untuk wadah kaku, tentukan dimensi eksternal, volume yang dapat digunakan, material, warna, jenis penutup, ketahanan suhu, dan persyaratan penumpukan. Untuk kantong fleksibel atau film, deskripsikan lebar, panjang, lapisan material, total ketebalan, persyaratan penghalang, area penyegelan, dan cakupan cetakan. Untuk karton kertas, sertakan grade papan, pelapisan, konstruksi, area kontak makanan, dan preferensi pengiriman datar atau dirakit.
Permintaan yang dapat digunakan mungkin berbunyi:
Wadah takeaway polypropylene 750 ml berbentuk persegi panjang dengan penutup anti-kabut transparan. Dasar harus cocok untuk makanan panas dan pemanasan ulang di microwave. Pesanan awal: 50.000 set. Sampel polos diperlukan sebelum pencetakan sleeve kustom. Harap berikan penawaran FOB dan CIF Rotterdam, termasuk potongan per karton dan perkiraan jumlah muatan.
Ini masih merupakan permintaan singkat, tetapi memberikan pemasok cukup informasi untuk mengajukan pertanyaan yang terfokus daripada menebak produk dasar.
Pisahkan kemasan standar dari pengembangan kustom
Item standar biasanya menawarkan jumlah minimum yang lebih rendah dan pengambilan sampel yang lebih cepat. Kemasan kustom dapat memberikan kecocokan yang lebih baik dan presentasi merek yang lebih kuat, tetapi mungkin memerlukan cetakan, die pemotong, silinder cetak, atau alat lainnya. Pembeli harus menetapkan lebih awal apakah proyek dapat menggunakan format yang ada atau benar-benar memerlukan desain baru.
Ketika alat terlibat, tanyakan siapa yang memilikinya, di mana akan disimpan, berapa lama diharapkan bertahan, dan apakah biaya penggantian mungkin muncul. Juga konfirmasi apakah alat tersebut eksklusif untuk perusahaan Anda. Harga awal alat yang rendah kurang menarik jika syarat kepemilikannya tidak jelas.
Untuk kemasan yang dicetak, klarifikasi jumlah warna, metode cetak, format karya seni, dan apakah harga yang dikutip termasuk biaya pengaturan. Tanyakan bagaimana warna akan disetujui. Bukti digital dapat mengonfirmasi tata letak, tetapi mungkin tidak mewakili warna akhir secara andal pada kertas kraft, film transparan, aluminium, atau material produksi lainnya.
Mintalah dokumentasi kontak makanan sebelum persetujuan akhir
Persyaratan kontak makanan bervariasi berdasarkan material, penggunaan, dan pasar tujuan. Jangan menganggap bahwa pernyataan umum seperti "grade makanan" sudah cukup. Beritahu pemasok di mana kemasan jadi akan dijual dan tanyakan dokumen apa yang dapat mereka sediakan untuk struktur material dan aplikasi tertentu tersebut.
Menurut proyek, pembeli dapat meminta deklarasi kepatuhan, hasil uji migrasi, spesifikasi material, informasi tentang tinta cetak dan perekat, atau sertifikat terkait sistem kualitas dan keamanan pangan pemasok. Dokumen tersebut harus terkait dengan item yang sebenarnya ditawarkan, bukan hanya untuk keluarga material yang luas.
Dokumen juga perlu tetap konsisten dengan produksi. Jika pemasok mengusulkan substitusi material setelah persetujuan, konfirmasikan apakah dokumen uji yang ada masih berlaku. Ini sangat penting ketika penawaran direvisi untuk menurunkan harga.
Mintalah penawaran yang dapat dibandingkan
Harga unit saja tidak cukup. Penawaran kemasan sering berbeda dalam ketebalan material, cakupan cetakan, jumlah karton, alat, syarat pengiriman, dan aksesori yang disertakan. Buat lembar perbandingan sederhana dan buat setiap pemasok menjawab pertanyaan komersial yang sama.
| Item Penawaran | Apa yang harus dikonfirmasi |
|---|---|
| Harga unit | Spesifikasi tepat, jumlah pesanan, dan mata uang |
| MOQ | Per ukuran, warna, desain, dan versi cetak |
| Alat | Biaya dan kepemilikan cetakan, die, silinder, atau pelat |
| Sampel | Sampel stok, sampel kustom, biaya, dan waktu persiapan |
| Waktu pengiriman | Dari deposit, persetujuan karya seni, atau persetujuan sampel |
| Packing | Potongan per karton, dimensi karton, dan metode palet |
| Syarat pengiriman | EXW, FOB, CIF, DAP, atau Incoterm lain yang jelas disebutkan |
| Pembayaran | Deposit, waktu saldo, dan metode yang diterima |
| Dokumen | Dokumentasi kepatuhan dan kualitas yang disertakan |
Bandingkan yang sebanding. Harga FOB tidak dapat dibandingkan langsung dengan harga CIF, dan penawaran untuk film 70 mikron tidak setara dengan satu untuk film 90 mikron. Ketika penawaran jauh lebih murah, identifikasi alasan spesifik sebelum menganggapnya sebagai penghematan.
Hitung biaya pengiriman menggunakan volume kemasan, bukan hanya berat
Banyak produk kemasan makanan ringan tetapi besar. Cangkir, nampan, botol, dan karton yang dirakit dapat mengisi kontainer sebelum mencapai batas beratnya. Ini menjadikan dimensi karton dan jumlah muatan bagian penting dari penawaran.
Tanyakan jumlah potongan per karton, dimensi karton, berat kotor, konfigurasi palet, dan perkiraan jumlah per kontainer. Pemasok dengan harga unit sedikit lebih tinggi mungkin memiliki pengemasan atau penempatan yang lebih efisien, yang menghasilkan biaya pengiriman yang lebih rendah per potongan.
Juga pertimbangkan risiko kerusakan transportasi. Karton yang terlalu terkompresi dapat mengurangi volume pengiriman tetapi mendistorsi penutup, tepi, atau nampan tipis. Diskusikan tekanan pengemasan yang dapat diterima dan, untuk barang-barang rapuh, minta foto metode pengemasan ekspor.
Evaluasi sampel dalam kondisi nyata
Sebuah sampel harus lebih dari sekadar mengonfirmasi penampilan. Isi dengan makanan yang dimaksud atau pengganti yang dekat. Uji penyegelan, kebocoran, penumpukan, pembukaan, pemanasan ulang, pendinginan, atau pembekuan sesuai relevansi. Periksa apakah permukaan yang dicetak tergores, label terangkat, kantong berkerut, atau kertas kehilangan kekuatan.
Jika kemasan digunakan di jalur produksi, lakukan percobaan mesin kecil sebelum menyetujui pesanan besar. Pengujian manual mungkin tidak mengungkapkan masalah peng喂, penyegelan, atau toleransi yang menjadi jelas pada kecepatan produksi.
Tanyakan apakah sampel dibuat secara manual, diambil dari stok, atau diproduksi di jalur manufaktur yang dimaksud. Prototipe yang dibuat dengan tangan dapat berguna untuk dimensi dan desain, tetapi mungkin tidak mewakili konsistensi produksi. Simpan sampel yang disetujui dan spesifikasi tertulis akhir sebagai referensi untuk inspeksi.
Periksa pesanan produksi pertama dengan cermat
Jalankan produksi massal pertama layak mendapatkan perhatian lebih daripada pesanan ulang. Konfirmasi material yang disetujui, dimensi, file cetak, referensi warna, dan instruksi pengemasan sebelum produksi dimulai. Untuk pesanan signifikan, pertimbangkan inspeksi pra-pengiriman yang memeriksa unit acak terhadap spesifikasi yang disepakati.
Kriteria inspeksi dapat mencakup:
- Dimensi dan berat unit
- Material dan ketebalan
- Kinerja penutupan atau segel
- Pendaftaran cetak dan variasi warna yang jelas
- Baunya, kontaminasi, atau cacat yang terlihat
- Jumlah karton dan pelabelan
- Jumlah total pesanan
Setujui sebelumnya bagaimana cacat akan diklasifikasikan dan ditangani. Pemasok tidak dapat merespons dengan adil terhadap keluhan kualitas yang tidak terdefinisi, dan pembeli tidak boleh menerima cacat hanya karena tidak ada standar inspeksi yang ditulis.
Nilai pemasok berdasarkan komunikasi serta harga
Pemasok yang mampu harus dapat menjelaskan opsi material, menunjukkan informasi yang hilang, dan membedakan antara apa yang telah dikonfirmasi dan apa yang masih perlu diuji. Balasan cepat berguna, tetapi balasan yang teknis dan tepat lebih penting.
Berhati-hatilah ketika pemasok setuju dengan setiap persyaratan tanpa pertanyaan, memberikan sertifikat yang tidak cocok dengan item yang diusulkan, sering mengubah deskripsi material, atau menghindari memberikan detail karton dan produksi. Tanda-tanda ini tidak secara otomatis membuktikan bahwa pemasok tidak cocok, tetapi mereka membenarkan pemeriksaan tambahan.
Untuk pesanan awal, banyak pembeli mengurangi risiko dengan menyetujui sampel, menggunakan spesifikasi pembelian yang ditulis dengan jelas, dan menghindari jumlah pertama yang tidak perlu besar. Hubungan jangka panjang yang dapat diandalkan biasanya dibangun melalui satu pesanan yang terkontrol dengan baik daripada melalui janji yang dibuat sebelum produksi.
Pertanyaan yang layak ditanyakan kepada pemasok yang terpilih
- Apakah item yang dikutip adalah produk yang ada atau pengembangan kustom baru?
- Material dan ketebalan apa yang termasuk dalam harga?
- Biaya mana yang satu kali dan mana yang berulang dengan setiap pesanan?
- Dokumen kontak makanan apa yang tersedia untuk item ini?
- Bisakah Anda memberikan dimensi karton dan jumlah muatan?
- Bagaimana sampel produksi disetujui?
- Apa yang terjadi jika inspeksi menemukan ketidakcocokan material atau dimensi?
- Berapa lama pesanan ulang akan memakan waktu setelah produksi pertama?
Pertanyaan-pertanyaan ini biasanya lebih mengungkapkan daripada hanya meminta brosur perusahaan. Mereka menunjukkan apakah pemasok dapat mengelola pesanan yang sebenarnya, bukan hanya apakah perusahaan dapat mempersembahkan dirinya dengan baik.
Kirim satu RFQ yang jelas dan bandingkan penawaran yang relevan
RFQ yang terstruktur memberikan pemasok informasi awal yang sama dan menyelamatkan pembeli dari mengulangi spesifikasi dalam percakapan terpisah. Sertakan format kemasan, aplikasi, dimensi, preferensi material, jumlah, kebutuhan pencetakan, tujuan, dan waktu yang diperlukan. Tambahkan gambar, foto referensi, atau karya seni yang ada jika tersedia.
Anda tidak perlu menghubungi daftar panjang perusahaan. Sejumlah kecil penawaran yang relevan dan lengkap lebih berguna daripada puluhan balasan umum. Tinjau pemasok mana yang memahami permintaan, kemudian gunakan sampel dan pertanyaan lanjutan untuk mempersempit pilihan.
Untuk memulai, kirimkan kebutuhan kemasan Anda melalui Kirim RFQ. Permintaan yang terperinci membantu pemasok yang sesuai memberikan penawaran untuk produk yang sama dan memberi Anda dasar yang lebih dapat diandalkan untuk membandingkan harga, kualitas, dokumen, dan pengiriman.
